Как посчитать суточные

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Суточные в командировке 2018. Расчет, возмещение и налоги с них

 Документ : Как считать “неполные” дни командировки

Как считать “неполные” дни командировки

ВОПРОС: Работники нашего предприятия часто ездят в командировки — зарубежные и по Украине. При этом случается, что выезд их из города и возвращение происходят ночью. Как в этом случае выплачивать им командировочные?

Какие дни засчитываются в зарубежную часть командировки, если работник пересекает границу не в день выезда (приезда)?

ОТВЕТ: Ответ на ваш вопрос содержится в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 10.06.99 г. № 146, где в разделе “Общие положения” сказано:

“Днем убытия в командировку считается день отправки поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы командированного работника. При отправке транспортного средства до 24-го часа включительно днем убытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0-го часа и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывается время, нужное для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы”.

Таким образом, Минфин установил четкий принцип: если в срок командировки попадает хотя бы одна минута текущих суток, то суточные за них должны выплачиваться в полном объеме.

Ситуация несколько усложняется при зарубежной командировке, поскольку в этом случае может возникнуть необходимость выплаты суточных по двум ставкам — “отечественной” и “зарубежной” (то есть установленной для страны командирования). Здесь возможны два варианта:

1) между Украиной и страной командирования действует полный пограничный таможенный контроль, то есть при пересечении границы в загранпаспорте командированного (или заменяющем его документе) делаются отметки об этом. В этом случае фактическое время пребывания за границей и, соответственно, время, за которое выплачиваются суточные по “зарубежным” нормам, определяется

по отметкам контрольно-пропускных пунктов Погранвойск Украины в паспорте, что, в общем-то, логично. Проблем здесь, как правило, не возникает;

2) пограничный контроль не установлен или упрощен, то есть факт пересечения границы никак не отражается в документах командированного. Здесь фактическое время пребывания за границей определить, как правило, невозможно, поэтому законодатель пошел на условность: моментом начала пребывания за рубежом считается выезд с места работы, а моментом окончания зарубежной части командировки — возвращение работника.

Однако если командированный по дороге за рубеж сделал пересадку на территории Украины или остановился в украинской гостинице (мотеле, другом жилом помещении), то для него “зарубежье” начинается со дня пересадки (если их было несколько, то со дня последней) или убытия из гостиницы, мотеля, другого жилого помещения на территории Украины.

Аналогично определяется окончание зарубежной части командировки, если работник при возвращении делал пересадку или остановку на территории Украины.

Пример. Работник украинского предприятия направляется в командировку в Россию (действует упрощенный пограничный контроль):

01.11.2006 г. в 23-55 — отправление автобуса с автовокзала;

02.11.2006 г. в 10-30 — пересадка на поезд;

02.11.2006 г. в 19-00 — фактическое пересечение границы (в документах командированного не отмечается);

03.11.2006 г. в 07-00 — прибытие поезда к месту командировки;

06.11.2006 г. в 00-55 — отправление поезда с места командировки;

07.11.2006 г. в 21-15 — фактическое пересечение границы (в документах командированного не отмечается);

08.11.2006 г.

Расчет командировочных

в 05-35 — прибытие поезда в Украину;

08.11.2006 г. в 09-30 — пересадка на автобус;

08.11.2006 г. в 12-00 — прибытие к месту постоянной работы.

Посмотрим, как будут оплачиваться суточные расходы:

— командировка началась 01.11.2006 г. Этот день засчитывается полностью, но оплачивается по внутриукраинским нормам, поскольку в дальнейшем работник делал пересадку на территории Украины;

— день последней пересадки перед пересечением границы — 02.11.2006 г. Этот день, как и следующие за ним, оплачивается уже по российским нормам;

— день приезда тоже оплачивается по российским нормам, так как пересадка на территории Украины и прибытие к месту постоянной работы состоялись в один и тот же день.

Егор Калугин,
налоговый консультант

Газета “Фортекс”, № 49/2006 (№ 205), от 28.11.2006 г.

Как считать дни командировки

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2018 году), которые работодатель обязан возместить:

  • затраты на аренду жилого помещения;
  • траты на проезд;
  • средний заработок за дни поездки;
  • иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
  • дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2018, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2018 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Приказ об утверждении норм командировочных расходов

Положение о командировках (приложение к Учетной политике)

Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Чтобы бухгалтеру правильно рассчитать сумму выплат, следует количество дней пребывания в служебной поездке умножить на утвержденную норму суточных расходов. При подсчете количества дней учитывайте:

  • все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
  • дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
  • дни вынужденного простоя или задержки.

Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *