Как оформить недостачу

В процессе ведения бухгалтерского учета может быть выявлена недостача по товарно-материальным ценностям, возникновение которой может являться результатом таких обстоятельств, как порча, хищение или же естественная убыль. В этом случае принимается решение о проведении инвентаризации, целью которой является определение обоснованности суммы задолженности по выявленной недостаче, а также установление субъекта виновного в возникновении упомянутой недостачи.

Как правильно оформить недостачу – порядок действий

При обнаружении факта недостачи руководством организации издаётся приказ о проведении инвентаризации. В данном документе, в обязательном порядке указываются:

  • дата проведения инвентаризации;
  • состав комиссии осуществляющей инвентаризацию;
  • перечень имущества подлежащего проверке

В распоряжение комиссии представляются все необходимые приходно-расходные документы. Кроме того, следует определить остаток имеющихся в наличии ценностей по данным учета и собрать расписки у материально-ответственных субъектов.

Надлежащее оформление недостачи предполагает определение фактического наличия имущества, а также составление описи инвентаризационной и специальной сличительной ведомости, посредством которой осуществляется выявление суммы недостачи.

В том случае, если недостача имеет отношение к денежным средствам, то следует в обязательном порядке осуществить ревизию кассы и по её результатам составить соответствующий акт. Имеющийся в кассе остаток наличности должен быть сверен с данными внесёнными в кассовую книгу организации.

Недостача — проведение по счетам

Решая вопрос, как правильно оформить недостачу, следует сумму выявленной в процессе проведения инвентаризации, а также ревизии недостачи отразить в дебетовой части счета №94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»). Необходимо отметить, что упомянутому счёту корреспондирует счет, посредством которого характеризуются ценности, по которым обнаружен факт наличия недостачи.

Также надлежащее оформление недостачи позволяет использовать такие счета бухгалтерского учёта как:

  • №50 — «Касса»;
  • № 01 — «Основные средства»;
  • № 41 — «Товары»;
  • и ряд других счетов.

Недостача при естественной убыли

Вопрос о том, как оформить недостачу, если последняя возникла в силу таких причин как пересортица, естественная убыль или же технические потери, решается следующим образом, составляется соответствующий акт, в котором отражается факт и причина возникновения недостачи. Затем на основании данного акта сумма выявленной недостачи отражается в кредитовой части счёта № 94, которому корреспондируют счёт № 20(«Основное производство»), а также счет № 44(«Расходы на продажу»). Также необходимо учитывать что в целях надлежащего налогообложения означенные затраты должны быть отнесены к материальным расходам организации.

Недостача при хищении

Решая вопрос, как правильно оформить недостачу, возникшую вследствие хищения, следует потребовать от работника выполненное в письменном виде объяснение, по факту происшедшего.

Проводки по излишкам и недостачам при инвентаризации

В том случае, если последний отказывается предоставлять какие — либо объяснения, работодателем должен быть составлен соответствующего содержания акт.

Размер ущерба определяется фактически понесёнными потерями, рассчитываемыми на основании рыночных цен. Непосредственно в бухгалтерском учете суммы выявленной недостачи отражаются в дебетовой части счета №73(«Расчеты по возмещению материального ущерба»). Затем, в кредитовой части счета №98 («Доходы будущих периодов») следует отразить разницу между подлежащей взысканию суммы и балансовой стоимостью имущества являющегося предметом недостачи. 

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

В том случае если работодатель обнаруживает наличие недостачи имущества организации, то в целях выявления величины понесённого ущерба, обстоятельств явившихся причиной его возникновения, а также установления виновных субъектов, должен провести специальную проверку, которая осуществляется специальной комиссией состоящей из специально подобранных лиц.

Как удержать недостачу — порядок

Если по результатам проведённой комиссией проверки удаётся установить, что виновным в возникновении недостачи является непосредственный работник организации, то именно на него должна быть возложена обязанность по возмещению причинённого ущерба. При этом следует понимать, что упущенная выгода, а также неполученные работодателем доходы, взысканию с виновного в возникновении недостачи субъекта не подлежат. 

Порядок удержания недостачи:

  1. После установления вины конкретного субъекта, с него должно быть взято оформленное в письменном виде объяснение о мотивах и причинах, результатом которых явилось причинение ущерба работодателю.
  2. Если означенный субъект выражает отказ, предоставлять какие – либо объяснения, или же пытается тем или иным образом уклониться от их предоставления, то комиссией должен быть зафиксирован данный факт надлежащим образом составленным актом.
  3. После того, как комиссией будет проведена проверка и сделаны соответствующие выводы работодатель основываясь на последних должен издать приказ об удержании недостачи с субъекта виновного в возникновении последней.

    Выявлены недостачи. Как их удержать.

    В соответствии с положениями действующего трудового законодательства, размер удержаний не должен превышать величину среднемесячной зарплаты упомянутого субъекта.

  4. С данным приказом виновный в причинении ущерба работник должен быть ознакомлен под роспись. Также необходимо отметить, что приказ должен быть издан работодателем в срок, который не превышает один месяц с момента окончательного установления величины ущерба материального характера, который был причинён работодателю субъектом.
  5. После того, как приказ об удержании недостачи будет доведён до сведения виновного субъекта, последний обязан и возместить сумму обнаруженной недостачи в размере, не превышающем величину его среднемесячного заработка посредством внесения означенной суммы непосредственно в кассу организации.

Приказ об удержании недостачи – отказ субъекта от возмещения

Если виновный в причинении ущерба субъект отказывается добровольно возместить сумму недостачи, работодатель вправе обратиться в соответствующие судебные инстанции для взыскания с упомянутого субъекта суммы ущерба.

Кроме того, вопрос о том, как удержать недостачу из заработной платы субъекта, если сумма означенной недостачи, превышает его среднемесячный заработок и должна быть удержана с него согласно договору, о полной ответственности материального характера, решается также исключительно в порядке судебного рассмотрения.

Необходимо отметить, что согласно положениям действующего трудового законодательства, полная ответственность материального характера влечёт за собой возмещение субъектом причиненного им работодателю ущерба в размере фактической его стоимости, из расчёта действующих на момент причинения ущерба, рыночных цен.

Если работодателем не соблюдается установленный положениями действующего трудового законодательства порядок, предусматривающий как удержать недостачу из зарплаты работника надлежащим образом, означенный работник вправе обратиться в соответствующие судебные инстанции с обжалованием неправомерных действий работодателя. 

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

Документальное оформление инвентаризации товаров

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

При инвентаризации товаров используются формы N N ИНВ-2 — ИНВ-7, ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9, ИНВ-19 и приказы по формам N N ИНВ-22 — ИНВ-26.

Распоряжение о проведении инвентаризации оформляется на бланке "Приказ о проведении инвентаризации" (форма N ИНВ-22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23).

Сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационные акты и описи по форме N ИНВ-3 "Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей", N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных", N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение" и др.

Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц.

Все товары заносятся в опись отдельно по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.).

Товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете.

Если комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет товаров и записать их в инвентаризационную опись, то используется форма N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык".

Заполняется она в одном экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы N ИНВ-2 переносят в опись формы N ИНВ-3.

Если у организации есть товары, которые приняты на ответственное хранение, то по ним составляют отдельную опись по форме N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение".

На находящиеся в пути товары должна заполняться отдельная форма — "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути" (форма N ИНВ-6).

Бывает, что по договору право собственности на товар переходит к покупателю только тогда, когда он его оплатит, а до момента оплаты отгруженный товар числится в собственности поставщика.

Аналогичная ситуация возникает и у комитента в комиссионной торговле. До тех пор пока комитент не получит отчет комиссионера, товары у него будут считаться отгруженными, но не проданными покупателям.

В этих и иных аналогичных ситуациях на отгруженные, но не реализованные товары оформляют "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных" по форме N ИНВ-4.

Следует также иметь в виду, что на товары, срок оплаты по которым еще не наступил, и товары, не оплаченные в срок покупателями, инвентаризационная комиссия поставщика составляет отдельные описи по форме N ИНВ-4, а в графе "Примечание" для товаров, которые не оплачены в срок, записывает наименование покупателя.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Во всех случаях инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Вручную описи заполняются чернилами и шариковой ручкой четко, без помарок и подчисток.

На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров товаров и общие итоговые показатели количества и стоимости.

При исправлении ошибок вручную во всех экземплярах описей неправильные записи зачеркиваются и над ними ставятся правильные записи. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки. Незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

В конце описи материально-ответственные лица дают расписку о проведении комиссией проверки товаров в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи товаров на ответственное хранение.

Если проверяют фактическое наличие товара при смене материально-ответственного лица, то лицо, принимающее и сдающее товар, расписывается в соответствующих строках описи.

В описи должны включаться все выявленные товары, в том числе и излишки. Если при инвентаризации обнаружены испорченные товары, то на них составляют соответствующие акты.

  1. Учет результатов инвентаризации товаров (излишки, недостачи, пересортица)

Пересортица товаров, которая может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар.

Инвентаризационная комиссия должна получить подробные объяснения от материально ответственных лиц о допущенной пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы можно проводить в виде исключения:

— в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования;

— за один и тот же проверяемый период;

— у одного и того же проверяемого материально ответственного лица;

— в тождественных количествах.

Допускается также в виде исключения производить зачет излишков и недостач товаров в результате пересортицы, происшедшей в одной и той же группе товаров, если входящие в ее состав товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару. Если при зачете излишков и недостач от пересортицы товаров стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке, то разница относится на виновных лиц. Кроме пересортицы может образовываться разница, когда товар отпускается по повышенной или пониженной цене. Зачет в этом случае производится аналогично. О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменные объяснения. На лиц, виновных в пересортице товаров, могут налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учет их привлекают к судебной ответственности.

Зачет по пересортице бухгалтерской проводкой не оформляют. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то возникшие разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на финансовый результат.

После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки материальных ценностей. Выявленные излишки приходуются с отнесением на финансовый результат. Недостачи отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При установлении факта недостачи товаров бухгалтерия производит расчет их естественной убыли.

Списание недостачи при инвентаризации

Для организаций торговли сейчас действуют нормы естественной убыли, утвержденные Приказом Министерства экономического развития и торговли РФ от 07.09.2007 N 304. Но эти нормы относятся к бухгалтерскому учету (п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Определяется естественная убыль на основе установленных норм после инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списание по актам. Утвержденные нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары.

При количественно-суммовом учете естественная убыль товаров исчисляется отдельно по каждому виду.

Руководители организаций и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданных следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.

Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишь в определенных случаях допускается получение от работника обязательства с указанием сроков погашения (как правило, 2 — 3 мес.).

Следует помнить, что суммы недостач и порчи товаров и тары списываются по фактической себестоимости, которая должна включать в себя договорную (учетную) цену и долю транспортно-заготовительных расходов. Причем транспортно-заготовительные расходы могут учитываться в бухгалтерском учете двумя способами:

— на субсчете счета 41 "Товары";

— на счете 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" — при использовании счетов учета заготовления и приобретения товаров.

По недостачам и растратам, явившимся следствием злоупотреблений, дела направляются в судебно-следственные органы не позднее 5 дней с момента установления недостачи, а также принимаются неотложные меры к наложению ареста на имущество обвиняемых и возмещению материального ущерба.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Выявленный в результате инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (пп. "а" п. 3 ст. 12 Федерального закона N 129-ФЗ, пп. "а" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы на продажу), а недостача сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации (пп. "б" п. 3 ст. 12 Федерального закона N 129-ФЗ, пп. "б" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

В бухгалтерском учете суммы выявленных на предприятии недостач и хищений материальных ценностей и денежных средств, а также потери от порчи ценностей отражаются на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Причем недостачи отражаются на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на расходы на продажу или отнесению на виновных лиц.

В том случае, когда решением следственных или судебных органов подтверждено, что виновные лица отсутствуют, недостачи списываются на счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Если же в результате проведения инвентаризации обнаружена недостача, виновные лица которой не установлены, и предприятие не принимает мер к розыску виновных лиц или рассмотрению дела в судебном порядке, то такая недостача подлежит списанию за счет средств, оставшихся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Если недостача материальных ресурсов обнаружена до момента их оплаты поставщикам, то сумма НДС, приходящаяся на эти ценности, подлежит списанию в дебет счета 94. При этом в бухгалтерском учете делается проводка: дебет счета 94 кредит счета 19.

Результаты инвентаризации, полученные с помощью сличительных ведомостей, отражаются следующим образом (табл. 3).

Таблица 3

Отражение на счетах бухгалтерского учета результатов

инвентаризации, полученных с помощью

сличительных ведомостей

Первичный документ Содержание операции Корреспондирующие счета
Дебет Кредит
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Отражена недостача в пределах норм естественной убыли
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Установлен факт потерь сверх норм естественной убыли
Бухгалтерская справка-расчет Списана сумма НДС по недостающим ценностям
Претензионное письмо Предъявлена претензия юридическому лицу на сумму потерь по крупной цене (с учетом НДС)
Выписка банка Получены денежные средства от юридического лица по претензии
Решение суда Сторно. При отказе суда удовлетворить претензию
Бухгалтерская справка Списаны на убытки суммы претензий, не признанных судом
По распоряжению администрации работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, возмещает недостачу, выявленную в результате инвентаризации, что отражается следующими проводками
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Отражена недостача товаров, выявленная в результате инвентаризации
Бухгалтерская справка-расчет Сторно. Отражена торговая наценка по недостающим товарам
Бухгалтерская справка-расчет Восстановлена сумма НДС по недостающим товарам
Счет-фактура, бухгалтерская справка-расчет Восстановленная сумма НДС по недостающим товарам отнесена на счет учета недостач
Бухгалтерская справка-расчет Отражено списание недостач за счет виновного лица 73-2
Распоряжение администрации, бухгалтерская справка-расчет Списана за счет виновного лица разница между продажной и покупной ценой товара 73-2
Приходный кассовый ордер Работником внесены денежные средства в возмещение задолженности по выявленной недостаче 73-2
Бухгалтерская справка Списана на доходы разница между продажной и покупной ценам недостающего товара 91-1
Если виновные лица не выявлены, то результаты инвентаризации оформляются следующими проводками
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Суммы недостач при отсутствии конкретных виновников, а также суммы, во взыскании которых отказано судом, признаны прочими расходами организации
Акт о порче, бое, ломе ТМЦ, акт о списании товаров Отражены потери товаров сверх норм естественной убыли 73-2
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Оприходованы излишки товаров, выявленные в результате инвентаризации
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Списаны не компенсируемые потери в связи с чрезвычайными обстоятельствами (уничтожение и порча товаров в результате стихийных бедствий и т.п.)

В бухгалтерском учете выявленные суммы пересортицы товаров оформляются следующими записями по счетам учета:

дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" кредит счета 41 "Товары" — отражена недостача товаров одного сорта (по ценам, по которым товары отражены в бухгалтерском учете организации);

дебет счета 41 кредит счета 94 — излишек товаров другого сорта (по ценам, по которым товары учтены в бухгалтерском учете организации);

дебет счета 41 кредит счета 41 — зачет недостачи товаров по пересортице;

дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредит счета 94 — отнесение за счет виновных лиц разницы в стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишествующих ценностей (по балансовой стоимости недостающих ценностей);

дебет счета 73 кредит счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" — на сумму разницы между рыночной стоимостью недостач и их балансовой стоимостью (согласно ст.246 ТК РФ размер ущерба при утрате имущества определяется исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета);

дебет счета 98 кредит счета 91, субсчет "Прочие доходы" — по мере погашения задолженности по недостачам учтенные разницы в стоимости недостающих товаров включаются в состав внереализационных доходов организации;

дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы" кредит счета 94 — списание за счет организации разницы в стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишествующих ценностей (по балансовой стоимости).

Date: 2015-09-02; view: 479; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *