Нумерация приказов по основной деятельности ведется

Содержание

Как обозначить приказы в 2018 году

Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи. При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

Как нумеруются приказы по основной деятельности?

Важно

За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..

#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е.
если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.

Внимание

Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу.

При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс. В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием! Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации. В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды: об утверждении штатного расписания; о принятии решения о проведении сокращения штата или численности работников; об утверждении локальных актов организации (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о работе с персональными данными и другие).
Срок хранение приказов Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;
  • 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
  • 2 Правила ведения
  • 3 Каждый год новая или нет
  • 4 Журнал регистрации приказов
  • 5 Что делать, если ошибка
  • 6 Образец приказа о нумерации приказов

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

НДФЛ с выигрыша в лотерею: кто платит Кто должен перечислять в бюджет НДФЛ с выигрыша (распространитель лотереи или выигравший гражданин), зависит от суммы выигранного приза. < &#8230; Главная → Бухгалтерские консультации → Кадровые документы Обновление: 19 октября 2017 г.

Инфо

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Как правильно нумеровать приказы на предприятии?

  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

  • о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
  • о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
  • о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
  • о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
  • о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
  • о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу.

Помощь: Составление и оформление указаний

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ УКАЗАНИЙ

Указание — правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.

Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:

— заголовок к тексту;

— текст;

— визы;

— подпись;

— дата;

— регистрационный индекс.

Заголовок указания формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже, например:

«Об организации работы копировально-множительного бюро»;

«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания.

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, винительном — после слова ОБЯЗЫВАЮ) — действие (используется глагол в неопределенной форме) — срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

В указаниях, как и в других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.

Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется руководителем, издавшим указание.

Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления указаний приведены в приложениях 1, 2 к материалу.

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1

Пример оформления указания о составлении графика отпусков

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ВОСТОК»

(ЗАО «Восток»)

УКАЗАНИЕ

03.12.2007 № 95

г.Минск

О составлении графика

отпусков на 2008 год

В целях составления графика отпусков на 2008 год

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки работников с указанием предполагаемых сроков трудовых отпусков в 2008 году.

Срок представления — 10.12.2007.

2. Отдел кадров составить сводный график отпусков работников __________________________ на 2008 год и представить его на утверждение (наименование организации)

дирекции.

Срок представления — 22.12.2007.

3. Контроль за исполнением указания возложить на заместителя директора В.П.Крюка.

Директор ЗАО Подпись А.Е.Забродский Визы

Приложение 2

Пример оформления указания об организации работы копировально-множительного бюро

Государственный герб

Республики Беларусь

Мiнiстэрства …

Рэспублiкi Беларусь

УКАЗАННЕ
14.03.2008 № 15

г.Мiнск

Министерство …

Республики Беларусь

УКАЗАНИЕ

г.Минск

Об организации работы

копировально-множительного бюро

В соответствии с приказом министра от 12.03.2008 № 35

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Зав. копировально-множительным бюро Т.А.Новицкого:

1.1. Разработать форму заказа на размножение документов.

1.2. Регистрировать поступающие на размножение документы в специальных журналах учета.

1.3. Выдавать размноженные документы исполнителям с соответствующей распиской в журналах учета.

2. Контроль за исполнением указания возложить на начальника общего отдела И.П.Кравца.

Зам. министра Подпись А.С.Баранов Визы

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Нумерация в книге приказов по основной деятельности

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.

Нумерация приказов по кадрам

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

— поиска необходимого приказа;

— установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);

— организации хранения документации;

— систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

— 75 лет – вынесенные до 2003 года;

— 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

«лс» — приказы по личному составу;
«п» — о приеме на работу;
«у» — о расторжении трудового договора;
«к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

— номер приказа (с индексом);

— дата его издания;

— Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;

— структурное подразделение, в котором он числится;

— должность;

— табельный номер;

— реквизиты трудового договора;

— суть приказа – кратко;

— расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

— дату исполнения приказа;

— ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

— реквизиты изменяемого приказа;

— суть и основания изменений;

— действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;

— лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Все новости Респекта

Приказы нумерация правильно вести

Как нумеровать кадровые приказы

Порядковый номер приказа по кадрам является также его регистрационным номером (индексом). Нумерацию всех приказов (распоряжений) по кадрам ведите в течение делопроизводительного года отдельно для каждой группы распорядительных документов в специальных регистрационных формах.

Делопроизводительный год обычно совпадает с календарным (1 января — 31 декабря). Но есть исключения, например, учреждения культуры, образования и т.п. канцелярский год в которых начинается 1 сентября.

Для начала разграничьте все приказы по отдельным группам. Разделите бумаги соответственно их сроку хранения на документы долгосрочного хранения и документы краткосрочного хранения.

В крупных организациях, насчитывающих большое количество работников, для удобства выделите в пределах массива приказов с одинаковым сроком хранения несколько групп по однородной тематике.

К примеру, документы долгосрочного хранения можно разделить на группы: приказы о приеме, приказы об увольнении, приказы о переводе. А бумаги краткосрочного хранения можно разграничить на серии: приказы об отпусках, приказы о командировках.

В организациях с очень большой штатной численностью иногда приходится разрабатывать буквенные обозначения приказов по каждой категории персонала.

Далее каждую из этих групп приказов по личному составу зарегистрируйте в специальных формах. В качестве регистрационной формы можно использовать журнал, регистрационно-контрольные карточки либо систему электронного документооборота. У каждой из этих форм есть свои преимущества и недостатки.

Регистрационно-контрольные карточки и электронные картотеки, которые обычно дублируют друг друга, более удобны для систематизации и поиска.

Регистрационные журналы обеспечивают большую информационную безопасность.

Регистрационные формы не имеют строгого стандарта, но обычно содержат следующие данные:

— порядковый номер приказа;

— кто подписал (должность, фамилия);

— краткое содержание приказа;

Голосование:

Нумерация приказов

Насколько я знаю приказы по основной деятельности о/д (я правильно поняла?) нумеруются без буквенного обозначения.
Тут недавно в какой то рубрике обсуждали похожий вопрос и я там прочитал а что приказы о смене фамилии нумеруются как л/с, я тоже до недавнего момента подшивала такие приказы как по о/д.Незнаю даже как теперь быть.

Подскажите, пожалуйста, как правильно нумеровать приказы. Отдельно нумерация "о приёме на работу", нумарация "Об увольнении", "О смене фамилии". или же нумарация "по личному составу", нумерация "по основной деятельности". у приказов на отпуск (отпуска, коммандировки) и приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение)разные сроки хранения и поэтому по личному составу нумеруются со значком №32л/c или №32-к а вот приказы на отпуск со значком №32-о. И приказы издаются в 1 экз. и делаются по унифицированным формам.
Архивное делопроизводство:
— приказы по приему, переводу, увольнению, длительным отпускам и длительным командировкам регистрируются, формируются и хранятся отдельно от всех остальных кадровых приказов. Срок хранения для них — 75 лет.
— приказы об отпусках, командировках, поощрениях и пр. — регистрируются, формируются и хранятся в др. папке. Срок их хранения — 5 лет.
Соответственно, регистрация должна быть отдельной, конечно же — каждая со своей буквой. Не важно — с какой! Опять же, у всех по-разному. Главное в делопроизводстве, что КАДРОВЫЕ приказы — должны быть с добавлением к номеру БУКВЫ, а приказы по основной деятельности — должны содержать только ЦИФРЫ. Делайте, хоть с буквой "Ы" — никто вам слова не скажет!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

А у приказов об отпусках, командировках, поощрениях и пр. хранящихся в отдельной папке, тоже сквозная нумерация, только со своими буквами? И ещё: значит регистрируются они тоже в отдельной книге?
Если я правильно понимаю, в итоге должно получиться 3 папки с приказами:
1. приказы по личному составу (о приёме, переводу, увольнению, длительным отпускам и пр.);
2. приказы по личному сотаву (об отпусках, командировках, поощрениях и пр.);
3. приказы по основной деятельности (какие приказы относятся сюда?)
И, следовательно, нужно 2 книги регистрации приказов (отдельно для каждой папки)? Так?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#5 15 сентября 2008, 12:53

Приказы по осн. деятельности обычно ведут секретари, или лица ответственные за делопроизводство.
У вас же должны быть приказы по 1 и 2 пунктам, и соответственно — 2 журнала регистрации, для каждого своя буква.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Девчата подскажите мне пожалуйста вот в чем:
У нас в организации нет ни инструкции по КД ни подобным утвержденных доков. С 1 июня я хотела бы ввести в действие инструкцию по КД, где прописала бы, что к приказам по приему, увольнению, переводу и т.д. будет приписываться буквенный элемент.
Так можно сделать? Я имею в виду то, что это будет вводиться не с момента организации компании и не с начала года. с в середи года

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

порядок нумерации приказов по личному составу НЕ РЕГЛАМЕНТИРОВАН. В типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. №68 отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по лчному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Так можно сделать? Я имею в виду то, что это будет вводиться не с момента организации компании и не с начала года. с в середи года Да можно, конечно.
Главное, самой потом не запутаться, до какого момента одна нумерация, после какого — другая
Лучше бы, конечно, сделать это с начала года.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

всё, что нас не убивает — делает сильнее

С добрым днем девочки! Я поступила на работу в организацию, специалист по кадрам,которая до меня из приказов издавала только прием, увольнение и выговоры. ни каких регистр. журналов вообще не было. Хотя наш ЧОП существует 4 года, мне досталось начинать все с нуля. Вот возник вопрос где взять и с помощью чего составить и ввести Правила внутреннего трудового распорядка? или это формальность?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — очень важный документ.
Статья 189 ТК РФ

Взять можно в интернете (только в этом случае проверяйте ссылки на статьи и указы, которые могут быть устаревшими), Гаранте, Консультанте.

Обязательно знакомьте с ПВТР работников еще до подписания трудового договора.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Обязательно знакомьте с ПВТР работников еще до подписания трудового договора. нужно знакомить со всеми НПА

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

а по-моему ПВТР есть в обменнике . или я туплю?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

всё, что нас не убивает — делает сильнее

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

хорошо
значит, не туплю

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

всё, что нас не убивает — делает сильнее

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .

© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

Популярные статьи

Как обозначить приказы

Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и Карьеры

Приказ — документ, имеющий большое практическое значение. В нем указывается некое конкретное действие: прием и увольнение работника, дисциплинарное взыскание, необходимость внедрения новой технологии и многое другое. Делопроизводитель должен обеспечить хранение этого вида документов и возможность быстро найти нужный. Для этого каждому приказу присваивается уникальный идентификационный номер. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.

Что необходимо иметь

— приказы;
— журнал учета;
— инструкция по кадровому делопроизводству;
— 2 или 3 скоросшивателя .

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

Шаг — 1
Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года. Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 2
Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75. Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать. Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к». Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения. Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 3
Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения. Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку. На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения. Приказы по основной деятельности подшейте отдельно Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 4
В крупных фирмах приказы оформляют разные службы. Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета. Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов. Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 5
Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра. Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы. Нумерация и в этом случае идет в пределах общего массива "основная деятельность".

Рекомендуем обратить внимание на следующие советы консультанта по вопросам работы и карьеры

Нередко случается, что делопроизводитель приходит на предприятие, где до этого никто не позаботился о порядке, документы перепутаны и нумеровались как попало. У нового сотрудника возникает желание во всем этом разобраться и перенумеровать то, что уже есть. Подумайте, стоит ли это делать. Разобрать приказы по массивам и по срокам хранения, безусловно, имеет смысл. Но менять обозначения кадровых приказов не следует. Номер должен в точности совпадать с тем, который проставлен в трудовой книжке принятого на работу или уволенного. Это может оказаться очень важным в случае какого-либо чрезвычайного происшествия. Например, если возникнет конфликтная ситуация и работник будет решать трудовой спор в суде. Разумеется, номер и дата на самом документе должны соответствовать данным в регистрационной книге.

Данное краткое руководство освещает вопросы:

  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Надеемся ответ на вопрос — Как обозначить приказы — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой — Поиск по сайту.

Другие материалы по теме: Как обозначить приказы — оформление приказов, нумерация приказов, нумерация приказов по личному составу

Популярные запросы

Комментариев пока нет!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *