На какой счет приходовать канцтовары

Содержание

Главная — Статьи

Учет канцелярских товаров

Канцелярские счета

Как гласит п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование канцелярских товаров оформляют приходным ордером по форме N М-4. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 "Учет МПЗ").
Поступающие на предприятие канцелярские товары на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) бухгалтер приходует по дебету счета 10. Выбрать субсчет для учета "канцелярки" организация вправе сама, ведь Инструкция по применению плана счетов позволяет организациям самостоятельно уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. Большинство предприятий для целей учета канцелярских товаров применяет счет 10, субсчет 9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

Мнения разделились

Оплата за канцтовары может быть осуществлена как безналичным путем, так и за наличный расчет, в том числе в розничных магазинах. В связи с этим у предприятий возникает вопрос: возможно ли принять к вычету суммы "входного" НДС, если "канцелярка" приобреталась подотчетным лицом в магазине, а подтверждающим сделку документом является кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой НДС?
Здесь мнения разделились. В Минфине полагают, что единственным документом, на основании которого НДС предъявляется к вычету, является счет-фактура. И продавец, даже предприятие розничной торговли, обязан ее выдавать покупателям — юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (Письма Минфина России от 9 марта 2010 г. N 03-07-11/51, от 19 марта 2004 г. N 04-03-11/42, от 3 августа 2010 г. N 03-07-11/335; Письмо МНС России от 13 мая 2004 г. N 03-1-08/1191/15@. Это требование, естественно, касается продавцов, применяющих общую систему налогообложения. Сложившаяся арбитражная практика, напротив, показывает, что организация или бизнесмен, приобретающие товары или материалы за наличный расчет у предприятий розничной торговли, вправе применить вычет и без счета-фактуры. Конституционный Суд РФ в Определении от 2 октября 2003 г. N 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. N 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму "входного" НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения п. 7 ст. 168 НК РФ.

Так и запишем

Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств. Обязательные признаки ОС приведены в п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденном Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н. Активы, соответствующие всем признакам ОС, стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п.

Учет канцелярских и хозяйственных товаров (Заболонкова О.)

5 ПБУ 6/01). Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по дебету счета 10. Для выполнения требования абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет "за балансом".

Карандаши и ручки — в утиль

Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а:
— лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8);
— требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11);
— накладная (типовая межотраслевая форма N М-15).
Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н). Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно. Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования "канцелярки" и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признать расход

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации") и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на "канцелярку". Однако в Письмах Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г. N 21-09/77274 такие затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Пример. В марте 2011 г. организация приобрела канцтовары у ООО "Скрепка+" на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб. Материалы поступили в организацию в полном объеме. Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура. Материалы оплачены безналичным путем. В этот же период подотчетным лицом в розничном магазине приобретены канцтовары на сумму 1416 руб. К авансовому отчету приложен товарный чек, в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС в сумме 216 руб. Все приобретенные материалы переданы в эксплуатацию.
Бухгалтер произведет в учете следующие записи:
Дебет 10.9 Кредит 60
— 15 000 руб. — поступили материалы от ООО "Скрепка+" (документирование: форма N М-4);
Дебет 19 Кредит 60
— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;
Дебет 60 Кредит 51
— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного счета (документирование: платежное поручение, выписка банка);
Дебет 68 Кредит 19
— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету (документирование: счет-фактура поставщика);
Дебет 60 Кредит 71
— 1416 руб. — получен и обработан авансовый отчет (документирование: а/о);
Дебет 10 Кредит 60
— 1200 руб. — оприходованы материалы (документирование: форма N М-4);
Дебет 19 Кредит 60
— 216 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;
Дебет 68 Кредит 19
— 216 руб. — входной НДС принят к вычету (документирование: чек с выделенной суммой НДС);
Дебет 26 (44) Кредит 10
— 16 200 руб. — канцелярские товары переданы в эксплуатацию (документирование: форма N М-11).
Для целей налогообложения прибыли стоимость канцелярских товаров, переданных в производство, учтена организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Калькуляторы — "упрощенцам"

Компании и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ), за исключением учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для целей исчисления единого налога расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Затраты на приобретение МПЗ "упрощенцами" на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.
Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в п. 17 указанного перечня. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со ст. 254 НК РФ. При этом в п. 5 ст. 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.
Минфин России в Письме от 27 октября 2010 г. N 03-11-11/284 "О порядке списания сырья и материалов в производство" разрешил "упрощенцам" учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы либо в момент погашения долга иным способом. Тем самым значительно упрощается процедура отражения в расходах затрат на ручки и карандаши для этой категории налогоплательщиков, ведь для отражения расходов на приобретение сырья и материалов не требуется передавать их в производство.

Примечание. Проблема ручек, ластиков, линеек
Оприходование и списание мелочей в виде ручек, ластиков и писчей бумаги, если соблюдать все требования действующего законодательства, превращаются в рутинный труд. Бухгалтеры считают эту работу ненужной и часто применяют методику учета, отличную от предложенной в законе. Чем это может обернуться, выяснила Наталья Семенова, бухгалтер компании "Альтаир".
Искажения в учете
Одни специалисты предлагают учитывать канцелярские товары, разделив их на однородные группы. Другие предлагают всю поступившую партию разноименных товаров приходовать как одну единицу и одновременно списывать в эксплуатацию без разделения по наименованиям. Говорят, что, закрепив в учетной политике такой способ учета "мелочевки" и используя в качестве расшифровки формы М-4 накладную поставщика, можно избежать претензий со стороны налоговых органов.
Есть вариант, когда канцелярские товары по накладной поставщика приходуются "по штукам". Тогда в приходном ордере М-4 указывают: "Канцтовары в количестве 30 штук".
Предлагают бухгалтеры и вариант, при котором "канцелярка" учитывается, минуя счет учета материальных ценностей, и сразу передается в эксплуатацию. При этом в учете формируется запись по дебету учета затрат (26, 44) и кредиту счета расчетов (60, 76). Ни один из предложенных способов не позволит выполнить требования ПБУ 5/01, ведь все предприятия в учете должны сформировать полную и достоверную информацию о запасах канцтоваров и обеспечить контроль за их наличием и движением.
Более того, нарушение методологии учета приведет к нареканиям со стороны налоговых органов, ведь вычет по НДС в отношении приобретенных материалов можно получить только после принятия их к учету.
Из всех перечисленных видов отражения в бухучете купленной "канцелярки" наиболее приемлем тот, при котором материалы делят на однородные группы, ведь согласно п. 3 ПБУ 5/01 "в зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. ".
Чековая ошибка
Коснемся еще одной проблемы. Часто в товарных чеках, которые прилагает подотчетное лицо в качестве оправдания своих трат, отсутствует расшифровка приобретенных канцтоваров по наименованиям. Бухгалтеры принимают такой документ к учету, забыв о требованиях ПБУ 5/01. Эта ошибка приводит к тому, что расходы на "канцелярку" не признают налоговые органы и пересчитывают компании сумму налога на прибыль с учетом исключенных расходов. На первый взгляд мелочь. Однако именно эта мелочь приводит к возникновению недоимки и начислению пеней. Поэтому рекомендуем требовать от подотчетных лиц соблюдать правило: в товарном чеке должен содержаться полный перечень приобретенных в розничной торговле ценностей.
Можно порекомендовать требовать от поставщика (розничного магазина) оформления счета-фактуры, ведь без этого документа можно столкнуться с нежеланием налоговых органов признать право компании на вычет НДС, даже если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой.
Если номенклатура приобретаемых вами канцелярских товаров велика, хочется пожелать бухгалтеру соблюдать требования закона и выполнять рутинную работу со знанием дела. Это поможет избежать претензий со стороны инспекторов налоговой службы и сохранить "честь мундира".

Бухгалтерский учет: Приобрели канцелярские товары? Отразим их в учете правильно

ПРИОБРЕЛИ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ? ОТРАЗИМ ИХ В УЧЕТЕ ПРАВИЛЬНО

Канцелярские товары (далее — канцтовары) постоянно приобретают все субъекты хозяйствования. А поскольку стоимость их подчас весьма значительна, от отражения их в учете зависит правильность определения финансового результата организации и налогообложения.

В данной публикации мы разъясним:

1) что относится к канцтоварам;

2) каков порядок отражения в учете приобретения и списания канцтоваров;

3) какими первичными документами оформляется поступление и списание канцтоваров.

1. Канцелярия (от лат. cancelarius — письмоводитель) — подразделение, отдел учреждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Таким образом, канцтовары — это имущество субъекта(ов) хозяйствования (организаций и индивидуальных предпринимателей), предназначенное для осуществления их деятельности, т.е. для оформления документации, ведения делопроизводства у субъектов хозяйствования.

По способу своего потребления в производственной деятельности предприятия данное имущество может быть отнесено к основным средствам или к предметам труда.

В тех случаях, когда данное имущество не относится к основным средствам, а является, первое, предметами труда, потребляемыми в момент передачи в эксплуатацию, или, второе, предметами, служащими менее одного года, независимо от их стоимости, или, третье, предметами, многократно используемыми в хозяйственной деятельности организации, сохраняющими свою натурально-вещественную форму, стоимость единицы которых на момент приобретения не превышает величину, установленную учетной политикой организации в пределах лимита, определяемого Минфином РБ, — это имущество и будет предметом нашего рассмотрения.

За рамками нашей статьи остается и учет канцтоваров как товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для реализации.

2. Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и тому подобных ценностей, в т.ч. канцтоваров, Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, предназначен счет 10 «Материалы». К данному счету могут быть открыты субсчета: 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и др.

Материалы (канцтовары) учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Фактическая себестоимость приобретения (заготовления) материалов (канцтоваров) складывается из стоимости по ценам приобретения (заготовления) и расходов по заготовке и доставке этих ценностей на предприятие. Перечень расходов, включаемых в состав расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие, регулируется соответствующими нормативными актами.

Оприходование материалов (канцтоваров) отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие. При этом материалы (канцтовары), поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили — до или после получения расчетных документов поставщика.

В соответствии с постановлением Минфина РБ от 23.03.2004 № 41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств» стоимость предметов, указанных в подп.13.7 п.13 Положения о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденного постановлением Минэкономики РБ, Минфина РБ, Минстата РБ и Минстройархитектуры РБ от 23.11.2001 № 187/110/96/18, к которым относятся и канцтовары, должна учитываться на соответствующих субсчетах счета 10 «Материалы» и переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров в следующем порядке:

— в размере 50 % стоимости предметов — при передаче их со складов в эксплуатацию и 50 % стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) — при выбытии их за непригодностью; или в размере 100 % — при выбытии их за непригодностью;

— по предметам до 1 базовой величины списываться единовременно на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, расходы на реализацию товаров по мере передачи их в эксплуатацию.

Организации могут учитывать предметы в эксплуатации по первоначальной стоимости с отражением суммы начисленного износа на отдельном субсчете «Износ предметов» к счету 10 «Материалы». Остаточная стоимость предметов в эксплуатации или начисленная сумма износа на предметы с 2004 г. относится на счета учета затрат (расходы на реализацию товаров) в порядке, установленном учетной политикой организации в соответствии с законодательством. Данная норма установлена Правилами перехода на Типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Минфина РБ от 16.12.2003 № 174.

Расход канцтоваров в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (издержек обращения) или другими соответствующими счетами.

Типичные бухгалтерские проводки по поступлению и списанию канцтоваров могут быть следующие (данные условные):

№ п/п Содержание хозяйственной операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1. Отражение приобретения канцтоваров в составе предметов в обороте
1.1 Получены от поставщика:
калькулятор 10-91 60, 71 100 000
бумага, ручки, скрепки, скобы и т.п. 10-9 60, 71 20 000
1.2 На сумму НДС по приобретенным ценностям, предъявленного поставщиком 18 60, 71 21 600
1.3 Произведена оплата поставщику 60, 71 51, 50 141 600
1.4 Принят к вычету НДС по канцтоварам 68 18 21 600
2. Если учет предметов ведется по первоначальной стоимости с открытием субсчета по износу
2.1 Выдан со склада в подотчет калькулятор 10-92 10-91 100 000
2.2 Начислен износ в размере 50 % при передаче предметов в эксплуатацию 20, 44, 25, 26 и др. 10-93 50 000
2.3 При списании предметов, пришедших в негодность, списаны на себестоимость оставшиеся 50 % стоимости предметов 20, 44, 25, 26 и др. 10-93 50 000
2.4 Отражено списание предметов в обороте при выбытии калькулятора 10-93 10-92 100 000
3. Если учет предметов ведется по остаточной стоимости
3.1 Выдан со склада в подотчет калькулятор 10-92 10-91 100 000
3.2 Начислен износ в размере 50 % при передаче предметов в эксплуатацию 20, 44, 25, 26 и др. 10-92 50 000
3.3 При списании предметов, пришедших в негодность, списаны на себестоимость оставшиеся 50 % стоимости предметов 20, 44, 25, 26 и др. 10-92 50 000
4. Списание стоимости предметов единовременно по мере передачи их в эксплуатацию
4.1 Выданы бумага, ручки, скрепки, скобы и т.п. 20, 44, 25, 26 и др. 10-9 20 000

3. Учет канцтоваров должен быть организован в соответствии с Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114 (далее — Инструкция № 114), которая является основным общеотраслевым документом по учету материалов. Она устанавливает порядок бухгалтерского учета сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной оснастки и специальной одежды организаций.

Инструкцией № 114 предписано использовать в работе типовые формы документов. В частности, при поступлении канцтоваров должны применяться:

журнал учета поступающих грузов (форма М-1);

приходный ордер (форма М-4);

акт о приемке материалов (форма М-7).

При необходимости канцтовары могут непосредственно направляться в подразделение организации, минуя склад. В этом случае они отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что канцтовары получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад, и тогда канцтовары числятся в подотчете подразделения.

Данный порядок должен быть прописан либо отдельным приказом, либо закреплен в учетной политике предприятия.

Первичными учетными документами по отпуску канцтоваров, как и других материалов, со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая форма М-8), требование-накладная (типовая форма М-11), накладная (типовая форма М-15).

В случае, когда канцтовары потребляются, минуя склад, документы на отпуск не составляются. На фактически израсходованные материалы подразделение — получатель материалов составляет соответствующий документ. В нашем случае таким документом, как правило, является акт списания товарно-материальных ценностей (канцтоваров), в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию канцтоваров. На основании акта расхода производится списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы).

Порядок составления акта расхода материалов (в т.ч.

Коллеги нашли четыре способа удобного учета канцтоваров

его форма), а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.

Исходя из конкретных условий деятельности организация может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материалов.

При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты (ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»):

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В соответствии с п.34 Инструкции № 114 при списании канцтоваров их оценка производится организацией одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по способу ЛИФО.

Применение одного из перечисленных способов по группе однородных канцтоваров производится в течение отчетного года и отражается в учетной политике организации исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Наибольшую сложность при учете канцтоваров у бухгалтеров вызывает трудоемкость операций по вводу данных и подготовке первичных документов. Это обусловлено, в частности, большой номенклатурой поступающих канцтоваров. Оптимальным решением данной проблемы представляется использование методики деления на группы однородных канцтоваров. То есть формировать номенклатуру по каждой накладной, в которой, например, указаны карандаши, фломастеры, авторучки, записные книжки, разная бумага, клей, скрепки и т.д.

Пример

В организации разработана методика распределения групп однородных канцтоваров. На основании товарной накладной формы ТН-2 произведено оприходование канцтоваров по следующей номенклатуре:

номенклатурный номер 1 «Ручки» — по этой номенклатуре фактическая себестоимость будет складываться из себестоимости всех карандашей, фломастеров, авторучек по данной накладной;

номенклатурный номер 2 «Блокноты» — по этой номенклатуре общая стоимость будет складываться из стоимости всех записных книжек, еженедельников, блокнотов, тетрадей по этой накладной.

Цена за единицу — средняя (общую сумму по номенклатуре делим на количество штук по ней). Единицей учета в этом случае будет штука.

Обратите внимание, что такой вариант, принимая во внимание принцип рациональности учета, можно использовать и в случае, когда канцтовары списываются не в день принятия на учет. Данная методика организации учета логично сочетается с оценкой при списании канцтоваров по средней себестоимости.

23.07.2008 г.

Анатолий Путицкий, аудитор

Журнал «Главный Бухгалтер. Учет ТМЦ» № 1, 2008 г.

  • 1 Документальное оформление
  • 2 Бухучет
  • 3 Методы оценки стоимости
  • 4 ОСНО: налог на прибыль
  • 5 ОСНО: НДС
  • 6 УСН
  • 7 ЕНВД
  • 8 ОСНО и ЕНВД

Документальное оформление Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11. В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п. 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок).

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

НК РФ). Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения. При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п.
1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16

НК РФ). Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Коллеги нашли четыре способа удобного учета канцтоваров

Выбор Кредита зависит от способа покупки: Приобретение через поставщика Покупка подотчётным сотрудником Д 10 К 60 Д 10 К 71 Списание канцелярских товаров: бухгалтерские проводки Списывать канцелярские принадлежности можно тремя способами (выбранный метод требуется закрепить в учётной политике):

  1. По методу ФИФО (в хронологическом порядке поступления и списания).
  2. По средней себестоимости.

Расчёт происходит

  • методом взвешенной оценки — по сведениям о цене и числе единиц товара на начало месяца и всех поступления в течение расчётного периода;
  • методом скользящей оценки — число единиц и цена канцтоваров на начало месяца и все поступления до дня их списания.

По себестоимости единицы товара (не целесообразно в данном случае).

Как правильно вести учет канцтоваров

В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью «канцтовары» и числом купленных единиц. Как проводить это документы? Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции.

Оцените качество статьи.

Правильный бухучет канцтоваров

Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

  • организация пользуется освобождением от уплаты НДС;
  • организация проводит только не облагаемые НДС операции.

В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости канцтоваров. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Важно

Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ). УСН Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п.

1 ст. 346.14 Внимание

НК РФ). Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Учет канцтоваров на предприятии

Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п.

2 ст.

Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта

Что входит в перечень канцелярских принадлежностей Понятие «канцелярских товаров» включает в себя любые приспособления для составления и оформления документов на предприятии:

  • ручки,
  • маркеры,
  • бумага,
  • карандаши и т.п.

Отдельные виды простейшей оргтехники:

  • калькуляторы,
  • пишущие машинки.

Крепёжные материалы:

  • штемпели,
  • скобы,
  • скрепки,
  • папки.

Чертёжные принадлежности:

  • готовальни,
  • циркули,
  • транспортиры и т.д.

Пеналы, школьные портфели и другие подобные предметы. Читайте также статью: → «Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в бухгалтерском учете».

Акт на списание канцтоваров Акт на списание канцелярских принадлежностей разрешён к использованию любым фирмам вне зависимости от объёмов денежного оборота и системы налогообложения.
На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика. Пример списания канцтоваров Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей. Операция Сумма (руб.) Основание для списания Дебет Кредит Оплата за канцелярские товары поступила поставщику 800 Требование-накладная 26 10.01 Законодательные акты по теме Рекомендуется изучить следующие документы: Документ Название п. 93 Методических указаний по учёту МПЗ О списании канцтоваров при передаче работникам на основании требования-накладной по форме № М-11 п.

Канцелярия на какой счет в 1с

ЕНВД Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы по ЕНВД расходы на приобретение канцтоваров не влияют.
ОСНО и ЕНВД Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, а приобретенные канцтовары использует в обоих видах деятельности, то стоимость этих канцтоваров нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение канцтоваров, также нужно распределить.

Распределите НДС по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп.

3 п. 2 ст.
Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании). Операция Бухгалтерская проводка Канцелярские товары переданы на пользование сотрудникам Д 26 (44) К 10 Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование. Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.

Канцелярия на какой счет в 1с в проводке относится

При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся. При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515. Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

Внимание В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада. В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи. 4 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 2 000 руб. Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч.2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника. Важно ЕД-4-3/3/11515.

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Проводки: Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание 60.01 51 Оплачены канцтовары поставщику 2577 Выписка банка 10.01 60.01 Приняты к учету канцтовары 2184 Товарная накладная, Форма М-4 19.03 60.01 Учтен входной НДС 393 Товарная накладная, Счет-фактура 68.02 19 НДС принят к вычету 393 Счет-фактура 71 50 Выданы деньги на приобретение товаров работнику фирмы 300 Расходный кассовый ордер 10.01 71 Приняты канцтовары от подотчетного лица 294 Товарный чек 50 71 Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу 6 Приходный кассовый ордер Списание канцтоваров Списание канцтоваров производится одним из трех методов:

  1. Метод ФИФО
  2. По средней себестоимости

Использовать метод списания по себестоимости каждой единицы не целесообразно для данного вида МПЗ. Поэтому в учетной политике нужно закрепить один из оставшихся.

Как правильно вести учет канцтоваров

№ 119н.

Методы оценки стоимости Стоимость, по которой канцтовары списываются со счета 10-9, определите одним из следующих способов:

  • по себестоимости каждой единицы запасов;
  • по средней себестоимости.

Об этом сказано в пункте 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01. Метод оценки стоимости списываемых канцтоваров закрепите в учетной политике для целей бухучета.

Правильный бухучет канцтоваров

Внимание

Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев? Например, ножницы, калькуляторы и т. п. Канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.

Важно

Активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета.

При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, учтите, что его сумма не может превышать 40 000 руб.
(п. 5 ПБУ 6/01).

Коллеги нашли четыре способа удобного учета канцтоваров

  • ручки,
  • маркеры,
  • бумага,
  • карандаши и т.п.

Отдельные виды простейшей оргтехники:

  • калькуляторы,
  • пишущие машинки.

Крепёжные материалы:

  • штемпели,
  • скобы,
  • скрепки,
  • папки.

Чертёжные принадлежности:

  • готовальни,
  • циркули,
  • транспортиры и т.д.

Пеналы, школьные портфели и другие подобные предметы. Читайте также статью: → «Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в бухгалтерском учете».

Как учитывать канцтовары в бухучете

Инфо

НК РФ). Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения. При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п.

1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16

НК РФ). Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Учет канцелярских товаров

В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью «канцтовары» и числом купленных единиц. Как проводить это документы? Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции.
Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат. Вопрос №2. Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании? Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке. Оцените качество статьи.

Prednalog.ru

Затраты на приобретение МПЗ «упрощенцами» на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в п. 17 указанного перечня.

Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со ст. 254 НК РФ. При этом в п. 5 ст. 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.Минфин России в Письме от 27 октября 2010 г.

Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим. Правильный бухучет канцтоваров N 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС.В Постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г.

N 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму «входного» НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения п. 7 ст.

Бухгалтерский учет: Приобрели канцелярские товары? Отразим их в учете правильно

168 НК РФ. Так и запишем Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств.

Обязательные признаки ОС приведены в п.

Как учитывать канцтовары в бухучете

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки.

И при этом имеется авансовый отчет сотрудника. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32). ОСНО: НДС Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п.

2 ст. 171 НК РФ).

Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по дебету счета 10. Для выполнения требования абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет «за балансом».

Карандаши и ручки — в утиль Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *