Период в штатном расписании

Как составить штатное расписание предприятия

Составление штатного расписания

Нормы Трудового кодекса подразумевают наличие штатного расписания у работодателя (ст.

Штатное расписание: творим самостоятельно

ст. 15, 57). Этого уже достаточно для того, чтобы уделить ему должное внимание. Кроме того, бюджетные учреждения в соответствии со штатным расписанием составляют смету доходов и расходов, а также начисляют заработную плату сотрудникам. Рассмотрим особенности его составления и применения.

Как уже было сказано, штатное расписание является одним из документов для определения оплаты труда. Его наличие, отсутствие и содержание зависят от работодателя. Штатное расписание обязательно должно присутствовать в учреждении, если трудовыми договорами определены должности, специальности.

Квалификационная характеристика

При условии выполнения работ по определенным должностям, профессиям, специальностям, связанных с предоставлением компенсаций, льгот и с ограничениями, наименование таких должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Постановлением Минтруда России N 9 <1> определен Порядок применения квалификационного справочника. Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:

  1. "Должностные обязанности" — содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность.
  2. "Должен знать" — содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.
  3. "Требования к квалификации" — определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

<1> Постановление Минтруда России от 09.02.2004 N 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих".

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик определяет аттестационная комиссия организации.

Квалификационные характеристики должностей служащих физической культуры и спорта утверждены Приложением 9 к Постановлению Госкомспорта СССР от 20.05.1991 N 6/4а-13 "О совершенствовании организации заработной платы работников ведущих профессий учреждений и организаций физической культуры и спорта".

Оформление штатного расписания

Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России N 1 <2>. В п. 2 данного Постановления говорится о ее применении всеми организациями независимо от формы собственности, следовательно, и бюджетными учреждениями. Данная форма используется уже не один год. Однако все еще возникает много вопросов по ее оформлению. Рассмотрим самые важные из них.

<2> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

При необходимости учреждение на основании Постановления Госкомстата России N 20 <3> может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты формы N Т-3 должны оставаться неизмененными, так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения. Если в какой-либо графе документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

<3> Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Номер штатного расписания может содержать буквенный индекс для удобства регистрации. Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут как совпадать, так и не совпадать. Документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата его вступления в законную силу может быть более поздней по сравнению с датой составления.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

—————————————————————————¬
¦ ¦
¦ Детско-юношеская спортивная школа "Старт" ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 11/шр ¦
¦ ¦
¦ "Об утверждении штатного расписания" ¦
¦ ¦
¦ 14 декабря 2007 г. ¦
¦ ¦
¦ Приказываю утвердить штатное расписание на 2008 г. с января 2008 г. ¦
¦ ¦
¦ Приложение N 1: штатное расписание N 3-штр от 14.12.2007. ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Директор ДЮСШ "Старт" __________ А.В. Баранов ¦
¦ ¦
L—————————————————————————

При оформлении штатного расписания могут возникнуть вопросы о порядке заполнения некоторых граф (Указания по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенные в Постановлении Госкомстата N 1 (далее — Указания по применению унифицированных форм)):

  • при заполнении графы 4 неполная штатная единица указывается в долях, например 0,2, 0,5, 2,75;
  • в графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации;
  • в графах 6 — 8 показываются стимулирующие и компенсационные выплаты.

В ч. 4 ст. 133 ТК РФ перечислены доплаты, надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. В настоящее время надбавки к заработной плате используются как стимул для повышения эффективности труда работников. В частности, они применяются за высокие производственные показатели, высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, за выслугу лет.

Надбавки и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада размер надбавок и доплат может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется вместе с окладом). Премии, доплаты и надбавки, используемые в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте — коллективном договоре, положении о персонале, положении о зарплате и премировании.

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то допускается в соответствующих графах указывать проценты или коэффициенты.

Если произошло сокращение штата или численности работающих, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Изменения и дополнения в штатное расписание могут вноситься работодателем в любом количестве без ограничения. Единственное условие: изменения должны быть внесены на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения). Обязательной является дата, с которой вводится данное штатное расписание. Для учета количества штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров должны вести специальный регистр, форму которого учреждение разрабатывает самостоятельно.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

—————————————————————————¬
¦ ¦
¦ Детско-юношеская спортивная школа "Старт" ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 19 ¦
¦ ¦
¦ "О внесении изменений в штатное расписание" ¦
¦ ¦
¦ 3 марта 2008 г. ¦
¦ ¦
¦ В связи с производственной необходимостью приказываю внести следующие ¦
¦ изменения в штатное расписание с 11 марта 2008 г.: ¦
¦ 1. Вывести из структурного подразделения "Бухгалтерия" одну штатную ¦
¦ единицу должности "бухгалтер-кассир". ¦
¦ ¦
¦ 2. Внести в структурное подразделение "Тренерский состав" одну штатную ¦
¦ единицу должности "тренер" с должностным окладом 5000 руб. ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Директор ДЮСШ "Старт" __________ А.В. Баранов ¦
¦ ¦
L—————————————————————————

Штатный список (расстановка)

В настоящее время дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список. Его также называют штатной расстановкой. Этот документ необязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в организации, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

По мнению автора, за основу штатного списка можно взять штатное расписание и добавить графу "Ф.И.О. сотрудника". Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание до его утверждения должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. В бюджетных учреждениях, как правило, штатное расписание утверждается вышестоящим органом, но согласно Письму Росспорта от 12.12.2006 N СК-02-10/3685 штатное расписание спортивной школы утверждается в пределах имеющегося фонда оплаты труда ее директором.

Практика применения штатного расписания

На практике возникают вопросы по поводу применения штатного расписания, в том числе связанные с налогообложением. Рассмотрим некоторые из них.

ЕСН, налог на прибыль

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. В Налоговом кодексе нет прямой связи между обоснованностью затрат на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях судей, Минфина обосновывается данная зависимость. Рассмотрим подобный случай.

На практике налогоплательщик часто приглашает сторонние организации для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные функции. В данной ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (Письма Минфина России от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Также с этим согласны и судебные органы (Постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961).

В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).

При проведении выездных проверок Фонд социального страхования также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24 <4>, п. 57 Методических указаний N 134 <5>).

<4> Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 "Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам".
<5> Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 "Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам".

Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и его охране, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Другие вопросы

Вопрос: Должны ли наименования должностей в документах кадрового учета (штатном расписании, личной карточке и т.д.) в обязательном порядке соответствовать их наименованиям в квалификационных справочниках?

Для ответа на данный вопрос сначала обратимся к Трудовому кодексу и Указаниям по применению унифицированных форм. Для большинства должностей, профессий, специальностей такие требования отсутствуют.

Далее рассмотрим Постановление Минтруда России от 21.08.1998 N 37, которым утвержден Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. В нем указано, что он рекомендован для применения в организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм, то есть он носит не обязательный, а рекомендательный характер.

Кроме того, квалификационные справочники устаревают, и отдельные современные должности в них отсутствуют, например должность секретаря-референта или офис-менеджера.

Поэтому в большинстве случаев, по мнению автора, строгого соответствия между наименованиями должностей, профессий, специальностей в кадровых документах учреждения и в квалификационных справочниках может не быть. Главное, чтобы в должностной инструкции работника были четко прописаны его обязанности.

Однако одним из обязательных условий трудового договора является указание трудовой функции работника. При этом не стоит забывать о нормах ст. 57 ТК РФ.

Аналогичные требования предъявляются и к заполнению трудовых книжек. Поэтому информация о внесении изменений и дополнений в квалификационные справочники доводится до сведения заинтересованных работников. После чего в их трудовые книжки на основании приказа работодателя вносятся соответствующие изменяющие или дополняющие записи (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <6>).

<6> Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

В такой ситуации стоит и в документах кадрового учета указывать наименование должностей, профессий, специальностей в соответствии с их наименованиями в соответствующих квалификационных справочниках. К тому же многие унифицированные формы первичной учетной кадровой документации заполняются именно на основании сведений, содержащихся в трудовых договорах и трудовых книжках (Постановление Госкомстата России N 1).

Вопрос: Сотрудники бюджетного учреждения, кроме заработной платы по штатному расписанию, получают единовременные выплаты за выполнение работ по госконтрактам. Могут ли начисляться сотруднику отпускные из бюджетных средств с учетом его доходов из внебюджетных источников при отсутствии у учреждения на момент ухода сотрудника в отпуск средств, полученных от предпринимательской деятельности?

При планировании расходов за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, следует учитывать все затраты, которые необходимы для выполнения работ на основе соответствующих государственных контрактов, заключаемых государственными бюджетными учреждениями, включая дополнительные расходы, возникающие в результате принятия обязательств по их выполнению, в том числе выплату отпускных сотрудникам в соответствии с трудовым законодательством.

Статьей 38 БК РФ предусмотрен принцип адресности и целевого характера бюджетных средств, который означает, что бюджетные средства выделяются для распоряжения ими конкретным получателем на конкретные цели. Любые действия, приводящие к нарушению адресности предусмотренных бюджетом средств либо к направлению их на цели, не обозначенные в бюджете при выделении конкретных сумм, являются нарушением бюджетного законодательства.

Согласно положениям БК РФ бюджетное учреждение использует бюджетные средства в соответствии с утвержденной главным распорядителем бюджетных средств сметой доходов и расходов. Использование средств, выделенных из федерального бюджета на содержание бюджетного учреждения, на цели, не предусмотренные в утвержденной смете доходов и расходов на соответствующий финансовый год, в том числе на выплату заработной платы и отпускных сотрудникам, указанных в смете доходов и расходов от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, является нецелевым использованием средств федерального бюджета.

Е.Ромашова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Штатное расписание в вопросах и ответах

Поиск Лекций

Расчет штатного расписания составляется в несколько этапов.

Штатное расписание ТСН — структура, составление.

ТСН, являясь юридическим лицом, зарегистрированным в установленном порядке, должна соблюдать общие требования, предъявляемые ко всем юридическим лицам. Одним из обязательных требований, предъявляемым ко всем юридическим лицам, таким как управляющая компания (в сфере ЖКХ) или ТСН, является наличие утвержденного штатного расписания.

Что это такое и для чего нужно

Штатное расписание сотрудников – документ, который содержит в себе полную информацию о количестве должностей на предприятии, их окладов, тарифных ставок и надбавок к тарифам, если таковые предусмотрены. С помощью штатного расписания отражается организационная структура компании.

Многие товарищества задаются вопросом, а для чего нужно утверждать такой документ?

Итак, штатное расписание нужно для планирования затрат на оплату труда всех сотрудников, для организации работы кадровой службы и работников.

При наличии этого документа легче рассчитать примерное расходование денежных средств, выделяемых ТСН жильцами. Благодаря документу, ТСН сможет точно определить суммы, уходящие на оплату персонала и на обслуживание недвижимого имущества. Документ, также предусматривает информацию о возможности принять на работу то или иное лицо.

Наличие этого документа позволяет снизить процент ошибок по несвоевременным начислениям заработных плат, а также другим операциям.

Структура штатного расписания

Структура штатного расписания представляет собой таблицу, которая содержит в себе все сведения о штате. В 2017 году штатное расписание, имеет форму, которая была установлена в 2004 году, Госкомстатом (форма № Т-3).

Схема штатного расписания ТСН в сфере ЖКХ должна содержать следующие сведения:

1. Дату утверждения штатного расписания;

2. Наименование товарищества собственников жилья в соответствии с учредительными документами;

3. Порядковый номер приказа, на основании которого утверждено расписание ТСН;

4. Дату составления документа;

5. Срок действия расписания;

6. Должности, количество штатных единиц, тарифная ставка, надбавки, всего сумма выплат по каждому из единицы.

Штат представляет собой информационный список о составе работников организации.

Законом не предусматривается предъявление конкретных требований по организации штата организации ЖКХ. В связи с этим штат ТСН может состоять только из одного человека – председателя. В этом случае он выполняет обязанности:

1. По управлению финансами;

Как составить штатное расписание, образец заполнения формы Т-3

Экономическому прогнозированию;

3. Бухгалтерскому учету и делопроизводство.

Как правило, в таких случаях все обязанности по обслуживанию имущества выполняют сторонние компании.

Наиболее выгодным считается наличие в штате минимум трех должностей:

1. Председателя;

2. Бухгалтера;

3. Юриста.

На какой срок составляется

Трудовой кодекс РФ относит данный документ к локальным нормативно – правовым актам, то есть актам, которые принимаются и утверждаются непосредственно руководством организации. Постановление № 1 Госкомстата содержит требование об обязательном наличии в самом штатном расписании указания на дату, с которого данный документ действует в организации. Таким образом, государство дает возможность определить срок действия акта самостоятельно.

Хотелось бы отметить, что, как правило, штатный порядок составляется на срок равный одному году. Утверждение документа осуществляется в декабре, а датой вступления в силу является следующий месяц.

Как составить

Проект штатного расписания готовиться заранее до проведения общего собрания членов ТСН. Как правило, созданием документа занимается кадровик, при отсутствии такой должности лицо, выполняющее обязанности кадровика, либо бухгалтер. Составляется документ совместно с председателем, инженером или специалистом по обслуживанию имущества.

Расчет штатного расписания составляется в несколько этапов.

В первую очередь следует определить:

1. Годовую максимальную сумму, которую имеет организация за год;

2. Определить количественный состав персонала;

3. Определить месячный предел фонда (для этого необходимо разделить общую сумму заработной платы всего персонала на 12 месяцев);

4. Если месячный предел фонда превышает лимиты фонда, то необходимо осуществить корректировку окладов.

Стоит обратить внимание, что заработная плата, не может быть установлена ниже прожиточного минимума. Если объем выплаты ниже, то необходимо снизить объем почасовой нагрузки сотрудника. В этом случае снижение оклада будет обосновано.

Следующим этапом подготовки документа является его заполнение. Отражается следующая информация:

1. Наименование организации (указывается точь — в — точь как в документах об учреждении организации);

2. Срок, в течение которого расписание актуально.

Далее составляется таблица. В таблице в обязательном порядке указываются следующие данные:

1. Подразделения, где будет происходить замещение должности;

2. Каждому подразделению присваивается соответствующий код;

3. Отражаются должности;

4. Отражаются оклады соответствующие должностям.

Последним этапом является составление сметы, для выплаты денежных средств за месяц и год.

При заполнении штатного расписания, что наименования подразделений должны обязательно указываться в следующем порядке:

1. Руководящие должности, административный персонал;

2. Производственные должности;

3. Обслуживающие должности.

Для правильного наименования должностей и структурных подразделений организации следует обращаться к соответствующим справочникам, которые содержат перечень всех должностей.

Как и кем утверждается

Утверждение штатного расписания в ТСН происходит на совместном собрании всех его членов товарищества. Если на собрание явились не все члены, то собрание признается несостоявшимся и регламент считается не утвержденным.

При утверждении штатного расписания Председатель выносит соответствующий приказ, в котором следует указать дату принятия, порядковый номер документа и срок его действия.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *