Назначение аванса в авансовом отчете



Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из черной кассы, приходится показывать в официальном учете. При копировании материалов прямая индексируемая ссылка на сайт www. Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как их подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало.

Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. И тогда бухгалтер теряется что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета? Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора). Форма авансового отчета это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Авансовый отчет: порядок заполнения, учет расходов (Солнцева А.)

В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.

Запрещена выдача наличных в подотчет в случае если у данного лица имеется непогашенная в срок задолженность по ранее выданному авансу. Компания может выдать собственному сотруднику средства для выполнения служебного поручения, к примеру, для покупки канцтоваров. Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в рф, утвержденного приказом минфина рф от 29. Юзвак максим рассматривает порядок начисления амортизации на неотделимые улучшения при аренде имущества. Авансовый отчет ао-1(скачать эталон, бланк форма ао-1).

Выдавать средства под отчет можно только тому сотруднику, который уже отчитался за ранее приобретенные суммы (п. По авансу при их наличии, делает запись о проверке отчета и показывает сумму к.Номер, а также конкретно предпредпредпредпредназначение аванса. А при расчетах по банковской карте оригиналы слипов, квитанции электрических банкоматов и терминалов. На предприятиях разных форм принадлежности нередко появляется потребность выдачи средств.И инициалы, профессию (должность), предпредпредпредпредназначение аванса, а также дату составления.

Об авансовом отчете

Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий. Там указываются все подтверждающие документы чеки, квитанции, билеты и т. В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму приобретенных под отчет валютных средств до погашения суммы этих средств.

Назначение аванса в авансовом отчете вконтакте

При предоставлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. Кассовому ордеру, в котором показывается целевое предпредпредпредпредназначение данной суммы.- допустимо ли указывать в авансовом отчёте в строке предпредпредпредпредназначение аванаса — общехозяйственные расходы, если приобретаются.Какое предпредпредпредпредназначение аванса в авансовом отчете нужно писать, если работник получал средства из кассы на оплату аренды помещения.На протяжении многих лет я отвечаю на вопросы, касающиеся налогообложения и бухучета коммерческих организаций и личных бизнесменов.В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам. Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. С оборотной стороны формы бухгалтер заполняет строчки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строчку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы. Организация может перечислить средства и методом безналичного перечисления, к примеру, на счет, открытый работнику в банке в рамках зарплатного проекта.

Составляем авансовый отчет

Государственный комитет Российской Федерации по статистике Постановлением от 01.08.2001 N 55 утвердил новую форму авансового отчета N АО-1 и согласовал ее с Министерством финансов РФ. Новая унифицированная форма авансового отчета вводится в действие с 1 января 2002 г. и должна использоваться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных организаций.

1. Общие правила работы с авансовыми отчетами

Правила работы с авансовыми отчетами определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных под отчет на административно — хозяйственные нужды и командировки. Этот первичный документ составляется подотчетным лицом и бухгалтером в одном экземпляре и может заполняться как от руки, так и на компьютере.

Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя предприятия, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем (или уполномоченным на это лицом). Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

2. Новая форма авансового отчета

Авансовый отчет — документ двусторонний. Подотчетное лицо на лицевой стороне (см. пример заполнения) указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части листа, следует таблица, в которой он же указывает сведения о предыдущем авансе, полученном в настоящее время авансе, расходе и остатке.

Новым является заполнение строки 1а: она заполняется только в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например в случае загранкомандировки. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.

Кроме того, на лицевой стороне документа расположена таблица "Бухгалтерская запись", куда бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета / субсчета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета появился новый раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются ФИО подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы N АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы. Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графы 1 — 6). В этой же таблице записываются суммы расходов, которые приняты к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Авансовый отчет подотчетного лица

Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой.

3. Пример заполнения авансового отчета

Менеджер коммерческого отдела предприятия ООО "Титул" Иванов И.И. (табельный номер 45) 2 февраля 2002 г. получил под отчет в кассе предприятия на хозяйственные расходы (закупку расходных материалов) 2000,00 руб. В этот же день он купил расходные материалы на сумму 1800,00 руб. и сдал в кассу предприятия остаток 200,00 руб. по приходному ордеру N 21. Продавец выдал ему товарный чек и чек ККМ, которые он приложил к авансовому отчету. Остатка или перерасхода с предыдущего аванса у работника не было. Авансовый отчет N 25 проверила и приняла бухгалтер Сидорова С.С. и выдала Иванову И.И. расписку. Все расходы были приняты к бухгалтерскому учету. Авансовый отчет подписала главный бухгалтер Петрова П.П. и утвердил директор Гусев Г.Г. Документ в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Лицевая сторона формы N АО-1

———¬
¦ Код ¦
+———+
Форма по ОКУД ¦0302001 ¦
ООО "Титул" +———+
________________________________________ по ОКПО ¦46235832¦
наименование организации L———
УТВЕРЖДАЮ
——T———-¬ Отчет в сумме
¦Номер¦ Дата ¦ Одна тысяча
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+———-+ восемьсот руб. 00 коп.
¦ 25 ¦02.02.2002¦
L——+———— Руководитель __директор___
должность
_______ ____Гусев Г.Г.____
подпись расшифровка
подписи
"_02_" _февраля_ _2002_г._
———¬
¦ Код ¦
+———+
¦ 03 ¦
Структурное подразделение ___коммерческий_отдел___ +———+
¦ 45 ¦
Подотчетное лицо ___Иванов_И.И.___ Табельный номер L———
фамилия, инициалы
Профессия (должность) __менеджер___
Назначение аванса ______на_хозяйственные_расходы_____________

Наименование показателя Сумма,
руб. коп.
Бухгалтерская запись
Предыдущий
аванс
остаток дебет кредит
перерасход счет,
суб-
счет
сумма,
руб.
коп.
счет,
суб-
счет
сумма,
руб.
коп.
Получен аванс 1. из
02.02.2002
2000,00 10.7 1800,00 71 1800,00
1а. в валюте
(справочно)
2.
Итого получено 2000,00
Израсходовано 1800,00
Остаток 200,00
Перерасход

Приложение __2__ документов на __2__ листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме __Одна_тысяча_восемьсот
сумма прописью
__руб._00_коп.__(1800_руб._00_коп.)
Главный бухгалтер __________ _______Петрова_П.П._________
подпись расшифровка подписи
Бухгалтер __________ _______Сидорова_С.С.________
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ——¬ ——¬
—————- в сумме ¦ 200 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп.
Перерасход выдан L—— L——
по кассовому ордеру N _21_ от "_02_" _февраля_ _2002_г._
Бухгалтер _______ __Сидорова С.С.__ "_02_" _февраля_ _2002_г.
(кассир) подпись расшифровка
подписи
линия отреза
Расписка. Принят к проверке от ____Иванова_И.И.____ авансовый
отчет N _25_ от "_02_" _февраля_ _2002_г._ на сумму __Одна_тысяча_
прописью
__восемьсот_руб._00_коп., количество документов __два__ на __двух_
листах.
Бухгалтер _______ _Сидорова_С.С.__ "_02_" _февраля_ _2002_ г.
подпись расшифровка
подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

Но-
мер
по
по-
ряд-
ку
Документ,
подтверждающий
производственные
расходы
Наи-
мено-
вание
доку-
мента
(рас-
хода)
Сумма расхода Дебет
сче-
та,
суб-
счета
по отчету принятая
к учету
дата номер в руб.
коп.
в ва-
люте
в руб.
коп.
в ва-
люте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 02.02.2002 223 Това-
рный
чек
2 02.02.2002 00789876 Чек
ККМ
1800,00 1800,00 10-7
Итого 1800,00 1800,00

Подотчетное лицо __________________ _______Иванов_И.И._______
подпись расшифровка подписи

Е.Капкова

АКДИ "Экономика и жизнь"

Авансовый отчет: заполняем правильно

Главная — Документы

Авансовый отчет: порядок заполнения, доработка формы

Согласно п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В качестве таковых используются первичные учетные документы. Требования, которым они должны отвечать, чтобы быть принятыми к учету, приведены в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Так, по общему правилу "первичка" должна быть составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключением являются случаи, когда специальной формы подобные альбомы не предусматривают. Тогда достаточно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, приведенные в том же п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Согласно ст. 313 Налогового кодекса первичные учетные документы — один из способов подтверждения данных налогового учета. К примеру, в силу ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли принимаются лишь документально засвидетельствованные расходы, а именно подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо с обычаями делового оборота. Иными словами, чтобы "первичка" служила "оправданием" в целях налогового учета, она также должна отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одной из форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55, является авансовый отчет (форма N АО-1). Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденным тем же Постановлением Госкомстата России N 55 (далее — Указания), служит она для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Так, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, далее — Порядок) организации вправе выдавать наличные деньги сотрудникам из кассы на хозяйственно-операционные нужды, а также на расходы, связанные со служебными командировками. При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Составляется он как раз по форме N АО-1 в одном экземпляре и при этом может быть заполнен как вручную, так и на компьютере. Однако в любом случае хранить его лишь в электронном виде нельзя. Его обязательно нужно распечатать и подписать не только у бухгалтера и подотчетного работника, но также у главбуха и руководителя организации.

 

Порядок заполнения

Итак, авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется не только подотчетным лицом, но и бухгалтером.
Сотрудник, получивший деньги под отчет, на оборотной стороне формы в графах 2 — 4 указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 — суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, в графе 6 также должна быть отражена и сумма в валюте.
Все указанные документы, к которым относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, бланки строгой отчетности, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д., прикладываются к отчету.

Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

При этом они должны быть пронумерованы подотчетным лицом в том порядке, в котором они записаны в отчете.
Проверив правильность отраженной информации, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, к заполнению авансового отчета приступает бухгалтер. Он присваивает документу порядковый номер, проставляет дату и указывает на лицевой стороне формы наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, должность, а также назначение выданного ему аванса.
При этом сотруднику выдается расписка о том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке, которую представляет собой отрывная часть формы N АО-1, расположенная на лицевой стороне внизу. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов и их листов, а также поставить свою подпись.
На оборотной стороне авансового отчета в графу 7 бухгалтеру необходимо записать суммы расходов, принятых к учету по каждому из подтверждающих документов. В графе 9 при этом проставляются счета (субсчета) бухгалтерского учета, которые дебетуются на эти суммы. Все данные переносятся в таблицу на лицевой стороне отчета, расположенную справа. Графа 8 на обороте заполняется, если подотчетным лицом отражены данные в графе 6, то есть при условии, что деньги выдавались в валюте. В ней указываются суммы расходов, принятые к учету в "валютном" исчислении.
В таблице на лицевой стороне слева вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также данные о текущем авансе ("Итого получено", "Израсходовано", "Остаток", "Перерасход").

При этом строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.
Под таблицами указывается итоговая сумма по авансовому отчету после проверки ("К утверждению в сумме") и количество приложенных к нему оправдательных документов и их листов. Далее проставляются подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а сам отчет представляется руководителю организации, который проставляет свою подпись и утвержденную им сумму прописью и цифрами на лицевом обороте формы в правом верхнем углу.
На основании утвержденного отчета производятся окончательные расчеты с сотрудником по авансовому отчету.
Согласно п. 13 Порядка прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. По приходному кассовому ордеру должен сдаваться в кассу и не израсходованный подотчетным лицом остаток аванса.
Выдача наличных из кассы в силу п. 14 Порядка должна оформляться расходным кассовым ордером. Соответственно, если имел место перерасход, то таковой возмещается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Реквизиты приходного или расходного ордера, а также сумма, на которую таковой составлен, также указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью кассира с указанием даты.

Пример. П.А. Скворцовой, работающей в ООО "Полюс" секретарем, поручено приобретение канцелярских товаров для предстоящего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. На эти цели бухгалтером-кассиром, по распоряжению руководителя компании, выдано Скворцовой 10 000 руб. На исполнение поручения отведено пять рабочих дней, 26 июля секретарь приобрела канцтовары на сумму 7380 руб., а 27 июля вместе с бухгалтером составила авансовый отчет. В тот же день отчет был утвержден руководителем фирмы, а неизрасходованный остаток был внесен Скворцовой в кассу по приходному кассовому ордеру N 54 от 27 июля 2011 г.

 

Унифицированная форма N АО-1

Оборотная сторона формы N АО-1

Пределы оптимизации

При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа). Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с "подотчетниками" с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может.
В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *