Печать для документов

Когда нужна печать на документах

У всех организаций должна быть печать. В частности, это предусмотрено Законами об ООО и АО <1>. Но это совсем не означает, что ее нужно ставить на всех документах подряд. О том, зачем печать нужна, на каких документах она должна присутствовать, когда без нее можно обойтись и нужна ли она предпринимателям, мы с вами и поговорим.

<1> Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"; п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Если документ составляет организация

Итак, поскольку печать должны иметь все организации, то возникает только один вопрос: на каких документах она должна обязательно присутствовать? Целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах <2>. Какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати. Рассмотрим некоторые из них.

<2> Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Договор

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, иногда включают в текст самого договора. В этом случае отсутствие печати может повлечь:

  • признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания <3>;
  • признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре <4>.

Приведем выдержку из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.

  1. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

Покупатель: Продавец:
Генеральный директор ООО "Альфа" Генеральный директор ООО "Гамма"
Иванов Иванов И.И. Петров Петров В.П.
———— ————— ———— —————
Печать ООО "Альфа" Печать ООО "Гамма"
М.П. М.П.

Совет

Оттиск печати лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал не всю подпись, а только ее часть.

<3> Пункт 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ГК РФ.
<4> Пункт 2 ст. 162 ГК РФ.

Доверенность

Печать является обязательным атрибутом доверенности, выданной от имени юридического лица <5>. Без нее доверенность является недействительной.

<5> Пункт 5 ст. 185 ГК РФ.

Первичка

Расходы, принимаемые для целей налогообложения, и вычет по НДС обязательно должны быть подтверждены первичными документами <6>. Все обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в Законе о бухучете. Оттиска печати среди них нет. Однако если для первичного документа утверждена унифицированная форма (например, для товарной накладной — унифицированная форма N ТОРГ-12 <7>), то применять нужно именно ее <8>. И если в ней такой реквизит, как оттиск печати, предусмотрен, а его там не будет, то такой документ налоговики могут счесть составленным с нарушениями, что, в свою очередь, может повлечь отказ в вычете НДС или признании расходов. Если не хватает оттиска своей печати, то организация может исправить это в любой момент, поставив его на документе. А вот если нет оттиска печати контрагента, то с проставлением его, особенно после исполнения сделки, могут быть проблемы. И тогда претензии налоговиков можно снять в суде. Ведь Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации являются лишь подзаконными актами. И отсутствие печати на документах, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), не свидетельствует о безвозмездном их приобретении.

Печать для документов когда применяется

Такие споры случаются редко. И есть суды, которые встают на сторону налогоплательщиков <9>.

Если же унифицированной формы документа нет и вы применяете самостоятельно разработанную форму первичного документа <8> — печать тем более можно не ставить <10>. Но тогда не включайте в эту форму реквизит "Место печати".

Что касается унифицированных форм первички по учету труда и его оплаты, проставлять печать обязательно лишь на следующих документах <11>:

  • командировочном удостоверении (форма N Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы <12>;
  • акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

В остальных унифицированных формах первичных кадровых документов (приказах, табелях учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостях) печать ставить не нужно.

<6> Пункт 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
<7> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
<8> Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<9> Постановления ФАС СКО от 20.03.2007 N Ф08-1197/2007-5080А; Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.03.2007 по делу N А42-3793/2006.
<10> Постановление ФАС УО от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2.
<11> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<12> Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.12.2007 N 09АП-16734/2007-АК.

Счет-фактура

НК РФ не требует наличия печати на счете-фактуре <13>.

Но вот когда в счет-фактуру вносятся исправления, их нужно заверить подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения <14>.

25 3 февраля 2009 г.
СЧЕТ-ФАКТУРА N — от "-" ———————— (1)

Наименование
товара (опи-
сание выпол-
ненных ра-
бот, оказан-
ных услуг),
имуществен-
ного права
Еди-
ница
изме-
рения
Коли-
чество
Цена
(тариф)
за еди-
ницу
изме-
рения
Стоимость
товаров
(работ,
услуг),
имущест-
венных
прав,
всего без
налога
В том
числе
акциз
Нало-
говая
ставка
Сумма
налога
Стоимость
товаров
(работ,
услуг),
имущест-
венных
прав,
всего с
учетом
налога
Страна
проис-
хожде-
ния
Номер
тамо-
женной
деклара-
ции
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Удобрение
"Для
цветов"
кг 50 -40-
45
-2000-
2250
18 -360-
405
-2360-
2655
Россия
Всего к оплате -360-
405
-2360-
2655

Никитин (Никитин В.А.) Алексеева (Алексеева Т.П.)
Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.) Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)
Исправлено: в графе 4 — 40 на 45
в графе 5 — 2000 на 2250
в графе 8 — 360 на 405
в графе 9 — 2360 на 2655
19.02.2010
Руководитель организации Никитин Никитин В.А.
Печать ООО "Василек"<13> Пункты 2, 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
<14> Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914; Письмо ФНС России от 06.05.2008 N 03-1-03/1924.

Документы, представляемые в налоговые органы

На отчетности, заявлениях, сопроводительных письмах, представляемых в ИФНС, оттиск печати обязательно должен быть, иначе налоговики просто не примут эти документы.

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у вас документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов <15>. Поскольку в ИФНС представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью <16>.

<15> Подпункт 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ.
<16> Пункт 2 ст. 93 НК РФ.

Трудовая книжка

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжки <17>. Проставлять ее необходимо <18>:

  • при оформлении трудовой книжки — на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;
  • при изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника — на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения.

Причем в этих случаях может быть поставлена как печать самой организации, так и штамп кадровой службы.

Кроме того, при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в организации, заверяются печатью работодателя <19>.

Приведем образец заполнения внутренней стороны обложки трудовой книжки и титульного листа трудовой книжки.

Фамилия изменена на фамилию ¦ Трудовая книжка
Васильева на основании ¦
свидетельства о браке ii-КЮ ¦ Васильева
N 545324 от 15.01.2010, выданного ¦ -Иванова-
Академическим отделом ЗАГС ¦Фамилия ——————————-
г. Москвы ¦ Антонина
¦Имя ————————————
Инспектор Волкова ¦ Николаева
отдела кадров ——- В.Л. Волкова ¦Отчество ——————————
Печать ¦ 15 июня 1979 года
ООО "Булочка" ¦Дата рождения ————————-
¦ (число, месяц, год)
¦ высшее
¦Образование —————————
¦_______________________________________
¦ бухгалтер
¦Профессия, специальность —————
¦_______________________________________
¦ 01 августа 03
¦Дата заполнения "—" ———- 20— г.
¦ Иванова
¦Подпись владельца книжки —————
¦
¦М.П. Подпись лица, ответственного
¦ Печать за ведение трудовых книжек
¦ ООО Волкова
¦"Булочка" —————————-
¦ (разборчиво)

А вот так заверяются записи за время работы в организации.

Сведения о работе

N
записи
Дата Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью
"Булочка"
(ООО "Булочка")
1 01 08 2003 Принята на должность Приказ
бухгалтера от 01.08.2003
N 57
2 18 09 2008 Переведена на должность Приказ
заместителя главного от 18.09.2008
бухгалтера N 73
3 05 04 2010 Уволена по собственному Приказ
желанию, пункт 3 от 05.04.2010
части 1 статьи 77 N 12
Трудового кодекса
Российской Федерации
Инспектор отдела кадров
Волкова В.Л. Волкова
Печать ООО "Булочка"
С записями в трудовой
книжке ознакомлена
Васильева Васильева

<17> Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
<18> Пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
<19> Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Если документ составляет предприниматель

В отличие от организаций, предприниматели иметь собственную печать не обязаны <20>. Ведь ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не предъявляет такого требования к предпринимателям. Но законодательство и не запрещает предпринимателям завести собственную печать, если они захотят ее использовать. Суды также подтверждают, что иметь печать или нет — это личное дело каждого предпринимателя <21>. Например, часто бывает, что предпринимателю приходится заводить печать из-за того, что контрагенты хотят видеть ее на составляемых им документах. И ему проще и выгоднее выполнить такую просьбу, чем терять этих контрагентов и искать новых. Да и некоторые нормативно-правовые акты предусматривают обязательное наличие печати на определенных документах, составляемых предпринимателями. Однако то, что каким-либо нормативно-правовым актом, утвердившим форму документа, предусмотрен такой реквизит, как оттиск печати, не означает обязанности предпринимателя ее иметь.

* * *

Если возникают сомнения, нужна ли на документе печать, то лучше ее поставить. Ведь даже если законодательство не предусматривает проставления печати на документе, а вы это сделаете, то вы ничего не нарушите.

<20> Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239.
<21> Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390.

А.Л.Судакова

Экономист

Неудивительно, что в нашем бюрократическом мире без необходимого документа люди чувствуют себя так неуютно и неудобно. Для защиты информации и придания бумаге определённого статуса предусмотрены печати и штампы.

Совет 1: Как ставить печать

Они используются повсеместно: в юриспруденции, сфере здравоохранения, труда, выполняют определённые функции. Понимать разницу между данными предметами очень важно, чтобы избежать ошибок при составлении документов, а также для защиты своих прав и законных интересов.

Определение

Штамп – инструмент, предназначенный для перенесения оттиска с твёрдого носителя информации на бумагу, картон и другие поверхности. Он может иметь различную форму, в том числе неправильную, а также содержать определённый набор информации. В современном делопроизводстве штампом называют носитель данных, который применяется для оптимизации процессов документооборота. С его помощью можно ускорить отправку писем, заполнение бумаг. К примеру, угловой штамп содержит информацию об учреждении и проставляется на исходящие документы.

Печать – инструмент, предназначенный для удостоверения подлинности документов, заверения подписи, придания бумагам официального статуса. Они используются физическими и юридическими лицами для различных видов деятельности, в том числе коммерческой и некоммерческой. Печати проставляются на лицевой стороне документов, для переноса оттиска используется либо краска, либо высокое давление, которое продавливает бумагу.

Сравнение

Исторически данные понятия были схожими, печать входила в объём категории штамп, но в настоящий момент это уже неактуально. Теперь каждый инструмент входит в отдельную группу и выполняет различные функции. Основное отличие заключается в юридической силе данных инструментов. Печать удостоверяет подлинность документа, и её достаточно для закрепления соглашения. Штамп лишь стандартизует официальную бумагу, указывает на её принадлежность к определённому учреждению. В то же время, он не даёт ей достаточной юридической силы для совершения тех или иных действий.

В соответствии с законодательством, наличие собственной печати для юридического лица обязательно. В случае её утери, необходимо обратиться в соответствующий государственный орган для замены, при этом старая при обнаружении подлежит немедленному уничтожению. Штамп юридическим лицам иметь необязательно, однако это допускается в соответствии с законом. Его утеря не влечёт никаких правовых последствий для владельца. Их может быть сколько угодно, допускается свободная замена и добавление новых.

Штамп проставляется на свободном пространстве документа, как правило, в верхнем левом углу. Допускается учинение рукописных данных внутри свободных полей: номер исходящего документа, дата, фамилия и другое. Печать ставится поверх подписи либо эластичного наслоения. Она не нуждается в какой-либо дополнительной информации, её внесения не предусмотрено форматом инструмента.

Выводы TheDifference.ru

  1. Юридическая сила. Печать удостоверяет подлинность документа, в то время как штамп только обозначает его принадлежность к определённому виду.
  2. Принципы использования. Всякое юридическое лицо в РФ должно иметь собственную печать для официальных документов, а штамп – по желанию.
  3. Достаточность. Печать не нуждается в дописывании дополнительной информации, а на штампе данные могут дописываться от руки.
  4. Место и особенности нанесения. Штамп ставится в верхнем левом углу документа в пустом пространстве, печать – поверх подписи в месте её учинения.

Где ставятся печати

В нашей стране принято считать, что без печати документ является недействительным, поэтому зачастую оттиски ставятся на все бумаги подряд, вне зависимости от того, нужна печать там или нет. Однако на самом деле обязательной «штамповке» подлежат лишь некоторые документы.

Где поставить печать организации

Это основная печать любой компании. И когда надо поставить печать на важный документ – ставят именно ее. Печать организации обязательно должна присутствовать на документах, подписанных первыми лицами компании:

  • учредителями,
  • директором,
  • заместителями директора,
  • главным бухгалтером.

Куда ставить гербовую печать

Гербовыми печатями имеют право пользоваться только госорганы и государственные учреждения.

Еще раз о печати

Если частная фирма без специального разрешения нанесет на свою печать герб РФ, после чего захочет поставить печать на документы – она автоматически нарушит закон.
Гербовая печать ставится на следующие документы:

  • Договоры,
  • Акты,
  • Доверенности,
  • Командировочные удостоверения,
  • Заявки,
  • Гарантийные письма,
  • Протоколы,
  • Реестры,
  • Уставы,
  • и другие.

Для чего нужна печать «Для документов»

Чаще всего это дополнительная печать организации, которая находится не у руководителя предприятия, а в бухгалтерии. Она имеет юридическую силу, если изготовлена в соответствии с требованиями. Ее используют, когда нужно поставить печать на любые документы, за исключением финансовой банковской документации.
Такие печати ставятся на:

  • Накладные,
  • Акты сверки,
  • Счета,
  • Внутренние документы организации.

Штамп

Штамп – это печать любой формы, кроме круглой, который к тому же не имеет юридической силы. Поэтому на вопрос: Где можно поставить штамп? — ответ будет простым: Везде, где не требуется официальная печать.
Ставить штамп можно на следующие документы:

  • Справки,
  • Накладные,
  • Гарантийные документы,
  • Внутренние документы.

Печати от компании «Саня»

Компания «Саня» является лидером Санкт-Петербурга по производству штемпельной продукции. Мы предлагаем любые виды печатей и штампов из высококачественных материалов. Сроки выполнения заказов – от одного часа.
У нас вы можете не только заказать печати и штампы, но и получить консультацию специалистов по сложным вопросам. Если вы не знаете, на какие документы нужно поставить печать, а для каких достаточно штампа – обращайтесь к нам.

Мы ждем вас!
Обращайтесь к нам.



  • стоимость
  • портфолио
  • заказ онлайн
  • доставка

  • Печать
    ООО «Ромашка» ручная оснастка цена за 1 шт.

  • Печать
    Институт Бизнеса автоматическая осн. цена за 1 шт.

  • Печать
    ООО «Колос» автоматическая осн. цена за 1 шт

  • Печать
    МДМ Банк карманная осн. цена за 1 шт

  • Печать
    гербовая автоматическая осн. цена за 1 шт.

  • Штамп
    Банк «Петровский» автоматическая осн. цена за 1 шт

  • Штамп
    ПОЛУЧЕНО автоматическая осн. цена за 1 шт.

  • Факсимиле
    автоматическая осн. цена за 1 шт.

  • Флеш печать
    ООО «Победа» ручная осн. цена за 1 шт

  • Экслибрис
    А.В.Чижова карманная осн. цена за 1 шт

Доставка в пределах КАД бесплатно при заказе от 3 000р, или 300р.

Все жители постсоветского пространства считают с ранних лет, что любой документ может считаться легитимным, если на нем красуется оттиск печати.  Поэтому мы её лепим везде где надо и не надо говоря: "лишним не будет". На сколько на самом деле важно присутствие оттиска печати на том или ином документе? (об этом расскажет статья Нужна ли печать на договоре?) Так зачем же нужна печать? Давайте начнем с самого начала:

Что такое печать?

Печать это клише круглой формы, с помощью которого проставляются оттиски на тех или иных документах с целью подтверждения их принадлежности Вашей организации и подлинности. Особых требований и правил (ГОСТов) к печатям для организаций и ИП закон не предъявляет.

Как правильно ставить печать? Должна ли печать затрагивать подпись?

Есть лишь общие требования касаемые организаций, также данные требования по аналогии (в случае изготовления печати для ИП) можно отнести и к печатям для ИП: 1-е печать должна иметь круглую форму; 2-е печать должна содержать полное наименование организации; 3-е печать должна содержать указание на местонахождения организации (достаточно региона РФ).

Что такое штамп?

Штамп это клише содержащее любую информацию любой формы за исключением круглой. Штампы бывают с реквизитами компании, либо подтверждающие: "копия верна", "оплачено" "допущено" и т.п.

Зачем нужны печати и штампы?

Итак зачем же Вам нужны печати и штампы? Для начала печать это дополнительное подтверждение подлинности исходящего от Вашей компании документа, а также дополнительная защита подписи руководителя. В некоторых случаях (особенно в отношениях с государственными органами) без печати документ может быть признан не имеющим юридической силы и не принят. Штамп же используется в большинстве случаев для экономии времени Ваших сотрудников при необходимости нанесения на внутренние документы компании повторяющейся информации, обычно используется в делопроизводстве или бухгалтерии.

Где обычно ставится оттиск печати?

Отиск печати обычно ставится непосредственно рядом с подписью ответственного лица. Зачастую на документах присутствует специальная отметка «М.П.», которая укажет точное место для проставления оттиска печати.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *