Переходящие дела

Форум портала "Архивы России" > Архивы > Архивы организаций > Переходящие дела в описи дел

Просмотр полной версии : Переходящие дела в описи дел

Марина Данилова

07.07.2011, 16:39

Привет! Есть вопрос — не могу найти ответ в законодательстве. Никогда раньше не отражали в описи переходящие дела. Где можно прочитать как это правильно сделать? Что тогда писать в акте приёма дел в архив(ведомственный)? Разве не логично было бы не заморачиваться на эти дела? Ведь в архив идёт то, что уже закончено делопроизводством! Всё, что мне попалось по этой теме ссылается на оформление номенклатуры дел, а мне нужны описи. Спасибо.

Проблема с переходящими делами при архивном хранении заключается в том, чтобы оформить описи таким образом, чтобы быстро и без проблем найти необходимое дело.

Поэтому эти дела указываются в каждом годовом разделе описей, и дается ссылка, в каком году оно завершено. Если этого не делать, то дело в описи могут просто не найти. Это отражено в существующих нормативных и методических документах.

Приказ МВД РФ от 05.09.1995 № 345 "Об утверждении Наставления по архивному делу во внутренних войсках МВД России"

3.2.10. … Не законченные производством (переходящие) дела вносятся в раздел описи дел по году их заведения и во все последующие разделы описи без указания порядкового номера. В этом случае в графе "Примечание" делается отметка: "См. д. N ___". Порядковые номера по описи делам присваиваются при включении их в опись по окончании делопроизводством. Присвоенные номера дел проставляются в годовых разделах описей, где имеются записи о таких делах.

Письмо Росархива от 31.08.1998 № 5/695-Тр «Об организации и совершенствовании работы по проверке наличия и розыску дел»

Наблюдаются случаи, когда количество необнаруженных дел неоправданно увеличивается за счет неправильного внесения и учета в описи так называемых "переходящих дел", заведенных за несколько лет и ошибочно включаемых за самостоятельными номерами в каждый годовой раздел описи.

Приказ ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги"

10.34. … Переходящие дела вносят в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за ____ год N ____".

Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России от 16 февраля 1998 г. N 70-И ( http://ruspravo.org/list/65158/32.html )

10.1.12. Переходящие дела включаются в описи по начальным датам.

Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе "Примечание" делается отметка о том, что дело переходящее, указываются подразделение, в котором оно хранится, и фамилия ответственного за хранение.

"Регистрационные", "наблюдательные" и т.п. дела кредитных организаций, ведущиеся в подразделениях лицензирования банковской деятельности (подразделениях безопасности и защиты информации), подразделениях по организации банковского санирования и т.п. , то есть дела, делопроизводство по которым продолжается в течение длительного времени, включаются в описи по дате завершения их делопроизводством (дате отзыва лицензии у кредитной организации). При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов).

Кроме того, посмотрите результаты поискового запроса: http://yandex.ru/yandsearch?text=описи+%26+переходящие+%2F%2B1+дела&lr=213

Марина Данилова

08.07.2011, 08:57

Ну где же логика? "Тащить" в ежегодных описях дело, которое завершится не известно когда? Предположим в прошлом году у меня появилось такое дело. Я следующие 5-6 лет буду проводить его по описям как переходящее и сдам в архив только через эти 5-6 лет. В случае поиска через N лет мне нужно будет пересмотреть все описи начиная с первой, упоминющей это дело (я же не знаю когда оно завершено, а в описи ссылка только на год заведения, и так в каждой описи). Объясните, пожалуйста, логику!?!!!

Разве переходящие дела вносятся в опись?
Я знаю, что каждый год закрывается номенклатура в конце делопроизводственного года и сдается для контроля в архив. И там пишется в графе 3 не кол-во дел (Томов), а "переходящее дело", и так каждый год, пока оно не закроется. В архивную опись вносят только тогда, когда подразделение сдаст вам свою (сдаточную) опись, и там будет это дело в том году, в каком оно завершено. А на основе описей сдаточных составляется опись архивная!

Как оформить переходящие дела?

Тем более сейчас все в электронном виде хранится, и можно с описи подразделения переносить в опись архивную. Закрытие номенклатуры — обязательный шаг, только так архив может контролировать при комплектовании архива завершенные дела (чтобы сдали то кол-во дел, которое указали в закрытых номенклатурах за 2-3 года. За 2-3 года складывается кол-во дел, которые должны попасть в архив, и если цифра в номенклатурах и сдаточной описи не совпадает — тогда караул! Либо разыскиваем, либо разбирается, откуда лишнее :)))

Марина Данилова

08.07.2011, 10:55

Да, Нонна, речь идёт именно об описи и в этом я не вижу логики… 🙁 С номенклатурами — согласна, почему бы и не "тащить"…

Ну где же логика?

Логика следующая. Опись делается «на дурака» — даже неопытный сотрудник должен увидеть, просматривая опись дел за определенный год, что были такие переходящие дела. Я, когда закрывала подобное дело, во все описи вносила его год завершения и номер, поэтому с поиском проблем не было.

Марина Данилова

11.07.2011, 10:44

Я бы поспорила… Это не логика. Хорошо, если дело такое одно: вернуться в описи прошлых лет и проставить дату закрытия. И вообще в реальности это -идеал — когда есть все описи. В жизни, как правило, архивом в организации занимаются по остаточному принципу и когда дело, что называется, "доходит до дела" — хорошо если эти описи найдутся (если они вообще были). И новая опись составляется по факту обнаружения дел. Да, спорить с нормативной документацией бесполезно, НО…

Я бы поспорила… Это не логика.Тогда переходите на ведение учета в электронном виде, в этом случае проблема переходящих дел может быть решена просто, причём различными способами 😉

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Как составить номенклатуру дел?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел».

Переходящие дела в номенклатуре

Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

  • 24-21 «Переписка с ООО "Адвокат" по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
  • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
  • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». 

Выводы:

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
    • вновь заведены в уходящем году;
    • не будут вестись в подразделении в будущем году.
    • Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

    Версия для печати  

    Переходящие дела

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *