Как заверить прошитые копии документов

Как правильно заверить копию документа

Помещено в тему: Оформление документов

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него.

Как правильно заверить копию документа — образец?

Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров                                       Подпись                Т.В. Краснополянская
28.12.2014                 Печать

 
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 115 комментариев

Оставить комментарий

Как прошивать документы для налоговой при регистрации ИП и проверках, надо ли это делать, и как правильно заверить копию.

Прошивка документов при регистрации ИП

При подаче документов на регистрацию ИП в налоговый орган Заявление о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (форма № Р21001) можно предоставить, просто скрепив документ скрепкой или степлером. Требования к оформлению документов, представляемых при государственной регистрации индивидуальных предпринимателей (как и юридических лиц, и КФХ), утверждены Приказом ФНС № ММВ-7-6/25@ от 25.01.2012 г., и не содержат положений о необходимости прошивки многостраничных документов.

В законодательных нормативах отсутствуют требования об обязательной прошивке документов, в том числе заявлений, предоставляемых заявителем в регистрирующий орган лично, что дополнительно подтверждено Письмом ФНС от 25.09.2013 г. №СА-3-14/3512@.

Правила о необходимости делать сшивы утратили силу с 04.07.2013 г. в связи с прекращением действия Приказа ФНС от 01.11.2004 г.

Как заверить копию документа у нотариуса

№ САЭ-3-09/16@.
В случае обращения в налоговый орган через представителя либо направления заявления почтовым отправлением (т.е. не лично), копии документов, а также подпись заявителя на заявлении, должны быть удостоверены нотариально. В этом случае нотариус самостоятельно все прошьет и заверит.

Еще больше полезной информации для ИП на сайте справочник-предпринимателя.рф

Как правильно сшить документы при запросе налоговой в рамках проверки

При предоставлении по требованию налоговых органов, сделать и заверить одну прошивку из всех или нескольких документов нельзя – это не соответствует требованиям ст. 93 Налогового кодекса.
Необходимость заверки каждого документа отдельно при предоставлении копий в ФНС подтверждена разъяснениями Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 29.10.14 № 03-02-07/1/54849 и судебной практикой (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09, постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 04.05.12 № А75-10184/2011).

Документы из нескольких страниц

Многостраничные документы можно заверить на каждом листе (как это сделать для отдельной страницы, приведено ниже) либо прошить.

Отметка о заверении копии делается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (Письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

При сшиве документа листы нумеруются, на оборотной стороне последней страницы (либо на отдельном листе) проставляются следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, расшифровка подписи (инициалы, фамилию), дата. Отметка о заверении копии должна также содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Слова «скреплено печатью» и непосредственно оттиск печати предприниматель проставляет при ее наличии.

Принимая во внимание судебную практику, при заверении копий целесообразно учитывать Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003).

В соответствии с Указом № 9779-X в прошивку необходимо добавить фразу, указывающую на место хранения подлинника.
Эскиз отметки о заверении копии (скачать в формате word)

    • на угловой прошивке
    • на боковой прошивке

    Согласно разъяснениям ФНС, при прошивке многостраничных экземпляров необходимо:

        • обеспечить возможность свободного чтения текста каждой страницы;
        • исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении;
        • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельной страницы в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии в суд);
        • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

        Требования о заверении каждого листа многостраничного документа неправомерны (письмо Минфина России от 07.08.14 № 03-02-Р3/39142).

        Иные требования (например, о необходимости прошивки «на угол» либо «через три дырки») отсутствуют.

        Налоговый орган указывает на возможность следовать существующим в деловой практике способам заверения. Таким образом, можно, например, соблюдать правила о проставлении подписи и печати таким образом, чтобы они затрагивали часть прошивки и часть последнего листа пачки.

        Согласно ст. 93 НК РФ направить документы в ФНС, в том числе, затребованные в ходе проверки, можно электронно. Использование сервиса для электронного документооборота с налоговой значительно экономит время. Сравнение функционала самых популярных интернет-бухгалтерий для ИП на УСН и ЕНВД можно посмотреть в статье «Бухгалтерия онлайн: все возможности для ИП«

        Одностраничные документы

        Документ, состоящий из одного листа, должен быть заверен отдельно, сшивать несколько документов вместе не следует.
        Внизу страницы (если она содержит подпись – ниже реквизита «подпись») проставляются: заверительная надпись («Верно»), должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения (ГОСТ Р 6.30-2003), указывается место хранения подлинника (Указание № 9779-X).
        Эскиз отметки о заверении копии

        Штрафы за неправильное предоставление копий документов в ФНС

        При предоставлении в налоговый орган подшивки нескольких документов, заверенных только на последнем листе, санкции ФНС, в случае их применения, можно оспорить (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.12 № А75-10185/2011 и ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012).

        Согласно указанным решениям, предоставление налогоплательщиком в ФНС подшивки документов, заверенных одной надписью, нельзя считать непредставлением документов. Соответственно санкции можно считать неправомерными, однако данный факт возможно придется доказывать в суде.

        В каждой организации существует потребность в выдаче копий различных документов, выписки из приказов и т.д. Чтобы они имели юридическую силу, необходимо их правильно оформлять, а в частности заверять. Поэтому давайте рассмотрим, как правильно оформить отметку, заверяющую копию необходимого документа, в соответствии с требованиями к реквизитам документов, отраженным в существующих правилах делопроизводства.

        На свободном месте внизу последнего (или единственного) листа заверяемого документа, после основного текста необходимо отразить сведения следующего содержания:

        • желательно включить пункт о местонахождении подлинника документа, а в органах федеральной власти – это обязательно;
        • сделать заверительную надпись «ВЕРНО», двоеточие ставить не нужно;
        • должностное положение лица, заверяющего копию;
        • его личная подпись;
        • расшифровка подписи;
        • дата, когда был заверен документ;
        • печать организации в случае отправления документа в другую организацию.

        Представляем вашему вниманию образец того, как надо заверять копии документов:

        Подлинник документа в деле ОАО «Умница» № 02-04 за 2013 год.

        Верно

        Генеральный директор Подпись Р.Д.

        Страна Советов

        Крашенинникова

        17.12.2013 Печать

        Порядок заверения копий документов, имеющих достаточно большое количество страниц, на данный момент не имеет единых требований, касающихся в частности способа скрепления листов, оформления и содержания надписи на наклейке и т.п. Взяв за основу собственный опыт, можем посоветовать следующий способ заверения копии многостраничного документа:

        • нумерация листов;
        • их скрепление при помощи нити или металлических скоб;
        • приклеивание на место скрепления бумажной наклейки;
        • наклейка содержит сведения о количестве листов в документе (например, «в копии всего 23 листа» или «Прошит и пронумерован 31 лист») и подпись (с расшифровкой) сотрудника, который заверил документ;
        • штамп печати на наклейке, как правило, он затрагивает ее только частично.

        Скреплять листы необходимо в обязательном порядке. Недопустим вариант с проставлением на каждой странице документа (с большим количеством страниц) отметки «ВЕРНО».

        Полученная информация поможет вам заверить копию нужного документа грамотно и правильно.

        Консультация юриста

        Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

        1. Оригиналы
        2. Нотариально заверенные копии
        3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

        Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

        Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

        1. Руководителем юридического лица
          Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.

          Как заверить копию документа

        2. Главным бухгалтером
          Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
        3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
          Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
        4. Иным работником юридического лица.
          Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
          • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
          • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
          • Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

          • Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
            Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
            • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
            • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
            • Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

            Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

            Требования к печати индивидуального предпринимателя:

            Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

            Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

            Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

            • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
            • должность лица, заверившего копию,
            • личная подпись лица, заверившего копию,
            • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
            • дата заверения,
            • печать организации/ИП.
            • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

            Пример

            Верно/Копия верна
            Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
            Дата
            Печать

            НазадВерсия для печати

            Обратите внимание!

            Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

            • копия паспорта — 3-х дней
            • копии остальных документов — 1 месяца

            Добавить комментарий

            Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *