Фактический расход топлива

Учет расходов на ГСМ. По нормам или по факту?

“Бухгалтерия и кадры“, 2008, N 6

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ГСМ. ПО НОРМАМ ИЛИ ПО ФАКТУ?

14 марта 2008 г. Минтранс России утвердил новые нормы расхода ГСМ. Давайте разберемся, кто, как и для чего должен использовать эти нормы.

Методические рекомендации “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“ утверждены Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р. Этот документ пришел на смену прежним нормам, срок действия которых истек еще 1 января этого года.

Напомним, они были приведены в Руководящем документе Р3112194-0366-03, утвержденном тем же Министерством 29 апреля 2003 г.

Для кого предназначены нормы

В методичке, так же как и в старом Руководящем документе, указано, что нормы “предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации“.

Иначе говоря, Минтранс России разработал Методические рекомендации по нормам специально для автотранспортных организаций.

Для остальных же применение этих норм необязательно. Однако и обычные компании-автовладельцы могут при необходимости использовать в своей деятельности Методические рекомендации Минтранса России. Важно только разобраться, для чего и как!

В каких целях нужно применять нормы

В п. 3 самой методички говорится, что горючие нормы предназначены в том числе и “для расчетов по налогообложению предприятий“. Заметим, аналогичная норма была и в тексте Руководящего документа. Означает ли это, что расходы на покупку горюче-смазочных материалов можно включать в налоговую себестоимость только в пределах норм?

Нормирование вне закона

В зависимости от того, для каких целей организация использует автомобиль, затраты на приобретение ГСМ она может учитывать в составе:

— материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);

— прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако ни в том, ни в другом случае о каких-либо законодательно утвержденных нормах расхода горючки ничего не сказано.

Минфин настаивает на учете норм

Поскольку гл. 25 Налогового кодекса не выдвигает требования о нормировании затрат на ГСМ, получается, что компании могут списывать бензин и смазочные материалы исходя из фактического расхода или же по своим нормам. Однако чиновники думают иначе. Минфин настаивает на том, что именно нормы Минтранса России нужно учитывать в целях налогообложения прибыли. И только если по каким-то маркам автомобилей нормы не утверждены, их можно установить самим — исходя из технической документации или информации, представленной фирмой-изготовителем. Такое мнение было высказано в Письме Минфина России от 4 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/223. Позднее финансисты подтвердили свою точку зрения в Письме от 4 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/640. Правда, эти разъяснения были выпущены, когда еще действовал Руководящий документ. Однако, скорее всего, мнение чиновников останется прежним и теперь, когда с выходом Методических рекомендаций появились новые нормы расхода ГСМ.

Инспекторы на местах зачастую снимают с расходов часть затрат на ГСМ просто из-за того, что они превысили нормы. Однако с такой позицией налоговиков можно поспорить.

Перерасход топлива на автотранспорте: бухгалтерский и налоговый учет

И главный аргумент, как мы уже указали, — это то, что Налоговый кодекс не содержит ограничений по поводу принятия в целях налогообложения прибыли расходов на ГСМ. Суды в этом случае встают на сторону налогоплательщиков. Приведем, к примеру, Постановление ФАС Московского округа от 28 сентября 2007 г. N КА-А41/9866-07.

Разрабатываем нормы сами

Справедливости ради отметим, что даже Минфин России в письмах не говорит напрямую о том, что расходы на ГСМ можно включать в налоговую себестоимость лишь в пределах норм, утвержденных Минтрансом России. Он указывает, что эти горючие нормы нужно учитывать “при определении обоснованности… произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля“. А это, согласитесь, немного разные вещи.

Требование ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности затрат, конечно, нужно соблюдать. С этим никто не спорит. Логика есть и в том, чтобы за ориентир брать нормы, разработанные Минтрансом России. Эти цифры ведь взяты не с потолка. Да и помимо базовых норм в документе есть целый ряд поправочных коэффициентов, учитывающих различные обстоятельства, так или иначе влияющие на прожорливость машины. Но что делать, если автомобиль в силу объективной действительности в нормативы никак не укладывается? Почему фактические затраты должны считаться экономически необоснованными? На наш взгляд, нет никаких оснований не учитывать расходы на приобретение топлива и смазочных материалов в полном объеме. А для того, чтобы подтвердить обоснованность фактически произведенных затрат, организации нужно разработать и утвердить приказом руководителя свои внутренние нормативы. За основу можно взять показатели из технической документации на автомобиль, данные специально произведенных контрольных замеров расхода топлива. Не стоит забывать и о корректирующих коэффициентах. Определяя их значения, компании могут ориентироваться на показатели, которые предусмотрены в Методических рекомендациях.

Как применять нормы Минтранса

Сразу скажем, что приведенный в Методических рекомендациях подсчет нормативного расхода топлива, в общем-то, ничем не отличается от того, что применялся ранее.

По-прежнему в основе расчета лежат предусмотренные для конкретной модели, марки, модификации автомобиля базовые нормы (кстати, в новом документе их число увеличилось) и коэффициенты, на которые нужно увеличивать или уменьшать базовые нормы в зависимости от условий работы автотранспорта.

Как и раньше, базовые нормы сгруппированы по видам транспортных средств и стране происхождения. Что же касается поправочных коэффициентов, их можно найти в п. п. 5 и 6 Методических рекомендаций. Основные из них мы привели в таблице (см. с. 46).

—————————————————————————¬
¦ Основные поправочные коэффициенты ¦
+———————————————T—————————-+
¦ Причина корректировки базовой нормы расхода¦ Поправочный коэффициент ¦
¦ топлива ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Повышение базовых норм ¦
+———————————————T—————————-+
¦Работа в зимнее время года ¦от 5 до 20% (конкретные ¦
¦ ¦значения в зависимости от ¦
¦ ¦климатических районов ¦
¦ ¦страны, и сроки действия ¦
¦ ¦сезонных надбавок приведены ¦
¦ ¦в Приложении N 2 к ¦
¦ ¦Методическим рекомендациям) ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа автотранспорта на дорогах общего ¦ ¦
¦пользования (I, II и III категорий) в горной¦ ¦
¦местности, включая города, поселки и ¦ ¦
¦пригородные зоны, при высоте над уровнем ¦ ¦
¦моря: ¦ ¦
¦- от 300 до 800 м (нижнегорье) ¦ до 5% ¦
¦- от 801 до 2000 м (среднегорье) ¦ до 10% ¦
¦- от 2001 до 3000 м (высокогорье) ¦ до 15% ¦
¦- свыше 3000 м (высокогорье) ¦ до 20% ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа автотранспорта на дорогах общего ¦ ¦
¦пользования со сложным планом (вне пределов ¦ ¦
¦городов и пригородных зон), где в среднем ¦ ¦
¦на 1 км пути имеется более пяти закруглений ¦ ¦
¦(поворотов) радиусом менее 40 м (или из ¦ ¦
¦расчета на 100 км пути — около 500): ¦ ¦
¦- для дорог I, II и III категорий ¦ до 10% ¦
¦- для дорог IV и V категорий ¦ до 30% ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа в городах с населением: ¦ ¦
¦- свыше 3 млн человек ¦ до 25% ¦
¦- от 1 до 3 млн человек ¦ до 20% ¦
¦- от 250 тыс. до 1 млн человек ¦ до 15% ¦
¦- от 100 до 250 тыс. человек ¦ до 10% ¦
¦- до 100 тыс. человек (в городах, поселках ¦ до 5% ¦
¦городского типа и других крупных населенных ¦ ¦
¦пунктах при наличии регулируемых ¦ ¦
¦перекрестков, светофоров или других знаков ¦ ¦
¦дорожного движения) ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа, требующая частых остановок, ¦ до 10% ¦
¦связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой ¦ ¦
¦и высадкой пассажиров. При наличии в ¦ ¦
¦среднем более чем одной остановки на 1 км ¦ ¦
¦пробега (остановки у светофоров, ¦ ¦
¦перекрестков и переездов не учитываются) ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Движение с пониженными скоростями, в ¦ ¦
¦частности при перевозке нестандартных, ¦ ¦
¦опасных грузов и грузов в стекле, а также ¦ ¦
¦движение в колоннах и при сопровождении: ¦ ¦
¦- со скоростью до 20 — 40 км/ч ¦ до 15% ¦
¦- со скоростью ниже 20 км/ч ¦ до 35% ¦
+———————————————+—————————-+
¦При обкатке новых автомобилей и вышедших ¦ до 10% ¦
¦из капитального ремонта ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Срок нахождения в эксплуатации: ¦ ¦
¦- более 5 лет с общим пробегом более 100 ¦ до 5% ¦
¦тыс. км ¦ ¦
¦- более 8 лет с общим пробегом более 150 ¦ до 10% ¦
¦тыс. км ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа грузовых автомобилей, фургонов ¦ до 10% ¦
¦и т.п. без учета массы перевозимого груза, ¦ ¦
¦а также работа в качестве технологического ¦ ¦
¦транспорта, включая работу внутри ¦ ¦
¦предприятий ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа специальных автомобилей (например, ¦ до 20% ¦
¦ремонтных, автопогрузчиков), при ¦ ¦
¦маневрировании на пониженных скоростях, ¦ ¦
¦частых остановках, движении задним ходом ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа в карьерах, движение по полю, при ¦ ¦
¦вывозке леса и т.п. на горизонтальных ¦ ¦
¦участках дорог IV и V категорий: ¦ ¦
¦- для автомобилей в снаряженном состоянии ¦ до 20% ¦
¦без груза ¦ ¦
¦- для автомобилей с полной или частичной ¦ до 40% ¦
¦загрузкой в зависимости от полной массы ¦ ¦
¦автомобиля ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Работа в чрезвычайных климатических и ¦ ¦
¦тяжелых дорожных условиях: ¦ ¦
¦- для дорог I, II и III категорий ¦ до 35% ¦
¦- для дорог IV и V категорий ¦ до 50% ¦
+———————————————+—————————-+
¦Учебная езда: ¦ ¦
¦- на дорогах общего пользования ¦ до 20% ¦
¦- на специально отведенных учебных ¦ до 40% ¦
¦площадках, при маневрировании на пониженных ¦ ¦
¦скоростях, при частых остановках и движении ¦ ¦
¦задним ходом ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Использование кондиционера или установки ¦ ¦
¦“климат-контроль“: ¦ ¦
¦- при движении автомобиля ¦ до 7% ¦
¦- на стоянке (независимо от времени года) ¦ до 10% ¦
¦за один час простоя с работающим двигателем ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Простой под погрузкой и разгрузкой в ¦ до 10% ¦
¦пунктах, где запрещается выключать ¦ ¦
¦двигатель (нефтебазы, банки и т.д.), а также¦ ¦
¦при простоях с грузом, не допускающим ¦ ¦
¦охлаждения кузова за один час простоя с ¦ ¦
¦работающим двигателем ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦При необходимости пуска и прогрева ¦ до 10% ¦
¦автомобилей и автобусов при среднесуточной ¦ ¦
¦температуре ниже +5°С за один час простоя ¦ ¦
¦с работающим двигателем ¦ ¦
+———————————————+—————————-+
¦Понижение базовых норм ¦
+———————————————T—————————-+
¦Работа на дорогах общего пользования I, II ¦ до 15% ¦
¦и III категорий за пределами пригородной ¦ ¦
¦зоны на равнинной слабохолмистой местности ¦ ¦
¦(высота над уровнем моря — до 300 м) ¦ ¦
L———————————————+——————————

В отношении каждого вида транспортных средств предусмотрена своя формула расчета нормативного значения расхода топлива. Для легковых автомобилей применяют такую:

————¬ ——————¬ ————¬ ———————¬
¦Нормативный¦ ¦ 0,01 x Базовая ¦ ¦ Пробег ¦ ¦1 + 0,01 x суммарный¦
¦ расход ¦ = ¦ норма расхода ¦ x ¦автомобиля¦ x ¦ поправочный ¦
¦топлива (л)¦ ¦ топлива ¦ ¦ (км) ¦ ¦ коэффициент (%) ¦
¦ ¦ ¦ (л/100 км) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———— L—————— L———— L———————

Заметим, когда одновременно необходимо применять нескольких корректировок, поправочный коэффициент определяют как сумму или разность этих надбавок.

Пример. В июне пробег служебного автомобиля Ford Focus 2.0 2002 г. выпуска с механической коробкой передач составил, по данным путевого листа, 1500 км. Автомобиль используют в городе с численностью 2,5 млн человек. В машине установлен кондиционер. Базовая норма расхода бензина для данного автомобиля составляет 8,5 л/100 км.

Рассчитаем поправочный коэффициент. Так как автомобиль эксплуатируют более пяти лет, к базовой норме расхода положена надбавка до 5 процентов. Для автомобилей, работающих в городах с населением от 1 до 3 млн человек, предусмотрен повышающий коэффициент до 20 процентов. А при использовании кондиционера надбавка составляет до 7 процентов. Предположим, что организация применяет предельные значения повышающих коэффициентов. Тогда суммарный поправочный коэффициент составит 32% (5 + 20 + 7). Нормативный расход топлива с учетом надбавки равен:

0,01 x 8,5 л x 1500 км x (1 + 0,01 x 32) = 168,3 л.

Н.Зотова
Аудитор

Подписано в печать
03.06.2008

ПОНЯТИЕ О РАСХОДАХ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Одной из главных задач бухгалтерского учета в бюджетных организациях является достоянный учет и контроль за осуществлением расходов. С целью выполнения этой задачи все расходы бюджетных организаций группируются по экономическим признакам с детальным распределением средств по их предметным признакам.

В бюджетных учреждениях все расходы учитываются в соответствии с бюджетной классификацией, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 27.12.2001 г. № 604. Состав расходов бюджетных организаций подробно рассмотрен в п. 2.4.2 подраздела 2.4.

Расходы бюджетных организаций определяются как сумма средств, использованных бюджетной организацией в процессе хозяйственной деятельности в пределах сумм, предусмотренных сметой.

Контроль расхода топлива. Как быть, если есть перерасход?

Учет расходов в бюджетных учреждениях имеет характерное отличие — разделение их на кассовые и фактические.

Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные учреждением банка или органами Госказначейства с текущих бюджетных, регистрационных счетов как путем безналичной оплаты счетов, так и наличными.

Фактические расходы — это действительные расходы учреждения, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленной зарплате и стипендиям.

Приведем пример кассовых и фактических расходов в разрезе кодов экономической классификации (КЭКР) (табл. 4.1).

Таблица 4.1.

КЭКР

Фактические расходы

Кассовые расходы

1110

Начислена заработная плата

Получены в кассу денежные средства для выплаты заработной платы, перечислена зарплата на картсчета в случае использования пластиковых карт

1120

Начислены взносы в Пенсионный фонд, фонд соцстрахования от несчастного случая на производстве, в фонд страхования в связи с временной потерей трудоспособности, фонд соцстрахования на случай безработицы

Получены в кассу (или перечислены) средства для выплаты по больничным листам, перечислены со счета взносы в страховые фонды, Пенсионный фонд

1131

Списаны канцелярские, хозяйственные принадлежности

Перечислены по счетам поставщикам за канцтовары, хозяйственные товары

1132

Списаны использованные медикаменты

Перечислены поставщикам за медикаменты

1133

Списаны продукты питания

Перечислены поставщикам за продукты питания

1135

Списан бензин, запчасти, начислен налог с владельцев транспортных средств

Перечислены по счетам поставщикам, уплачен налог

1137

Списаны расходы на текущий ремонт помещения согласно акту выполненных работ

Перечислены по счету исполнителю

1140

Списаны командировочные расходы согласно авансовому отчету

Получены наличные (перечислены на картсчета) для выдачи под отчет

1161

Списана сумма расходов за фактическое количество потребленной тепло-энергии на основании подтверждающих документов

Перечислены согласно платежному документу теплоснабжающей организации

1342

Начислена стипендия студентам, аспирантам

Получены средства в кассу для выплаты стипендии

2110

Списаны расходы при оприходовании материальных ценностей согласно накладной

Перечислены поставщикам за мебель, компьютерную технику

На практике же. как правило, осуществление кассовых и фактических расходов не совпадает во времени. Кассовые расходы отражаются в учете в момент получения наличных средств или перечисления денежных средств бюджетного или регистрационного счета. Возмещение кассовых расходов отражается в момент зачисления на такой счет сумм, внесенных, например, по объявлению о взносе наличных или перечисленных дебиторами согласно платежному поручению. Фактические — в момент их совершения согласно актам списания, накладным, актам выполненных работ, приема-передачи, счетов-фактур и т. д. Например, фактические расходы по КЭКР 1110, 1120, 1300, как правило, опережают во времени кассовые. Связано это с тем, что начисление зарплаты, стипендии и взносов на социальное страхование осуществляется раньше, чем перечисление платежей и получение денежных средств в кассу для выплаты.

Кассовые расходы будут соответствовать фактическим во времени при приобретении основных средств, поскольку приобретенные основные средства сразу списываются на фактические расходы.

По другим кодам экономической классификации расходов бюджета чаще всего кассовые расходы опережают фактические. Так, при приобретении бензина, канцелярских, хозяйственных товаров, медикаментов, продуктов питания вначале происходит оплата по счету (кассовый расход), затем приход оплаченных ценностей, а затем уже их списание (фактический расход).

Если фактические расходы превышают кассовые — это свидетельствует о погашении дебиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода, либо о создании из-за получения товаров, работ, услуг без предварительной оплаты кредиторской задолженности на конец отчетного периода. Кроме того, по статьям расходов на питание, медикаменты, канцтовары, расходы на содержание автотранспорта, капитальный ремонт, превышение фактических расходов над кассовыми может быть следствием списания в отчетном периоде имущества, которое было приобретено раньше.

Если фактические расходы меньше кассовых — это свидетельствует о погашении кредиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода, либо о создании из-за проведения предоплаты дебиторской задолженности на конец отчетного периода.

Осуществление предоплаты бюджетными учреждениями ограничено месячным сроком в соответствии с приказом Министерства финансов Украины от 06.04.1998 г. № 83.

Кассовые и фактические расходы взаимоувязываемы и неразрывно связаны между собой. Такое разделение и одновременно взаимосвязь позволяют при анализе расходов иметь более четкую картину использования бюджетных средств, контроля за их целевым использованием.

Увязать кассовые расходы с фактическими в разрезе КЭКР можно по формуле:

Увязывая подобным образом кассовые и фактические расходы по всем КЭКР и в отдельности по расходам, произведенным за счет доходов общего фонда бюджета и специального фонда бюджета (по каждому виду доходов), можно не только получить представление о причинах несоответствия сумм кассовых и фактических расходов за счет влияния дебиторско-кредиторской задолженности либо остатков материальных ценностей на начало и конец периода, за который производится увязка, но и выявить свои ошибки. Если, допустим, стоимость запчастей, приобретенных за счет средств спецфонда, списана на бюджетные расходы, то при увязке кассовых расходов с фактическими по расходам, произведенным за счет доходов общего фонда бюджета по КЭКР 1135, расходы не увяжутся на сумму неверного списания. На такую же сумму не увяжутся расходы по КЭКР 1135, произведенные за счет доходов специального фонда бюджета. В конце года такая ошибка может привести к искажению результатов исполнения сметы по общему и специальному фондам бюджета. Если начисленная зарплата, отраженная в учете как фактический расход по КЭКР 1111, получена за счет средств, предназначавшихся для расхода по КЭКР.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *