Документы отдела кадров

Кадровый «минимализм»

Помимо бухгалтерского и налогового учета любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (в том случае, если у него есть работники) обязаны вести кадровый учет. Однако практика показывает, что кадровый учет в небольших организациях либо отсутствует полностью, либо присутствует только та его часть, которая связана с выплатой зарплаты и начислением налогов. Поэтому в данной статье мы хотим рассказать о некотором минимуме кадровых документов, которые должны быть у каждой организации.

Что такое кадровый учет? Кто его должен вести?

Что же такое кадровый учет? Единственного определения не существует, но упрощенно можно сказать, что это учет документов, связанных с работниками. То есть все документы, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений (прием на работу, увольнение и т.д.) и с организацией труда работников (правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании и т.д.) являются кадровым учетом.

Кто должен им заниматься в организации? Часто это «больной» вопрос для небольших предприятий. Поскольку ведение кадрового учета в полном объеме и «не для галочки» это весьма непростое дело, заниматься им должен специально обученный человек – специалист отдела кадров (говоря иначе, кадровик). Но мотивировать директора организации на введение в штат специального человека для учета кадров бывает очень трудно. С другой стороны у небольшой компании и нет достаточного объема работы для отдельного специалиста. Поэтому этим обычно занимается главный бухгалтер компании и руководитель.

Ввиду этого и возникает ситуация когда кадровый учет ведется только в некоторой его части: руководитель принимает сотрудника на работу, главный бухгалтер рассчитывает ему зарплату. И все. Хотя на работодателя возложено гораздо больше обязанностей, чем вышеперечисленно. Основным законом, регулирующим отношения работника и работодателя, является Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Именно он устанавливает права и обязанности работодателя в сфере кадрового учета.

Минимальный набор документов

Разными статьями ТК РФ определено довольно много кадровых документов, которые должны быть в любой организации. Мы не будем касаться порядка оформления этих документов, а лишь приведем список тех документов, которые обязательно должны быть (должны храниться) на предприятии, с небольшими комментариями. Итак:

  1. Трудовой договор. С каждым работником (включая директора организации) должен заключаться трудовой договор, поскольку именно на основании трудового договора возникают трудовые отношения.
  2. Дополнительные соглашения к трудовому договору. Если условия трудового договора меняются, то все изменения должны быть оформлены в виде доп. соглашений к трудовому договору.
  3. Должностная инструкция. В ней описывается, что должен делать работник, на данной должности, его права и обязанности. Может быть включена в трудовой договор и тогда отдельного документа не требуется.
  4. Трудовая книжка. При приеме сотрудника работодатель должен забрать у него трудовую книжку, внести в нее соответствующую запись и соответствующим образом хранить. Трудовая книжка возвращается сотруднику при увольнении.
  5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательные документы по учету трудовых книжек хранящихся у работодателя.
  6. Штатное расписание. Именно на основании штатного расписания определяются должности и рабочие места, на которые принимаются сотрудники.
  7. График отпусков. Должен быть на каждом предприятии. Составляется обычно в конце года на следующий год.
  8. Табель учета рабочего времени. Обязательный документ утвержденной формы, в которой работодатель учитывает время, которое отработал сотрудник. Ведется на каждого сотрудника.
  9. Расчетный листок. Выдается каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. Утвержденной формы нет, но есть обязательные требования к содержанию расчетного листка.
  10. Личная карточка работника. В нее заносится полная информация о работнике. Существует утвержденная форма личной карточки. Ведется на каждого работника.
  11. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обязательный документ, который как следует из названия, устанавливает внутренний трудовой распорядок. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
  12. Положение о защите персональных данных (ПЗПД). Обязательный документ, в котором работодатель регламентирует порядок обращения с персональными данными. ПЗПД может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
  13. Положение об оплате труда и премировании. Документ, в котором описываются возможные способы премирования и доплат. Может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
  14. Документы, подтверждающие полномочия. Доверенности в случае, когда подписывает кадровые документы не руководитель, а специально уполномоченное на это лицо.
  15. Соответствующие приказы. О приеме на работу, об утверждении расчетного листка, ПВТР, ПЗПД и т.д. То есть все действия связанные с кадрами должны осуществляться на основании приказов/распоряжений руководителя (или иного уполномоченного на то лица). Существуют утвержденные формы для некоторых приказов (например, прием на работу).

На этом минимальный список необходимых кадровых документов можно завершить. Существует еще множество документов, которые тоже должны быть на предприятии, например положение о командировках – если сотрудники отправляются в командировки, положение о ненормированном рабочем дне – если у работников он есть, а также документы по воинскому учету граждан и т.д. Но это уже более специфические документы.

Некоторые особенности кадрового учета

Вышеприведенный список документов желательно подготовить, хранить и соответствующим образом вести. Однако чтобы облегчить себе исполнение обязанностей по ведению кадрового учета есть несколько моментов, которые тоже надо учитывать.

Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя. Сроки на регистрацию следующие: 10 дней для регистрации в ФСС и 30 дней для регистрации в ПФР. Срок считается со дня приема на работу первого сотрудника. Иначе индивидуального предпринимателя ждут немаленькие штрафы.

Второе. Работодатель обязан ознакомить сотрудников со многими документами под роспись. Поэтому удобно завести соответствующую книгу (книги) где сотрудники будут расписываться о том, что они ознакомлены с документом. Кроме того, например расчетный листок работодатель обязан выдавать сотруднику. Поэтому разумно завезти книгу выдачи расчетных листков. В ней сотрудники будут расписываться в их получении. Зато в случае какого-либо конфликта, именно она подтвердит, что листки действительно выдавались.

Маленькие хитрости

Предположим, что вас ожидает плановая или внеплановая проверка кадрового учета со стороны контролирующих органов. Это конечно неприятно, но что поделать. Чтобы проверка прошла наиболее безболезненно желательно к ней подготовиться. И во время подготовки надо учитывать некоторые пункты законодательства с этим связанные (мы рекомендуем обратить на них пристальное внимание), а именно:

  1. О проведении плановой проверки контролирующие органы должны уведомить вас не позднее, чем за трое суток до ее начала (ст. 9 Закона N 294-ФЗ). О внеплановой — не позднее, чем за 24 часа до ее начала (за некоторыми исключениями, ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
  2. Срок проведения проверки (документарной, выездной) не может быть больше 20 рабочих дней.

    Локально нормативные документы в отделе кадров обязательные

    Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия — не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).

  3. Выездная проверка не может проводиться в случае отсутствия руководителя, либо иного уполномоченного лица (ст. 15 Закона N 294-ФЗ).
  4. В случае грубых нарушений при проведении проверки ее результаты не могут являться доказательством нарушения законодательства организацией (ст. 20 Закона N 294-ФЗ). Список грубых нарушений не маленький (ст. 20 Закона N 294-ФЗ) и включает нарушение сроков проведения и уведомления.

В заключении

Кадровый учет является не только обязательным, но еще и весьма важным составляющим любого бизнеса. Многие вопросы, так или иначе возникающие во время деятельности организации, относятся именно к кадровому учету. Поэтому его правильное ведение не только позволит избежать многих проблем, но и даст организации более полное понимание своей внутренней структуры, рисков, возможностей.

         АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       

         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1. Документы по управлению персоналом
1.1. Локальные нормативные акты
1.1.1. Документы, обязательного характера (предусмотренные ТК РФ)
1.1.1.1. Документы, обязательные для всех организаций
· Штатное расписание (форма Т-3, Т-3а);
· Положение об оплате труда;
· Правила внутреннего трудового распорядка;
· График отпусков (форма Т-7);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:
— Положение о защите персональных данных работников;
· Обязательство о неразглашении персональных данных работников.
1.1.1.2. Документы, создаваемые с учетом специфики организации
· Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании
· График сменности
· Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем
· Положение о нормировании труда
· Положение о нормах выработки

1.1.2. Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)
1.1.2.1. Документы, необходимые для управления персоналом
· Положение о персонале;
· Положение о подборе и отборе персонала;
· Положение об адаптации персонала;
· Положение об управлении карьерой;
· Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров;
· Положение о комиссии по трудовым спорам;
· Положение об аттестации (оценке) персонала;
· График проведения аттестации;
· Представление на аттестацию;
· Аттестационный лист;
· Положение о структурном подразделении;
· Должностная инструкция;
· План работы кадровой службы;
· План (прогноз) потребности в кадрах;
· Программа развития персонала.

1.1.2.2. Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства
· Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
· Табель форм документов по работе с персоналом;
· Альбом форм документов по работе с персоналом;
· График документооборота кадровой службы;
· Регистрационная книга: Книга регистрации трудовых договоров;
· Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
· Книга регистрации приказов;
· Книга регистрации протоколов;
· Книга регистрации актов;
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
· Книга регистрации личных дел;
· Книга регистрации карточки Т-2;
· Журналы учета.

1.2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений
1.2.1. Документы — основания к приказам по личному составу
1.2.1.1. Трудовой договор.
1.2.1.2. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
1.2.1.3. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.
1.2.1.4. Письмо о переводе.
1.2.1.5. Заявление.
1.2.1.6. Докладная записка.
1.2.1.7. Объяснительная записка.
1.2.1.8. Протокол.
1.2.1.9. Представление:
Представление о переводе;
Представление о поощрении;
Представление об увольнении.
1.2.1.10. Акты

1.2.2. Приказы по личному составу
1.2.2.1. Унифицированные формы
· Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);
· Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а);
· Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);
· Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а);
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а);
· Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);
· Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);
· Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9);
· Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а);
· Командировочное удостоверение работника (форма Т-10);
· Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
· Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
· Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а).

1.2.2.2. Приказы, имеющие произвольную форму
· О вынесении взысканий;
· об изменении анкетно-биографических данных;
· об установлении профессии;
· о присвоении разряда;
· о совмещении профессий (должностей);
· об установлении надбавки;
· о замещении временно отсутствующего работника;
· о дежурстве;
· о привлечении к сверхурочным работам;
· об изменении режима работы.

1.2.3. Первичные учетные документы
1.2.3.1. Личная карточка работника (форма Т-2).
1.2.3.2. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС).
1.2.3.3. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).
1.2.3.4. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12).
1.2.3.5. Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).
1.2.3.6. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).
1.2.3.7.

Какие кадровые документы должны быть в каждой компании?

Расчетная ведомость (форма Т-51).
1.2.3.8. Платежная ведомость (форма Т-53).
1.2.3.9. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а).
1.2.3.10. Лицевой счет (форма Т-54).
1.2.3.11. Лицевой счет (СВТ) (форма Т-54а).
1.2.3.12. Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).
1.2.3.13. Записка — расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61).
1.2.3.14. Акт о приеме работ (форма Т-73).

1.2.4. Личные документы
1.2.4.1. Трудовая книжка.
1.2.4.2. Документы личного дела.
· Личный листок по учету кадров;
· Анкета поступающего на работу;
· Дополнение к личному листку по учету кадров;
· Копии документов об образовании;
· Автобиография;
1.2.4.3. Характеристика.
1.2.4.4. Рекомендательное письмо.

1.2.5. Информационно-справочные документы
1.2.5.1. Извещение:
· Извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска (схема).
1.2.5.2. Уведомление:
· Уведомление об увольнении (схема);
· Уведомление о сокращении штата (схема);
· Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе (схема);
· Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время (схема);
· Уведомление о получении трудовой книжки (схема);
1.2.5.3. Справка с места работы.

Обязательные кадровые документы

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.

I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)

Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)

2.

Какие документы должны быть в отделе кадров при проверке

Документы, подтверждающие трудовую деятельность

Трудовые книжки 

Трудовые договоры и соглашения к ним

3. Информационно-расчетные документы

Личная карточка работника (Форма Т-2)

Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)

Штатное расписание (Форма Т-3)

График отпусков (Форма Т-7)

Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)

Расчетные листки на выплату заработной платы работникам

Листки о временной нетрудоспособности

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений

Командировочные документы:

— командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)

4. Внутренняя служебная переписка

Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.

II. Внутренние нормативные акты по труду

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Положение о защите персональных данных работников

Должностные инструкции работников

Договоры о полной материальной ответственности

Положение о коммерческой тайне

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета листков временной нетрудоспособности

Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами

Книга регистрации трудовых договоров

Книга регистрация кадровых приказов

Книга регистрации командировочных удостоверений

Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении

Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *