Как оформить разъездной характер работы

Разъездной характер работы — что это значит?

Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работа считается разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые могут носить такой характер, следовательно, это могут быть любые профессии или должности связанные с постоянными разъездами.

Так как четкого определения «разъездной характер работы» ТК РФ не дает, мы можем сделать вывод исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов, что неизменными критериями являются:

  • выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
  • большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.

Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемыми сотрудником обязанностями.

В чем выгода работодателя?

Сначала разберемся, почему работодатель устанавливает такое условие работникам:

  • сокращение документооборота в связи с оформлением поездок. Нет необходимости в авансовых отчетах.
  • снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учета рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок, поскольку, согласно ст. 166 ТК РФ, слу­жеб­ные по­езд­ки при разъездном ха­рак­тере, ко­ман­ди­ров­ка­ми не счи­та­ют­ся.
  • преимущество по оплате налогов.
  • нет необходимости создавать такое обособленные подразделения там, где их нет и оборудовать рабочие места.
  • увеличивает время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.

Как оформить

Это условие прописывается в коллективном договоре организации, если он есть.

Разъездной характер работы с точки зрения кадровика

Если нет, то работодателю необходимо издать локальный нормативный акт с критериями и списком должностей, предполагающим постоянные разъезды и в нем отразить порядок и размеры выплат (ч.

2 ст. 168.1 ТК РФ). Он разрабатывается и утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии), и может устанавливать порядок оформления поездок, форму отчета за поездки, дополнительные выплаты и прочее.

В трудовом договоре необходимо указать территорию, в пределах которой будут совершаться поездки, а также суммы доплат и надбавок.

Что компенсировать

Воз­ме­щению работнику подлежат следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):

  • проезд;
  • найм жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные траты с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы,изменения также коснулись правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения. Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда №51 от 29.06.1994). Сегодня расходы хоть и включают те же виды возмещений, что и служебные командировки, но размеры могут устанавливаться трудовым договором и ограничений размеров расходов при служебных поездках не имеется.

Образец положения о разъездном характере работы 2018 года

Работник в дороге день за днем

Разъездной характер работы

При выполнении трудовых обязанностей иногда возникает необходимость в командировках. Но существует перечень сотрудников, работа которых всегда носит подвижной характер. Новая редакция Трудового кодекса теперь регламентирует порядок и размер возмещения расходов, возникающих при исполнении таких обязанностей.

Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) РФ", вступившим в силу с 6 октября 2006 г., введена новая ст. 168.1. Указанная статья регламентирует порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Однако Трудовой кодекс не раскрывает понятия "разъездной характер работ".

По нашему мнению, под определение "разъездной характер работ" подпадает та ситуация, при которой сотрудник регулярно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей).

Если работник выполняет свои трудовые обязанности во время пути, то его работа носит подвижной характер. Например, это работа водителей, проводников пассажирских поездов, стюардесс.

Кроме того, разъездные работы следует отличать от командировок. Если в обязанности сотрудника входит выполнение работы во время служебных поездок, то приказ о командировке не нужен, а разъездной характер работы должен быть установлен трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из ст. 57 Трудового кодекса.

Перечень категорий работников, на которых распространяется разъездной характер работы

Организация сама обязана установить перечень категорий сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих сотрудников.

Кроме того, Приказом Минсвязи СССР от 14 февраля 1961 г.

Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор

N 88 "О введении в действие Перечня должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы" был установлен Перечень работников, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы.

При этом следует учесть, что нормами трудового законодательства установлено, что перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

Переход от командировок к разъездному характеру работы

Для подтверждения расходов по служебным поездкам составлять первичные документы по формам N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение" и Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", не требуется.

До вступления в силу изменений, внесенных Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ в Трудовой кодекс, порядок и размеры возмещения расходов работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, Трудовым кодексом не регламентировались. При этом п. 25 ст. 255 Налогового кодекса позволял учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на проезд указанных работников в случае, если их возмещение предусматривалось трудовым договором и (или) коллективным договором.

Таким образом, после 6 октября 2006 г., то есть после вступления в силу изменений в Трудовой кодекс, организация должна отразить данные изменения в распорядительных документах. То есть необходимо определить, с какого момента при служебных поездках работников, имеющих разъездной характер работ или работа которых осуществляется в пути, возмещение расходов данным работникам будет осуществляться в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса.

Оформление

При оформлении служебных поездок при разъездном характере работ сотрудников необходимо учитывать следующее.

Во-первых, разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Во-вторых, в коллективный договор могут включаться обязательства работодателя по вопросам гарантий и компенсаций, в том числе при направлении сотрудников в служебные поездки (ст. 41 ТК РФ).

Таким образом, документальное оформление расходов при разъездном характере работ может быть отражено в документообороте организации следующим образом:

  • коллективный договор, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;
  • трудовые договоры, подписанные работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;
  • локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, положение о разъездном характере работ или иной документ), в котором определяется перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов и другие необходимые сведения.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре.

Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд организации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

Если коллективного договора нет

При отсутствии коллективного договора организация вправе утвердить приказом (распоряжением) руководителя положение о разъездном характере работ как локальный нормативный акт организации.

В данном положении следует подробно указать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников.

При этом разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Выплаты

К расходам, возникающим при служебных поездках, в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса можно отнести:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, расходы, связанные со служебными поездками.

Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не установлены. Таким образом, организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Хотим обратить внимание на то, что перечень возмещаемых расходов при служебных поездках совпадает с перечнем расходов, возмещаемых при служебных командировках, но при этом никаких ограничений размеров расходов, возникающих при служебных поездках, действующее налоговое законодательство не содержит.

Налогообложение

Минфин России в своих письмах указал, что возмещение расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, но не облагаются НДФЛ и ЕСН.

Так, в Письме от 29 августа 2006 г. N 03-03-04/1/642 Минфин России сообщил, что расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Из Письма Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252 следует, что если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или в полевых условиях, носит разъездной или экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 21 августа 2006 г. N 03-05-02-04/130 также указывает на то, что если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или в полевых условиях, носит разъездной или экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН.

В остальных случаях выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками, подлежат обложению в установленном порядке.

Работа в течение суток

Приказом Минсвязи СССР от 14 февраля 1961 г. N 88 "О введении в действие Перечня должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы" был установлен Перечень работников, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы. В том числе туда включены "фельдъегери специальной связи, при обслуживании внутриобластных маршрутов; шоферы автомобилей, занятые на перевозке почты; шоферы передвижных отделений связи".

Кроме того, в утратившем силу Постановлении Минтруда России от 29 июня 1994 г. N 51 "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации" было указано, что "в случаях, когда работа носит разъездной характер и ее продолжительность составляет 12 дней и более в месяц, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, выплачивается надбавка в размере до 20 процентов месячной тарифной ставки, должностного оклада, а при продолжительности работ менее 12 дней в месяц — до 15 процентов месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат".

Таким образом, можно считать, что работы при выполнении межобластных и внутриобластных маршрутов, длящихся в течение одних суток, относятся к работам с разъездным характером.

Исходя из трактовки трудового законодательства суточные — это расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Следовательно, хотя работы при выполнении межобластных и внутриобластных маршрутов, выполняемых в течение одних суток, имеют разъездной характер, но так как работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, то выплата суточных при выполнении указанных работ им не предусмотрена.

Е.Пеняева

Консультант

по налогам и сборам

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *