График документооборота утверждается

График — документооборот

Cтраница 1

График документооборота утверждается руководителем организации.  

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.  

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников ( кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и связанных с учетом других работников. Обратим внимание на то, что график документооборота и приказ об утверждении графика документооборота — это два различных документа.  

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Грамотно составленный график документооборота способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усиливает контрольных функции бухгалтерского учета.  

График документооборота утверждается руководителем предприятия. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.  

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.

Нужен ли небольшому предприятию график документооборота

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета ( централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.  

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.  

График документооборота объявляется приказом руководителя строительной организации и обязателен к исполнению для всех работников, связанных с учетом. Наблюдение за выполнением графика возлагается на главного ( старшего) бухгалтера строительной организации.  

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.  

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.  

Страницы:      1    2    3

Основные  требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ФЗ "О бухгалтерском учете".

•    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

•    Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Проверка. Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

•    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

•    арифметически (подсчет сумм);

•    по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать  заполнение обязательных реквизитов документа — оформленный ненадлежащим образом  документ налоговая инспекция может  признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных  документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

Обработка. Способ регистрации учетной информации, т.е.

Документооборот в организации: когда всё на своих местах

сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Хранение. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию хранения учетных  документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки  строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные  вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое  значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 — В (лет), где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий — 1 год.

График  документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание  первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Порядок документооборота и график предоставления документов зависят от характера  и особенностей хозяйственных фактов и их учетного оформления, а также от структуры организации   и бухгалтерии.

График  документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных  работ по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.

Пример  графика документооборота по предприятию

Утверждено  приказом № ___ от ___________

Создание  документа Проверка  документа Обработка документа Передача  в архив
Наименование  документа Количество  экземпляров Ответственный за выписку Ответственный за оформление Ответственный за исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку Кто представляет Порядок представления Срок  представления Кто исполняет Срок  исполнения Кто исполняет Срок передачи
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Требование 2 Склад ОМТС, бухгалтерия Склад Ежедневно (до час.) Бухгалтерия 1 экз. – цех  2 экз. — склад При отчете при  реестре Ежедневно (до часов) Бухгалтерия Ежедневно Бухгалтерия По истечении  квартала

Исполнителям  вручаются выписки из графика, в  которых перечисляются документы, относящиеся к сфере их деятельности, порядок составления адреса и сроки их передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное создание документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально-ответственные лица, создавшие и подписавшие документы.

Контроль  за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.

Порядок составления графика  документооборота

На  начальном этапе работы по составлению  графика главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами. В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота
При организации документооборота и  составлении графика документооборота по каждому  виду документов необходимо предусмотреть  порядок:

— создания документа (количество  экземпляров; ответственного за  оформление; ответственного за исполнение);

— проверки документа (ответственного  за проверку);

— срок представления;

— обработки документа (исполнитель;  срок исполнения);

— передачи документа в архив  (исполнитель; срок передачи; регистрация).

Требования  главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в подразделение бухгалтерского учета и отчетности необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб кредитной организации

Утверждение графика руководитель  организации
После составления графика до каждого  лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки  их представления в бухгалтерию. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.
Контроль  за соблюдением исполнителями графика осуществляет  главный бухгалтер
Ответственность за несвоевременное представление  документов в бухгалтерию Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы

Заключение

Рациональная  организация документооборота —  это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

        От четкости и оперативности  обработки и движения документов  в конечном итоге зависит быстрота  принятия решений. Поэтому в  рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График  документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Список  литературы:

  1. Борискин  В.В. «Официальное делопроизводство» — Москва: Омега, 2008 — 191 с.
  2. Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» — СПб.: Питер, 2007 — 311 с.
  3. Кудрявцев В.А. . и др. «Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2008.
  4. http://revolution.allbest.ru/audit/00149992_0.html
  5. http://www.orioncom.ru/demo_302/302_upol/d_oborot/gr_sx.htm
  6. http://turboreferat.ru/accounting/buhgalterskie-dokumenty-dokumentooborot-i-ego/13579-74571-page3.html
  7. http://www.supersova.ru/refbuhlist/show/2093

Страницы:← предыдущая123следующая →

"Главбух", 2005, N 5

КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ

НА ПРЕДПРИЯТИИ: ОПЫТ ПРАКТИКОВ

Работа бухгалтера относится к категории бумажных. А как же иначе, если Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль.

Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. А как отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец не удосужился потребовать их? Или время рассчитывать зарплату, а из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц?

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, главному бухгалтеру приходится заниматься оптимизацией документооборота между бухгалтерией и другими отделами предприятия.

Скажем "нет" бумажной волоките

Естественно, что единой схемы организации документооборота не существует. Каждой фирме придется разрабатывать ее самостоятельно. При этом многое зависит от размера предприятия, а точнее — от объема хозяйственных операций.

Документооборот "по-простому"

Даже если у вас небольшая фирма, к организации документооборота не следует подходить формально. Ведь от того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля.

При этом на предприятиях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников (какие документы привезти из командировки, потребовать от контрагента при закупке товара или при его доставке, как отчитаться за выданные деньги и т.д.). Принцип составления такой памятки очень прост. Работнику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. Нелишним будет приложить к памятке и образцы необходимых бумаг.

Примечание. Комментирует Александр Елин, исполнительный директор АФ "Академия аудита" (г. Москва):

— На небольших предприятиях значительно упорядочить обмен документами между сотрудниками и бухгалтерией можно с помощью обычных памяток. Как правило, они составляются для водителей, экспедиторов, а также работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Помимо перечисления комплекта документов, которые должен привезти работник, памятка должна содержать и указания на то, как должны быть оформлены эти документы. Кроме того, совсем нелишним будет напомнить в ней и об обязанности сотрудника отчитаться за выданные деньги в течение трех дней по истечении срока, на который они выданы, либо в такой же срок после возвращения из командировки. Как показывает практика наших аудиторских проверок, наличие таких памяток существенно экономит время бухгалтера и, как следствие, ошибок в отчетности становится меньше.

Документооборот "по-взрослому"

На крупных предприятиях оптимизация документооборота начинается, как правило, с составления графика документооборота. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. При этом работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает своим приказом руководитель предприятия.

Примерная структура такого графика есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105. Некоторые фирмы при составлении графика используют именно это Положение, большинство же разрабатывают собственную структуру графика. Выглядеть она может, например, так:

График сдачи документов в бухгалтерию

——————T————————————————————————————————T——————————————————————————T——————————¬ |N п/п| Вид документа |Кто представляет документы|Срок сдачи| +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+ | 1 |Акты ввода основных средств | | | | |в эксплуатацию | | | +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+ | 2 |Акты ликвидации основных средств| | | +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+ | 3 |Счета—фактуры и накладные | | | | |от поставщиков | | | +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+ | 4 |Авансовые отчеты | | | +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+ | 5 |Приходные и расходные ордера | | | +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+ | 6 |Выписки по расчетным счетам | | | +—————+————————————————————————————————+——————————————————————————+——————————+ | … | L—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————

Можно сделать и единый график документооборота для всего предприятия.

Примечание. Комментирует Анатолий Опарин, главный бухгалтер ОАО "Металлургический завод "Электросталь" (г. Электросталь, Московская обл.):

— На заводе, где я работаю, действует график сдачи первичных документов, который ежегодно утверждается приказом генерального директора и является неотъемлемым элементом учетной политики предприятия. Построен он по такому принципу: наименование (вид) документа — кто сдает (отвечает) — срок сдачи — куда представлять. Например, сдать в бухгалтерию счета-фактуры по приобретенным сырью, материалам, услугам финансовый отдел должен в течение 5 дней после отгрузки в наш адрес товаров (работ, услуг). Акты ликвидации основных средств из цехов нужно оформить до 1-го числа следующего месяца и т.д.

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию. Как нам рассказала Елена Шитько, главный бухгалтер ОАО "Оскольский электрометаллургический комбинат" (г. Старый Оскол-15, Белгородская обл.), на предприятии, где она работает, в должностных инструкциях установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота. Этот график утверждается приказом по комбинату и определяет сроки составления и получения документов по учету основных средств, нематериальных активов, материалов, заработной платы, реализации готовой продукции и т.д. Кстати, на комбинате разработан также отдельный стандарт "Документооборот в бухгалтерском учете хозяйственных операций", в котором определен порядок оформления первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета. Этот стандарт предусматривает возможность формирования этих документов в электронном виде, а также устанавливает общий порядок организации документооборота на предприятии.

Отметим, что знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Можно поступить и по-другому — один общий график документооборота разбить на несколько более узких.

Примечание. Комментирует Надежда Павлова, главный бухгалтер ГУП "Петербургский метрополитен" (г. Санкт-Петербург):

— Метрополитен является достаточно крупной организацией, поэтому у нас действует несколько локальных актов, регулирующих порядок и сроки представления документов. Во-первых, это общее положение об организации документооборота на метрополитене. Во-вторых, положения по документообороту отдельных операций (по учету основных средств, по учету материалов и т.д.). И в-третьих, регламент представления документов по прочим операциям (в том числе авансовых отчетов). Все эти документы утверждены начальником метрополитена. При этом для оперативности у нас на метрополитене широко применяется электронная система документооборота. Сначала в централизованную бухгалтерию из других подразделений (или наоборот) документы передаются в электронном виде, проверяются и при необходимости в них вносятся исправления. Окончательный вариант передается уже на бумаге. Конечно, есть и исключения. Например, документы, поступающие на предприятие извне (накладные, счета-фактуры), сразу передаются в бухгалтерию на бумажном носителе.

Примечание. Комментирует Любовь Сидорова, директор департамента учета и отчетности ЗАО "Аптеки 36,6" (г. Москва):

— Документооборот в нашей компании очень большой, поэтому для его организации мы используем множество отдельных положений, в частности, регламент предоставления документов в бухгалтерию, положение по согласованию и подписанию договоров, положение по командировкам, процедура выполнения функций склада и т.д. С этими документами в обязательном порядке знакомятся сотрудники, ответственные за выполнение тех или иных процедур. При этом со всеми действующими на предприятии положениями при желании может ознакомиться любой сотрудник организации, заглянув на сетевой диск организации.

Как обеспечить соблюдение порядка

Составить график документооборота или просто подготовить памятки для сотрудников — это только полдела. Важно добиться от сотрудников четкого выполнения того, что в них написано. Здесь возможно два варианта. Во-первых, можно действовать уговорами: требовать, бегать, просить. На предприятиях с небольшим документооборотом это вполне оправданно.

Примечание. Комментирует Раиса Шевко, главный бухгалтер ОАО "Торговый дом "Таганрог" (г. Таганрог, Ростовская обл.):

— Я не вижу необходимости штрафовать работников за нарушение сроков сдачи документов. У нас не очень большая фирма, поэтому все на виду. Как правило, достаточно просто напомнить работнику о его долгах. Кроме того, с действующим на предприятии положением о внутреннем документообороте мы обязательно знакомим всех сотрудников. А если и случаются какие-то накладки, проводим дополнительный инструктаж.

Применяют такой способ и на крупных фирмах. Правда, в этом случае порой возникают сложности.

Примечание. Любовь Сидорова, директор департамента учета и отчетности ЗАО "Аптеки 36,6" (г. Москва):

— Срок передачи документов из подразделений в бухгалтерию на нашем предприятии составляет пять дней. Конечно, соблюдается он далеко не всегда. Происходит это как из-за агрессивного развития организации, так и по вине поставщиков, покупателей или самих работников.

Образец приказа об утверждении документооборота

Однако за несвоевременное представление документов в бухгалтерию никаких штрафных санкций не предусмотрено. Мы работаем по принципу убеждения: напоминаем должникам о необходимости представить необходимые бумаги, а также составляем реестры документов, которые не были сданы в срок, и рассылаем их по подразделениям.

Если такой подход оказывается недостаточно эффективным, его можно дополнить. Практика подсказала следующий способ.

Примечание. Галина Казюханова, главный бухгалтер ЗАО "Издательский дом "Главбух" (г. Москва):

— Конкретные сроки сдачи документов в бухгалтерию у нас на предприятии определяет инструкция по документообороту. За их соблюдением мы следим так. Каждый четверг директор нашей фирмы проводит совещание по оперативным вопросам, в котором принимают участие все руководители подразделений. Помимо прочих вопросов на нем обсуждаются и проблемы, связанные со своевременной передачей документов в бухгалтерию. Таким образом, если подразделения задолжали нам какие-либо бумаги, об этом сразу становится известно директору. И надо сказать, такой простой на первый взгляд способ оказался достаточно эффективным. После введения этой системы документы стали попадать в бухгалтерию значительно быстрее.

Во-вторых, за несоблюдение графика можно установить материальную ответственность. Правда, просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Дело в том, что таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет. Более подробно об этом читайте в журнале "Главбух" N 4, 2005 на с. 71.

Однако администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников. Например, на основании служебной записки от уполномоченного начальника подразделения на имя директора. Так, по словам Анатолия Опарина, главного бухгалтера ОАО "Металлургический завод "Электросталь", у них на предприятии подобная система действует уже на протяжении пяти лет, и, как показывает практика, угроза финансового наказания очень эффективна. Сотрудники все реже забывают взять счет-фактуру у поставщика и вовремя передают документы в бухгалтерию.

Подтверждает это и Надежда Павлова, главный бухгалтер ГУП "Петербургский метрополитен" (г. Санкт-Петербург):

— За неисполнение графика документооборота к работнику могут быть применены административные меры. Они предусмотрены существующим на предприятии положением о премировании. Наш опыт свидетельствует, что возможные финансовые санкции действуют на работников гораздо эффективнее обычных уговоров и требований.

Е.А.Бессонова

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

02.03.2005

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *