Как делать авансовый отчет

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Вероятнее всего, каждый сотрудник бюджетного учреждения хотя бы раз, но получал денежные средства под отчет. Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Учреждение может перечислить средства и безналично, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках “зарплатного проекта“. Однако во избежание возникновения конфликтов с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 года юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет — форма 0504049. В данной статье пойдет речь о заполнении авансового отчета бюджетными учреждениями.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

Порядок принятия к учету авансового отчета

1. Выдача денег под отчет.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.

Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами“.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях.

2. Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

подтверждающие документы подаются в оригинале;

по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;

по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Если оставшиеся деньги не хотят возвращать

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В частности, удержания могут быть произведены для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Принятое решение работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Заполняем авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

наименование организации, направившей его в командировку;

структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;

свою фамилию, имя и отчество (графа “Подотчетное лицо);

должность;

назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица “Бухгалтерская запись“, в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

——————-T——————————————————————————-¬
¦“N п/п“ ¦Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное¦
¦ ¦лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к¦
¦ ¦авансовому отчету по порядку ¦
+——————+——————————————————————————-+
¦“Дата“ ¦Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой¦
¦ ¦денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа.¦
¦ ¦Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата¦
¦ ¦оформления приказа руководителя на командировку ¦
+——————+——————————————————————————-+
¦“Номер“ ¦Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.) ¦
+——————+——————————————————————————-+
¦“Кому, за что и по¦Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда,¦
¦какому документу¦покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название¦
¦уплачено ¦документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное¦
¦ ¦удостоверение и т.д.) ¦
+——————+——————————————————————————-+
¦“Сумма расхода“ ¦Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за¦
¦ ¦израсходованные подотчетным лицом денежные средства ¦
L——————+———————————————————————————

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: “Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета“. В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: “Продолжение авансового отчета …. Ф.И.О. N…“.

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается.

Заполнение авансового отчета в 1С:Бухгалтерия 8.3

Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;

по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;

арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Отражение в бюджетном учете

В данном разделе мы приводим бухгалтерские проводки, связанные с выдачей денежных средств под отчет:

1. Работнику выдан из кассы аванс на командировку
— на оплату проезда Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610
— суточные расходы Дебет 0 20802 560 Кредит 0 20104 610
— на проживание в гостинице Дебет 0 20809 560 Кредит 0 20104 610
2. Работником возвращены оставшиеся средства (неизрасходованные), выданные на проживание в гостинице
Дебет 0 20104 510 Кредит 0 20809 660
3. Работнику выданы из кассы средства сверх потраченных сумм (перерасход) на проезд
Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610

О.В. Шедина,

консультант ИД “Советник бухгалтера“, бухгалтер, к.э.н.

“Советник бухгалтера бюджетной сферы“, N 9, сентябрь 2008 г.

Как правильно заполнить авансовый отчет

В каждом бюджетном учреждении регулярно выдаются средства в подотчет. Цели получения средств в подотчет могут быть различны. Например, поездка персонала в командировки, приобретение товаров, работ, услуг для нужд учреждения. Задачей сотрудников бухгалтерии в данном случае является контроль за подотчетными лицами в своевременности отчета по полученным денежным средствам и сдаче правильно заполненных авансовых отчетов.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и на расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2 "Расходный кассовый ордер"). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Учреждение может перечислить средства и безналично: путем перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках "зарплатного проекта".

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена Приказом Министерства финансов РФ от 23.09.2005 N 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет — форма 0504049. В данной статье пойдет речь о заполнении авансового отчета бюджетными учреждениями.

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем заявление поступает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 20800.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях. Например, при получении средств на компенсацию на проезд в отпуск.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  • подтверждающие документы подаются в оригинале;
  • по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  • по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В данной статье предусмотрены случаи, когда из заработной платы работника могут быть удержаны средства для погашения его задолженности учреждению. В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Такое согласие должно быть оформлено в письменной форме. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

  • наименование организации, направившей его в командировку;
  • структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
  • свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо");
  • должность;
  • назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает N и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам:

"N п/п"

Указывается номер документа по порядку, в зависимости

от того, как их подотчетное лицо пронумеровало и

систематизировало.

Об авансовом отчете

Документы прикладываются к авансовому

отчету по порядку

"Дата"

Указывается дата выполнения хозяйственной операции,

сопровождающейся уплатой денежных средств, указанная

на документе. То есть дата документа. Относительно суточных

по служебной командировке может указываться дата оформления

приказа руководителя на командировку

"Номер"

Указывается номер документа (номер кассового чека, номер

билета и т.д.)

"Кому, за что

и по какому

документу

уплачено"

Указывается получатель денежных средств, содержание

операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных

принадлежностей, суточные и т.д.), название документа

(билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное

удостоверение и т.д.)

"Сумма

расхода"

Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению

предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные

средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости — и третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: "Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…".

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

П.П.Швецов

К. э. н.,

эксперт по налогообложению

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *