Многодневный путевой лист

Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист

Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2018 год и правила заполнения бланка, в статье.

Компания обязана оформлять путевые листы автомобиля, если использует транспортные средства в своей деятельности. Они нужны, чтобы подтвердить расходы на ГСМ и обслуживание автомобиля. Кроме того, без них запрещена перевозка грузов и пассажиров.

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).

Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).

Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).

Как оформить путевой лист на месяц

Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.

  1. Наименование и реквизиты организации. Запишите в бланке реквизиты компании — ИНН, КПП и другие данные.
  2. Наименование и номер документа. Укажите, на какое именно транспортное средство оформляете документ. Например, «путевой лист легкового автомобиля». На каждом документе ставьте штамп или печать, если она есть в организации.
  3. Сведения о сроке действия документа. Сведения включают дату, в течение которой можно использовать документ, если он составлен на один день. Если вы заполняете путевой лист на 1 месяц, укажите на нем первую и последнюю дату месяца, в течение которого будете использовать этот бланк.
  4. Сведения о собственнике (владельце транспортного средства). Если собственником является организация, то укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если предприниматель – ФИО, почтовый адрес и номер телефона.
  5. Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
    • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства.

      Путевой лист на месяц (бланк и образец заполнения)

      Если грузовой автомобиль используете с прицепом, полуприцепом – модель этого прицепа или полуприцепа;

    • государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа, полуприцепа;
    • показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
    • Сведения о водителе. Запишите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового его осмотра.

    Кроме того, можно добавлять в многодневный путевой лист (бланк выше) собственные реквизиты, которые необходимы организации. Но если вы пропустить хотя бы один обязательный реквизит «путевка» считается недействительной.

    Кто должен оформлять путевой лист легкового автомобиля на месяц

    Заполнение путевого листа на месяц поручите сотруднику, которого назначит директор. Например, это может быть секретарь или диспетчер. Сотрудник оформляет документ и передает его под расписку водителю. При этом водитель обязан сдать предыдущую «путевку».

    При выезде и возвращении автомобиля в гараж документ проверяет механик или иной сотрудник, отвечающий за эксплуатацию транспортных средств. Этот работник проверяет показания одометра, расход топлива и прочие показатели. Затем ставит свою подпись, ФИО или штамп.

    Образец путевого листа на неделю легкового автомобиля

    Для чего нужен путевой лист

    В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового транспортного средства. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя.

    Нововведения 2018 года

    С 15.12.2017 вступили в силу изменения порядка заполнения путевок, утвержденные приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476. С нового года перечень обязательных реквизитов дополнен, теперь нужно указывать:

    • ОГРН организации (ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей);
    • дату и время предрейсового контроля технического состояния;
    • подпись и Ф.И.О. контролера.

    Как выглядит

    Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2018 утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2018 года практически не отличается от него. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

    Также можно самостоятельно разработать свою форму и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом есть обязательные реквизиты, которые долж­ны при­сут­ство­вать в таком блан­ке:

    • на­име­но­ва­ние и номер путевки;
    • срок дей­ствия;
    • соб­ствен­ни­к транс­порт­но­го сред­ства;
    • све­де­ния о транс­порт­ном сред­стве;
    • данные во­ди­те­ля.

    Путевой лист легкового автомобиля, форма 3

    Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

    Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в Журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

    Автотранспортные предприятия оформляют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако, если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

    Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

    При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

    Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

    Также в обязательном порядке должны быть проставлены отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

    На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

    Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

    Ответственность

    За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

    Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

    • организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
    • должностных лиц (например, руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *