Как заполнять книгу кассира операциониста, образец

Содержание

Финансы

Правильное заполнение книги кассира-операциониста (образец)

4 января 2018

Каждый участок бухгалтерского учета имеет свои тонкости, правила и подходы. Работа с потоком денежных средств в наличной форме является занятием с большой ответственностью и психологическим напряжением для многих людей. Ее может облегчить отличное знание всех правил учета и деятельности на данном участке. Для этого в представленной статье описывается, что такое кассовая дисциплина, документы, которые необходимо оформлять в процессе работы, правила заполнения книги кассира-операциониста, образец ее структуры.

Что такое кассовая дисциплина

Под понятием "кассовая дисциплина" имеется в виду свод правил, диктуемый законодательными и контролирующими органами, в отношении работы с наличностью. Организации должны выполнять ряд требований для того, чтобы продолжать функционировать в нормальном режиме без санкций, штрафов, налоговых взысканий и других неприятных последствий халатности и незнания.

Кассовая дисциплина включает ряд мероприятий по оптимизации работы с наличностью. Так, вести операции с денежными средствами должен человек с соответствующим образованием, без судимостей, с дополнительно оформленным договором о полной материальной ответственности. В процессе работы он осуществляет следующие действия:

  • операции по оприходованию и расходованию денег;
  • обеспечение порядка операций с выручкой;
  • контроль за лимитами остатка кассы;
  • соблюдение сроков и проведение инкассации выручки в банк;
  • оформление первичных кассовых документов;
  • заполнение кассовой отчетности на основании первичной документации, в том числе заполнение книги кассира-операциониста (образец представлен ниже).

Совокупность этих действий и называется кассовой дисциплиной.

Ведение кассовой документации

Участок бухгалтерии по работе с наличными деньгами подразумевает оформление нескольких видов документов, предвосхищающих заполнение книги кассира-операциониста. Образец первичных документов — ПКО и РКО.

Различают несколько разновидностей кассовых документов, заполнения которых требует дисциплина. Это разделение происходит из-за назначения операций, которые они отражают:

  • приходные — взнос наличных денег в кассу предприятия;
  • расходные — выдача наличности из кассы на нужды организации;
  • учетные регистры и журналы отражают совокупность передвижения денежных средств, ответственных лиц, реквизиты первичных кассовых документов.

Законодательством установлены следующие формы документов, которые должны оформляться по всем требованиям в любой организации, работающей с наличными денежными массами:

  • Приходный кассовый ордер формы КО-1.
  • Расходный кассовый ордер формы КО-2.
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров — КО-3.
  • Кассовая книга — КО-4.
  • Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — КО-5.
  • Журнал (книга) кассира-операциониста КМ-4.

Видео по теме

Назначение книги кассира-операциониста

Один из важнейших отчетных документов специалиста, работающего с денежными средствами в наличной форме, — книга кассира-операциониста. Образец заполнения ее интересует всех работников этой профессии. Правильность и достоверность информации, содержащейся в ней, полностью зависят от того, насколько правильно были зафиксированы приходные операции в памяти кассового аппарата. Заполнение книги кассира-операциониста — образец объединения показателей разных первичных документов в общем журнале-регистраторе. Первое, что потребуется для внесения данных, — чеки аппарата на начало и конец смены. Первый открывает смену и сообщает о ее порядковом номере и начальном остатке, числящемся в фискальной памяти. Второй закрывает смену (гасит), содержит информацию обо всех поступлениях наличности в кассу и отображает итог на конец смены. Необходимы также данные о расходе денежных средств, если осуществлялись возвраты наличности покупателям — ордера КО-2.

Структура документа

Для книги кассира-операциониста образец заполнения регламентируется требованиями Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Она должна быть прошита, листы пронумерованы, в конце должна быть опечатана. Неважно, прошит полностью весь журнал или только листы, в конце нить, которой сшивался документ, необходимо заклеить контрольным листком, проставить подпись руководителя с расшифровкой, количество сшитых листов и оттиск печати организации.

Как заполнить книгу кассира-операциониста? Образец первой страницы, он же титульный лист, заполняется в налоговой инспекции при получении журнала. Здесь указываются данные организации и используемой кассовой техники. Информация о кассовом аппарате заполняется на основании паспорта производителя.

Как заполнять журнал кассира-операциониста

Здесь же указываются даты начала и окончания ведения журнала и ответственное лицо, которое этим занимается.

Как заполняется данный журнал

Журнал кассира-операциониста — документ, содержащий ряд граф, каждая из которых должна содержать определенную информацию:

  • дата открытия смены кассира;
  • номер отдела (если в организации предусмотрено несколько работников);
  • фамилия, имя и отчество работника, отвечающего за проведение кассовых операций в данную смену;
  • порядковый номер смены согласно контрольному счетчику фискальной памяти кассового аппарата;
  • показания количества продаж согласно информации, снятой с фискальной памяти, при передаче аппарата в ремонт или его проверке;
  • сумма нарастающего итога на начало рабочей смены (по показаниям, снятым с фискальной памяти);
  • подпись ответственного кассира;
  • подпись старшего кассира, контролирующего работу;
  • показания итоговой накопительной суммы, выписанной из погашенного отчета кассового аппарата на конец смены;
  • денежные средства, переданные в главную кассу организации за вычетом выплат по расходным кассовым ордерам;
  • количество платежей из кассы по предъявленным документам;
  • итог оплат, осуществленных безналичным расчетом;
  • наличные денежные средства, внесенные в кассу организации;
  • сумма возвратов по кассовым чекам покупателей;
  • подписи ответственного лица, старшего кассира и руководителя организации.

Всего для заполнения отводится 18 ячеек на каждый рабочий день. Стоит отметить, что форма эта едина на территории России, Республики Беларусь и Украины. Способы заполнения и информация, отражаемая в регистре, в этих странах относительно кассовых операций идентичны.

Расходные операции из кассы

Информация о выданных из кассы денежных средствах также должна быть отражена в книге кассира-операциониста. Образец заполнения РБ ничем не отличается от российского. В журнале кассира отражается итоговая сумма, которая была выдана на нужды организации и в качестве возвратов покупателям. Но все операции должны быть оформлены расходным кассовым ордером по всем правилам.

Книга кассира-операциониста: образец заполнения при возврате

В деятельности любой фирмы случаются возвраты проданных товаров. Законодательством предусмотрен ряд случаев, в которых продавец не имеет права отказать потребителю в возврате продукции, если она не подошла по каким-либо характеристикам либо имеет заводской брак. Операции по возвратам в виде итоговой суммы отражаются в книге кассира-операциониста. Образец заполнения возврата не отличается от других расходных операций. Единственное отличие — в большинстве случаев покупатель, прежде чем получить назад свои деньги, должен написать заявление на имя руководителя организации. К заявлению обязательно должен быть приложен чек о покупке.

Бизнес
Как вести правильно кассовую книгу. Кассовая книга: образец заполнения

В соответствии с отечественным законодательством, всем организациям предписано хранить свободные финансы в банке. При этом большую часть расчетов юрлица должны производить между собой в безналичной форме. Для наличног…

Финансы
4-ФСС: образец заполнения. Правильное заполнение формы 4-ФСС

Изменения в налоговом законодательстве, вступившие в силу с начала 2017 года, привели к тому, что администрирование практически всех обязательных уплат во внебюджетные фонды оказалось закрепленным за налоговиками. Иск…

Закон
Заполнение карточки Т-2: образец. Личная карточка работника

В круг обязанностей работника отдела кадров входит заполнение карточки Т-2. Образец бланка и правильное внесение в него необходимой информации являются обязательными условиями для правильного ведения учета.Пра…

Закон
Как составить завещание правильно, чтобы его не оспорили: образец

Деление имущества, оставленного гражданином после смерти, — это то, что приносит массу проблем. Даже самые дружные семьи могут из-за дележки рассориться. Наследодателям при жизни не хочется оставлять кого-нибудь из на…

Закон
Пример заполнения заявления на загранпаспорт нового образца. Правильное заполнение заявления на загранпаспорт нового образца

Анкета для загранпаспорта размещается всего на двух листах формата А4, но заполнить её зачастую довольно-таки сложно: малейшая ошибка приводит к отказу в выдаче биометрического документа. Анкета должна заполняться стр…

Закон
Правильное заполнение больничного листа – основание для выплаты пособия

Больничный лист, или листок нетрудоспособности, – это бланк строгой отчетности и документ, который, с одной стороны, подтверждает факт нетрудоспособности работника и является основанием для его невыхода на рабоч…

Бизнес
ТТН — это что? Как правильно заполнить ТТН? Образец заполнения ТТН

ТТН – это товарно-транспортная накладная, которая обязательно оформляется при перевозке любых товарно-материальных ценностей с помощью автомобильного транспорта. Составляя этот документ, водитель подтверждает ф…

Закон
Похозяйственная книга: образец заполнения. Порядок ведения похозяйственных книг

До 1997 года, пока не вступил в силу закон о государственной регистрации всего имущества и совершения с ним сделок, все данные по кадастровому учету земли заносились в похозяйственную книгу. На тот момент этим занимал…

Бизнес
Приходные и расходные кассовые ордера: порядок оформления, правила заполнения и образец

Приходные и расходные кассовые ордера выступают в качестве первичных документов. Они подтверждают финансовые операции, связанные с выдачей и приемом денежных средств. Оформление приходных и расходны…

Бизнес
Образец и пример расписки: как правильно написать?

Многие люди, одалживая некоторые суммы, даже не задумываются о том, что могут не получить их обратно. В результате им приходится долгое время выискивать должника и уговаривать возвратить одолженные деньги. В таких слу…

Кассовый журнал как правильно вести

Журнал кассира-операциониста

Для учета наличных денежных средств, которые были получены предприятием (организацией) с использованием ККМ, ведутся специальные журналы:

  • Регистрационный журнал показаний суммирующих и денежных счетчиков ККМ (работают без кассира, заполняется по форме № КМ-5 ).
  • Журнал кассира-операциониста (заполняется по форме № КМ-4).

Функции журнала

В организации может быть только одна главная касса и множество операционных. Функция главной кассы – прием денежных средств (выручки) из операционных, на каждую из которых заводят свой журнал. С его помощью ведется учет операций прихода и расхода наличных денежных средств (выручки) по каждому кассовому аппарату организации.

Данный журнал – контрольно-регистрационный документ показаний счетчиков. Его ведет кассир-операционист. Записи указывают в хронологическом порядке шариковой ручкой или чернилами. На одной строке отмечают операции за одну смену или рабочий день кассира. Z-отчеты, которые снимают с ККТ, являются основанием для записей.

К работе журнал подготавливают аналогичным способом, что и кассовую книгу. Он должен быть пронумерован, прошнурован, подписан главным бухгалтером и руководителем организации, налоговым инспектором. Кроме того, на документе должна присутствовать печать предприятия (организации). Последний лист содержит общее количество страниц, а также запись о том, что журнал пронумерован, прошнурован и содержит определенное количество листов.

Заполнение и ведение журнала

Образец заполнения журнала кассира-операциониста формы КМ-4

Журнал кассира ведут следующим образом: в начале смены или рабочего дня в графах с первую по третью кассир отмечает смену или дату, номер отдела и свои ФИО.

В графу 4 вписывают порядковый номер счетчика (отчет фискальной памяти) на окончание предыдущей смены или рабочего дня.

Графа «Показания» заполняется только при перерегистрации, проверке, передаче в ремонт или снятии машины с учета сотрудником центра технического обслуживания или налоговой инспекции. В дальнейшем кассир дожжен переписать данный показатель.

До начала смены или рабочего дня кассиром в графе записываются показания денежного счетчика на начало дня, которые заверяются в графах 7 и 8 подписями кассира и представителя администрации предприятия соответственно.

По окончанию смены или рабочего дня кассир в графе 9 записывает конечные показания счетчика.

В графу 10 вписывают сумму выручки за смену или день, которая должна быть равна разнице между графами 9 и 6.

Графы 11-14 содержат сведения о том, что в конце дня сдает кассир в главную кассу:

  • наличные деньги (графа 11);
  • количество и сумма оплаченных документов (графы 12, 13);
  • общая сданная сумма в главную кассу на конец дня (графа 14, равная сумме граф 11 и 13).

Графы 12, 13 заполняют при оплате товара кредитной картой. Фактически денежные средства поступают не в кассу, а на расчетный счет предприятия. Однако выручку следует все равно провести через кассу. Таким образом, графа 12 содержит данные о количестве операций по кредитным картам, а графа 13 – выручку по ним.

Необходимо обратить внимание, что именно по этой причине сумма Z-отчета не соответствует наличным средствам.

Графа 15 содержит записи о суммах, которые были выписаны по возвращенным чекам (основание данных – акт о возврате денежных средств клиентам по неиспользованным чекам в кассу, форма № КМ-3) и количество нулевых чеков, напечатанных за смену или рабочий день.

По окончанию смены или дня кассиром составляется справка-отчет по форме № КМ-6. которая сдается вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

Сделанные записи подтверждаются подписями старшего кассира, кассира-операциониста и администратора предприятия (организации) после проверки фактической выручки, показаний счетчиков на конец смены или дня. Для этого заполняют графы 16-18. Приказами утверждаются конкретные лица, которые должны проверять, принимать и подтверждать выручку, сданную кассиром.

Если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с фактической выручкой, то выясняются причины расхождения, а выявленные излишки или недостачи заносят в определенные графы журнала кассира.

Помарки или подчистки в данном документе недопустимы.

Журнал кассира-операциониста

Вносимые исправления оговариваются и заверяются подписями кассира, главного бухгалтера и руководителя организации.

Заполненные журналы должны храниться на предприятии не менее пяти лет.

При использовании нескольких ККТ дополнительно заполняется форма № КМ-7. содержащая данные о показаниях счетчиков машин и выручке предприятия.

Как заполнять журнал кассира?

Для получения информации о выручке и функционировании современных кассовых аппаратов был создан журнал кассира-операциониста. Это важный бухгалтерский документ, который должен прилагаться к любой рабочей операционной кассе и фиксировать периодические поступления денежных средств.

Правила заполнения кассового журнала

Каждый человек, принятый на должность кассира, обязан научиться и понять, как правильно заполнять журнал. В настоящее время широко используется форма журнала КМ-4. Записи в журнале выполняются шариковой ручкой с синими чернилами. Одна строка документа фиксирует данные за один рабочий день. Основанием для журнальных записей становится Z-отчёт, выполненный в конце смены, а записи в журнале ведутся в строгом хронологическом порядке.

Правильно оформленный журнал имеет нумерацию на каждой странице и прошнурованный вид. Журнал обязательно должен иметь печать организации, подписи налоговых органов и руководителя предприятия. Открыв журнал кассира, можно увидеть таблицу с 18 колонками, каждую из которых необходимо правильно заполнить после закрытия смены.

Как заполнять журнал кассира-операциониста:

  • В 1-ой колонке следует отметить дату рабочего дня;
  • Во 2-ой колонке обозначается номер секции, если есть подразделение на отделы;
  • В 3-ей колонке пишется фамилия, имя и отчество кассира, сдающего смену. Запись можно сделать один раз на странице, а в дальнейшем просто ставить специальный значок, если за кассой всегда один и тот же работник;
  • В 4-ой колонке следует поставить номер отчёта фискальной памяти, который можно увидеть на Z-отчёте в конце смены;
  • 5-я заполняется редко из-за больших споров и разногласий по поводу её значения, лучше поставить прочерк. Налоговая служба не придаёт ей особого значения, так как она не несёт важной информации;
  • 6-я показывает сумму денежных счётчиков на начало смены. Обычно, число переписывается с предыдущей смены, но некоторые кассовые аппараты не выводят это показание и его приходится высчитывать самостоятельно;
  • В 7-ой колонке обязательна ежедневная подпись кассира-операциониста;
  • В 8-ой колонке регулярно расписывается администратор;
  • В 9-ую колонку переписывается сумма из Z-отчёта, показывающая итог счётчика по завершении рабочего дня;
  • В 10-ой фиксируется сумма выручки за прошедший день в рублях и копейках, которые отделяются друг от друга дефисом. Обязательно нужно проверить совпадение суммы, указанной в отчёте, с денежной выручкой, полученной в результате применения формулы: 9 графа – 6 гр. = 10 гр.;
  • В 11-ой кассир должен указать фактическую выручку, полученную за смену;
  • В 12-ой необходимо указать сумму безналичных платежей;
  • В 13-ой отмечается сумма, получившаяся при пробитии по кредитным картам и чекам, то есть по платёжным документам;
  • В 14-ой колонке должна быть общая денежная сумма наличных и безналичных платежей;
  • 15-ая отражает сумму возвратов от покупателей, а также ошибочно пробитых чеков. Возвращать деньги покупателям без пробития чеков можно только в текущую смену, в противном случае потребуется составление Расходного кассового ордена;
  • 16-ая, 17-ая и 18-ая колонки нужны для подписи кассира, администратора, руководителя.

Что делать, если допущена ошибка в журнале кассира

Когда кассир не имеет достаточного количества навыков и не разобрался до конца, как заполнять кассовый журнал, могут возникать ошибки. Существуют правила исправления ошибок, в соответствии с которыми разрешено зачёркивать неправильную запись одной чертой, а рядом указывать правильную информацию с пометкой «исправлено». Исправления обязательно заверяются подписями кассира, администратора и руководителя.

Запрещено использовать для удаления неверных записей специальные корректирующие вещества, а также поверх старой суммы наносить новую.

Нужно ли делать отчёт, если в течение дня не пробивались чеки?

Бывают ситуации, когда за всю смену не было совершено ни одной покупки, кассовый аппарат не выдал ни одного чека. В таком случае можно не заполнять документ, тем более снять Z-отчёт не получится.

При желании на аппарате можно сделать один нулевой чек, и по окончанию смены заполнить журнал на основании получившегося отчёта. Также следует знать, что если смена не была закрыта вечером по каким-то причинам, можно сделать отчёт утром или даже через день, только необходимо провести выручку задним числом и оставить свободную строку в журнале.

Знания о том, как заполнять журнал, являются важным моментом в работе кассира-операциониста и помогают ему контролировать поступление и расход денежных средств. Кассовый журнал КМ-4 – это серьёзный документ, находящийся под контролем налоговой службы, поэтому следует ответственно относиться к его заполнению.

Журнал кассира-операциониста. Форма КМ-4

  • Кассовые ордеры
  • Кассовая книга
  • Платежный ордер
  • Аккредитив
  • АО-1. Авансовый отчёт
  • Акт сверки взаиморасчетов
  • Бланк товарного чека
  • Документы по учету ККМ
  • Платежное поручение
  • Платежное требование
  • Инкассовое поручение
  • Книга учета денежных средств
  • Объявление на взнос наличными
  • Журнал регистрации кассовых документов

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Класс365

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Заполнить и скачать бланк журнала КМ-4 (Excel)

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденноподробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал кассира

Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Графа 5 остаётся пустой. Данная графа заполняется при проверке, перерегистрации, снятии кассового аппарата с учёта или при передаче его в ремонт. Заполняется сотрудником налоговой инспекции или работником центра технического обслуживания.

Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.

Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.

Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.

Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с программой Класс365 уже сегодня!
Без затрат, установки и обучения персонала.

Комментариев пока нет!

Как заполнить журнал кассира-операциониста

Внимание!
Данная статья актуальна только для касс старого образца.
С информацией о фискальных документах онлайн касс можно ознакомиться здесь

В сегодняшней нашей статье мы рассмотрим такое понятие как отчет с гашением. У данного понятия есть несколько синонимов таких как: закрытие смены, вечерний отчет, но наиболее известен этот отчет как «Z-отчет». Именно термином «Z-отчет» мы и будем пользоваться.

Программа всей контрольно-кассовой техники устроена таким образом, что если была открыта смена (а это либо специальный документ «открытие смены» либо любой чек), то эту смену необходимо закрыть. При этом продолжительность смены не может превышать 24 часов. Как раз для закрытия смены и существует Z-отчет. Этот отчет является одним из важнейших документов, которые необходимо хранить и на основании которых заполняется журнал кассира-операциониста.

Виды, регистрация Z-отчетов

В зависимости от модели кассовой техники отчеты могут распечатываться как в полном виде, т.е. сначала распечатывается электронный журнал, в котором показаны все продажи произведенные за смену, так и в сокращенном виде — только сам Z-отчет. Стоит отметить, что после ввода в состав кассовых аппаратов и фискальных регистраторов блока ЭКЛЗ, бумажная контрольная лента перестала быть обязательной, поэтому распечатка электронного журнала может потребоваться только для контроля продаж и как следствие, большинство ККМ и ФР позволяют отключить распечатку контрольной ленты в Z-отчете.

Внешне, отчеты распечатанные на разной ККТ, могут быть не похожи друг на друга, но на всех отчетах, в обязательном порядке присутствуют данные (дата, номер отчета, сумма выручки, необнуляемый итог и др.), на основании которых заполняется журнал кассира-операциониста:

№ графы Название графы Порядок заполнения
1. Дата (смена). Дата снятия Z-отчета. Печатается на Z-отчете.
2. Номер отдела (секции). Номер отдела, если необходимо посекционное заполнение журнала. Обычно не заполняется.
3. Фамилия, имя, отчество кассира. Фамилия, и., о. кассира, работающего на данной кассовой машине.
4. Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены). Не заполняется.
5. Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего кол-во перевод показаний суммирующего счетчика. Номер Z-отчета. Печатается на Z-отчете.
6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. Накопительный итог по Z-отчету предыдущего дня работы. Печатается на Z-отчете.
7. Подпись кассира. Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине.
8. Подпись администратора. Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации.
9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. Накопительный итог по Z-отчету текущего дня работы. Печатается на Z-отчете.
10. Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. Сумма продаж за смену. Печатается на Z-отчете. Примечание: при оформлении возврата сумма выручки уменьшается на сумму возврата (графа 15).
11. Сдано наличными, руб. коп. Сумма сданной наличной выручки за смену. Печатается на Z-отчете. Равна 10-й графе, если все оплаты производятся за наличный расчет.
12. Сдано, оплачено по документам, кол-во. Количество операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет.
13. Сдано, оплачено по документам, сумма, руб. коп. Сумма операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет.
14. Сдано всего, руб. коп. Сумма сданной выручки за смену (= графа 11 + графа 13). Печатается на Z-отчете. Равна 10-й графе, если все оплаты производятся за наличный расчет.
15. Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. Сумма возврата за текущую смену (по акту по форме №КМ-3). Примечание: чек возврата на кассовом аппарате не пробивается.
16. Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира. Деньги и оплаченные счета сдал. Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине.
17. Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора (старшего кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял. Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации.
18. Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя (старшего кассира). Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации.

Конечно, в зависимости от модели ККТ, эти данные могут находиться в разных местах чека, поэтому с внешним видом Z-отчета необходимо заранее ознакомиться пройдя обучение работе на конкретной модели кассового аппарата или просто ознакомиться с инструкцией по эксплуатации, которая входит в комплект поставки любой модели ККТ.

Основные вопросы и ошибки снятия Z-отчетов

В «идеальных» условиях порядок работы на кассовом аппарате следующий: утром открыли смену, в течении дня регистрируете продажи, вечером закрываете смену. Но реальная работа заметно отличается от идеальной. Конечно же, могут возникать нюансы или откровенные ошибки. Давайте рассмотрим основные вопросы, которые могут возникать при закрытии смены. Сразу стоит оговориться, что ответы на вопросы, в большей степени основываются на «мнении» налоговых органов по тем или иным ситуациям.

Правильное заполнение книги кассира-операциониста (образец)

  1. Если в один день снимается несколько Z-отчетов, то каждый из них заносится в журнал отдельной строкой (а не одной общей суммой за день)
  2. В случае отсутствия продаж в какой-либо день (смена не открывалась и Z-отчет не снимался) в журнал кассира никакие записи не заносятся (писать слово "выходной" и т.п. — ошибка)
  3. Если произошел сбой в работе ККМ и на Z-отчете отобразились недостоверные (искаженные) данные: некорректная сумма, ошибочная дата и т.п., то следует незамедлительно уведомить об этом ЦТО (а не исправлять некорректные данные на чеке снятого Z-отчета).
  4. Если Z-отчет был утерян, то восстановить отчет невозможно. Для выяснения параметров отчета (дата, номер, сумма продаж) можно распечатать отчет по блоку ЭКЛЗ. О случившемся, необходимо написать объяснительную записку (в произвольной форме) и записать показания отчета в журнал кассира-операциониста.

  5. Если рабочая смена начинается в один день, а заканчивается в другой (т.е. переходит через 0 ч. 00 мин.), то надо снимать один Z-отчет до 0 часов, например в 23 часа 59 минут, а второй Z-отчет уже по завершении смены.
  6. Если при заполнении журнала кассира-операциониста произошла ошибка, то все исправления должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. На каждое исправление желательно составлять внутренний акт в произвольной форме.

Конечно, абсолютно на все вопросы в рамках этой статьи ответить невозможно, но если после прочтения материала некоторые аспекты Вам стали понятнее, то это уже хорошо.

Примеры Z-отчетов самых распространенных моделей кассовых аппаратов и фискальных регистраторов:

Z-отчет ККМ АМС 100К

Z-отчет АМС 100МК

Z-отчет ККМ Меркурий 115К

Z-отчет ККМ Меркурий 130К

Z-отчет ККМ Меркурий 180К

Z-отчет ККМ Элвес Микро К

Z-отчет ККМ Элвес МКК

Z-отчет ККМ Орион 100К

Как заполнять журнал кассира-операциониста

(Форма КМ-4)

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов", заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.

Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка "исправлено" с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы).

1) Покупатель должен обязательно предоставить чек.

2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана.

3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается!

4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром.

Журнал кассира — операциониста. Форма КМ-4. Заполнение.

Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются.

Скачать Форму КМ-3 (Акт о возврате денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам).

В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек. Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста.

Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше». Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов.

Переходим к заполнению журнала.

Графа 1: Дата (смена)

Записывается дата смены, которая указана в Z-отчете.

Графа 2: Номер отдела (секции)

Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.

Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира.

Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить —-//—-.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены).

Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).

Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.

По поводу этой графы очень много разногласий. Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то — порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т.к. она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.

Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день). Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.

Графа 7: Подпись кассира.

Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 8: Подпись администратора.

Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.

Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.

Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле:

Графа 10 = Графа 9 – Графа 6

ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.

Графа 11: Сдано наличными, руб. коп.

Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены. Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле:

Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15

Графа 12: Оплачено по документам, количество.

Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), т.е не за наличные деньги. Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп.

Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), указанным в Графе 12.

Графа 14: Сдано всего, руб. коп.

Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то

Графа 14 = Графа 10 – Графа 15

Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.

Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3.

ВНИМАНИЕ! Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем. В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.

Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира.

Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора.

Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя.

Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста для приведенного ниже случая:

19.11.2010: кассовый аппарат зарегистрирован в налоговой инспекции и установлен на торговой точке.

20.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0002. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 13550-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13551-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было.

В Графе 1 пишем «20.11.10»

В Графе 2: “ — “

В Графе 3: ФИО кассира

В Графе 4: «0002»

В Графе 5: “ — “

В Графе 6: «1-11»

записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (Z-отчет № 0001 снимается при регистрации в налоговой инспекции на сумму 1-11).

В Графе 7 и Графе 8 подписи.

В Графе 9: «13551-11»

указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.

В Графе 10: «13550-00»

Рассчитываем по формуле:

Графа 10 = Графа 9 – Графа 6

13551,11 – 1,11 = 13550,00

Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.

В Графе 11: «13550-00»

Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 13550,00 — 0,00 — 0,00 = 13550,00

В Графе 12 “ — “

(Оплат по картам не было)

В Графе 13 “ — “

(Оплат по картам не было)

В Графе 14: «13550-00»

Т.к.

не было оплат по картам, то

Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 13550,00 – 0,00 = 13550,00

В Графе 15 “ — “

(возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)

В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

21.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

22.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

23.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0003. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 200-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13751-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

В Графе 1 пишем «23.11.10»

В Графе 2: “ — “

В Графе 3: “ — “

В Графе 4: «0003»

В Графе 5: “ — “

В Графе 6: «13551-11»

записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 20.11.2010).

В Графе 7 и Графе 8 подписи.

В Графе 9: «13751-11»

указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.

В Графе 10: «200-00»

Рассчитываем по формуле:

Графа 10 = Графа 9 – Графа 6

13751,11 — 13551,11 = 200,00

Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)

Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.

В Графе 11: «200-00»

Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 200,00 — 0,00 — 0,00 = 200,00

В Графе 12 “ — “

(Оплат по картам не было)

В Графе 13 “ — “

(Оплат по картам не было)

В Графе 14: «200-00»

Т.к. не было оплат по картам, то

Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 200,00 – 0,00 = 200,00

В Графе 15 “ — “

(возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)

В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

24.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0004. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 20516-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 34267-11.

Во время смены покупателем был возвращен товар, купленный в эту смену, сумма чека составила 5154,00. По кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

В Графе 1 пишем «24.11.10»

В Графе 2: “ — “

В Графе 3: “ — “

В Графе 4: «0004»

В Графе 5: “ — “

В Графе 6: «13751-11»

записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 23.11.2010).

В Графе 7 и Графе 8 подписи.

В Графе 9: «34267-11»

указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.

В Графе 10: «20516-00»

Рассчитываем по формуле:

Графа 10 = Графа 9 – Графа 6

34267,11 — 13751,11 = 20516,00

Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)

Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.

В Графе 11: «15362-00»

Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям, но были возвраты денег покупателям, то

Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 20516,00 — 0,00 – 5154,00 = 15362,00

В Графе 12 “ — “

(Оплат по картам не было)

В Графе 13 “ — “

(Оплат по картам не было)

В Графе 14: «15362-00»

Т.к. не было оплат по картам, но были выплаты покупателям, то

Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 20516,00 – 5154,00 = 15362,00

В Графе 15 “ 5154-00 “

(сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)

В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

25.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0005. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 3000-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 37267-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было. Была произведена одна оплата кредитной картой на сумму 500 рублей. Кассир не изменился.

В Графе 1 пишем «25.11.10»

В Графе 2: “ — “

В Графе 3: “ — “

В Графе 4: «0005»

В Графе 5: “ — “

В Графе 6: «34267-11»

записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 24.11.2010).

В Графе 7 и Графе 8 подписи.

В Графе 9: «37267-11»

указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.

В Графе 10: «3000-00»

Рассчитываем по формуле:

Графа 10 = Графа 9 – Графа 6

37267,11 — 34267,11 = 3000,00

Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)

Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.

В Графе 11: «2500-00»

Т.к. не была оплата по кредитной карте, но возвратов покупателям не было, то

Графа 11 = Графа 10 – Графа 15 –Графа 13 = 3000,00 – 0,00 – 500,00 =2500,00

В Графе 12 “ 1 “

(Количество оплат по картам)

В Графе 13 “ 500,00 “

(Сумма оплат по картам)

В Графе 14: «3000-00»

Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 3000,00 – 0,00 = 3000,00

В Графе 15 “ — “

(сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)

В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

Как заполнять журнал кассира — операциониста

  1. Журнал кассира — операциониста содержит 18 граф.

В графе №1 — указывается текущая дата.

В графе №2 — номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККТ обслуживает несколько торговых сек-ций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 — фамилия, имя, отчество кассира — операциониста.

В графе №4 — номер гашения.

В графе №5 — указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.

В графе №6  — показания счетчика «Гросс итого» на начало дня. Эту сумму ККТ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня — это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.

В графах №7 и №8 — указываются соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 — показания счетчика «Гросс итого» на конец дня. Если ККТ не указывает в Z-отчете показания счетчика «Гросс итого», то его можно записать путем суммирования граф №6 и №10.

В графе №10 — сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разница между графами №9 и №6.

В графе №11 — сумму наличных денежных средств (выручку).

В графах №12 и №13 — соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п.), если они принимаются организацией и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.

В графе №14 — указывается общая сумма выручки (№11+№13).

В графе №15 — отражается сумма денег возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам).

                            В графе 16,17, 18 — указываются подписи соответствующих должностных лиц организации

Каждый снятый Z-отчет — это отдельная запись в журнал кассира-операциониста.

Образец заполнения кассовой книги

Соответственно, если за смену снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале соответствует количеству этих отчетов. Поэтому могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККТ, ни закона о применении ККТ.

При заполнении журнала в основном заполняются следующие графы:

— графа № 1 — дата снятия отчета (закрытия смены);

— графа № 3 — ФИО кассира;

— графа № 4 — номер Z-отчета (закрытие смены);

— графа № 6 — показания главного суммирующего денежного счетчика на начало смены;

— графа № 9 — показания главного суммирующего денежного счетчика на конец смены;

Графы 6 и 9 учитывают один и тот же счетчик ККМ. Понятно, что показания счетчика на конец смены (после снятия Z-отчета) всегда совпадают с показаниями этого же счетчика на начало следующей смены. Отличия в записи этих граф могут появиться только в случае возникновения неких неисправностей ККМ повлекших изменения показания самого суммирующего счетчика. Однако такие изменения, в любом случае должны быть зафиксированы специалистом ЦТО. Это — техническое заключение и акт об изменении показаний счетчиков. Поэтому само переписывание граф может показаться глупым, но при этом является общепринятым правилом. Показания же самого суммирующего счетчика можно найти непосредственно на Z-отчете.

— графа № 10 — сумма выручки за день, согласно показаниям соответствующего счетчика. Определяется как разница между графами 9 и 6;

Графа 10 содержит показания соответствующего счетчика ККМ (приводится на X и Z отчетах) регистрирующего сумму продаж за текущую смену. Показания  счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ.

— графа № 11 — сумма наличных денежных средств — выручка;

— графа № 14 — общая сумма сданных кассиром денежных средств на конец смены за текущую смену;

— графа № 15 — отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам);

— графы № 16, 17, 18 — подписи соответствующих должностных лиц организации.

Пропуски между номерами теоретически могут возникнуть в случае определенных неисправностей ККМ, повлекших изменения показаний этого счетчика, что сопровождается обязательно техническим заключением и актом об изменении показаний счетчиков со стороны ЦТО.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *