Гриф согласования документа

Помощь: Реквизит документа «гриф согласования»

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ»

Реквизит «гриф согласования» — это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования оформляется при согласовании документа со сторонними организациями или их должностными лицами. Такое согласование называется внешним. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации — авторе документа (профессиональные комитеты, советы трудовых коллективов и т.п.).

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

— слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);

— наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

— личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

— даты согласования.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного

учреждения «Белорусский

научно-исследовательский центр

электронной документации»

Подпись В.Л.Носевич

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом.

Гриф и виза согласования документа

В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи указывается название согласовывающего документа, его дата и регистрационный индекс.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

20.10.2007 № 28

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

здравоохранения

Республики Беларусь

12.10.2005 № 2-1/890

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне.

Пример

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный архив
Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
21.12.2007
СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный исторический
архив Беларуси»
Подпись А.К.Голубович
22.12.2007

Более двух грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

Пример

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный архив
Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
21.12.2007
СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный исторический
архив Беларуси»
Подпись А.К.Голубович
22.12.2007

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Минской области»
Подпись Г.И.Ляшук
22.12.2007

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Брестской области»
Подпись А.Г.Карапузова
23.12.2007

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе отсутствует достаточно места, грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, которую располагают на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

Пример

Лист согласования прилагается.

Подпись

Дата

Приведем пример оформления листа согласования.

Пример

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
____________________
(название документа)
СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами месте. При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагаются на утверждающем документе.

В зависимости от содержания документа внешнее согласование осуществляется в следующей очередности:

— с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

— с общественными организациями — в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

— с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

— с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

15.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа должностным лицом или коллегиальным органом.

Гриф согласования состоит из:

— слова «СОГЛАСОВАНО»

— должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации)

— личной подписи

— расшифровки подписи

— даты согласования

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник планового отдела

ОАО «Луч»

_________ А.Г. Голубев

«____»______20___г.

Этот реквизит размещается ниже реквизита «подпись».

Помощь: Реквизит документа «гриф согласования»

Слово «согласовано» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью от границы левого поля.

Если согласовано осуществляют письмом, протоколом, то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

Письмо российской академии

медицинских наук

от 30.10.2003 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

страховой компании «Планета»

от 21.06.2003 № 10

если документ имеет 2 грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

При большом количестве грифы располагают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». А на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля – это процедура, сопровождающая подготовку практически каждого ОРД.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений и дополнений.

Процедура согласования – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, которые привлекаются к согласованию документов, определяется индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Но при документировании типовых (повторяющихся) ситуаций целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов. Эта информация может быть внесена в должностные инструкции сотрудников в раздел «Должностные обязанности».

Согласование может быть внутренним и внешним.

ВНЕШНИМ считается согласование с должностными лицами и другими организациями. Для внешнего согласования оформляется гриф согласования. ВНУТРЕННЕЕ согласование осуществляется должностными лицами внутри предприятия. Для внутреннего согласования используется

Дата добавления: 2014-02-04; просмотров: 3046; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Читайте также:


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *