Авансовый отчет в 1С 8.2

Главная » Бухгалтеру » Авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет в 1С

Вернуться назад на Авансовый отчет

В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами: это и командировочные расходы, и различные хозяйственные закупки.

Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».

После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.

Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет» на примере 1С Бухгалтерия.

Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия старой редакция, то ничего страшного — документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в интерфейсе, но найти документ в меню программы можно.

Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».

Кнопкой «Создать» вводим новый документ.

В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:

• организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
• склад, на который приходуются приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
• физическое лицо — сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (этот реквизит обязателен для заполнения).

Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.

На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства.

Для выбора возможны три вида документов:

• выдача денежных документов;
• расходный кассовый ордер;
• списание с расчетного счета.

Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.

В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.

При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель — выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.

После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.

На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.

На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).

На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.

Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах.

Войти на сайт

Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.

Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника Номенклатура. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры.

Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».

После проведения документ сформирует проводки.

Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет».

Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты.


⇒Курсы Стимул › Справочник › Полезные материалы › 1С:Предприятие 8.2 › Управление торговым предпри… › Управление взаиморасчетами …

1С:Предприятие 8.2 /
Управление торговым предприятием для Украины /
Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами

Заполнение закладки "Авансы" документа "Авансовый отчет"

Приведенная в статье методика моделировалась в конфигурации « Бухгалтерия для Украины », редакция 1.2. Данная методика применима также для конфигурации " Управление торговым предприятием для Украины ", редакция 1.2.

На закладке «Авансы» документа «Авансовый отчет» указываются расходные кассовые ордера и другие документы, которыми подотчетные средства были выданы сотруднику организации, предоставляющему авансовый отчет.

Правильное заполнение закладки «Авансы» необходимо для правильного формирования печатной формы авансового отчета.

Рассмотрим особенности заполнения закладки «Авансы» на примере.

Сотрудник организации Добро Богословський Федор Михайлович получил под отчет из кассы 5000,00 грн по расходному кассовому ордеру №1 от 20.11.2011. На следующий день, 21.11.2011, он предоставил авансовый отчет об оплате задолженности поставщику в размере 3500,00 грн.

Оформление авансового отчета в программе 1С 8.2

Еще через 3 дня, 24.11.2011, Богословський Федор Михайлович предоставил второй авансовый отчет об оплате услуг автостоянки в размере 1400,00 грн.

При оформлении первого авансового отчета бухгалтер на закладке «Авансы» указывает расходный кассовый ордер, по которому сотрудник получил денежные средства под отчет.

В печатной форме авансового отчета содержится информация о сумме полученного сотрудником аванса (раздел «Получено»). В этом разделе всегда выводится общая сумма документов, указанных на закладке «Авансы» авансового отчета.

Кроме того, печатная форма содержит информацию об остатке или перерасходе предыдущих авансов (раздел «Предыдущий аванс»). В самом документе «Авансовый отчет” информации об остатках предыдущих авансов не содержится. Эта сумма (остаток или перерасход) определяется программой при формировании печатной формы авансового отчета по следующему правилу:

  • определяется остаток по дебету счета 3721 « Расчеты с подотчетными лицами » по данному сотруднику на дату авансового отчета;
  • из остатка вычитается общая сумма документов, указанных на закладке «Авансы» авансового отчета;
  • полученная сумма выводится в разделе «Предыдущий аванс» (в графе «остаток» или «перерасход»).

Для нашего примера:

  • остаток по дебету счета 3721 на 21.11.2011 равен 5000,00 грн.;
  • общая сумма документов на закладке «Авансы» 5000,00 грн.;
  • сумма графы «Предыдущий аванс» 0,00 грн. (5000,00 – 5000,00 = 0,00).

Печатная форма нашего авансового отчета выглядит следующим образом:

Рассмотрим теперь, как правильно оформить второй авансовый отчет, поступивший 24.11.2009.

Если бухгалтер при оформлении второго авансового отчета снова укажет на закладке «Авансы» тот же расходный кассовый ордер, что и в первом авансовом отчете, документ будет выглядеть так:

Однако, сформировав печатную форму такого авансового отчета, мы увидим, что раздел «Предыдущий аванс» содержит некорректные данные.

Почему так произошло, можно понять, посчитав сумму предыдущего аванса по правилу, описанному выше:

  • остаток по дебету счета 3721 на 24.11.2011 равен 1500,00 грн;
  • общая сумма документов на закладке «Авансы» 5000,00 грн;
  • сумма раздела «Предыдущий аванс» -3500,00 грн. (1500,00 – 5000,00 = -3500,00).

Для правильного формирования печатной формы авансового отчета необходимо соблюдать следующее правило: каждый расходный кассовый ордер или другой документ, которым выдавались подотчетные суммы, должен включаться в табличную часть «Авансы» только одного авансового отчета. В случае, когда за один полученный аванс подотчетное лицо отчитывается несколькими авансовыми отчетами, документ аванса указывается только в первом авансовом отчете.

Правильно оформленный второй авансовый отчет в нашем примере не должен содержать строк на закладке «Авансы»:

Печатная форма авансового отчета в этом случае сформируется корректно:

Курсы бухгалтерские
Индивидуальное обучение 1С
Цены и режим обучения: бухгалтерские курсы
Курс 1С:Бухгалтерия «1С 8.2 для профессионалов»
Курс "Бухгалтерский учет + 1С:Бухгалтерия 8.2 для начинающих"
Индивидуальный курс «1С:Бухгалтерия 8.2»
Курс 1С Управление торговым предприятием для Украины

Другие материалы по теме:
3721, авансы, подотчетное лицо, печатная форма, ошибки, авансовый отчет, расходный кассовый ордер, взаиморасчеты, оплата, сотрудник, бухгалтерия, 8.2

Материалы из раздела: 1С:Предприятие 8.2 / Управление торговым предприятием для Украины / Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами

Другие материалы по теме:

Работа с документами

Переоценка основных средств

Как внести отчет сотрудника о потраченных подотчетных средствах?

Методика оформления операций с подотчетными лицами

Отражение взаиморасчетов с контрагентом с одновременным закрытием подотчета сотрудника

Нас находят: авансовые отчеты в 1с 8 2 образец заполнения, авансовый отчет образец заполнения украина, авансовый отчет в 1с 8 2 образец заполнения, заполнение авансового отчета образец, авансовые отчеты украина образец заполнения, авансовый отчет в 1с 8 2 образец заполнения украина, образец заполнения авансового отчета, заполнение авансового отчета пример, заполнение авансового отчета образец украина, авансовый отчет образец заполнения в 1с 8 2

           

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *