Поставить визу на документе

Процесс визирования документов

Если необходимо утвердить документ, например, согласовать у руководителя спецификацию, используйте функциональность визирования. Виза может быть установлена (утверждена или отклонена) одним или несколькими сотрудниками вашей компании, например, руководителем отдела и директором.

В процессе визирования используется действие , а также вкладка страницы документа и коммуникационная панель.

Отправка на визирование

Запустить процесс визирования можно на странице документа с помощью действия . В результате открывается страница ввода параметров визирования.

Визирующий

Укажите департамент либо сотрудника, которому документ отправляется на визирование. Справочник поля содержит перечень ролей — имена пользователей и названия групп пользователей. При выборе группы пользователей право визирования документа будут иметь все пользователи группы.

Цель

Внесите целевое назначение визы, например, “Сумма договора”.

Разрешено делегирование

Установите признак, чтобы при визировании документа была разрешена переадресация на другого сотрудника.

После отправки на визирование система запретит редактирование текущего документа для всех пользователей, которым это право было предоставлено. Далее, если будет найдена актуальная положительная виза выбранного пользователя, то визирование будет завершено с этим результатом. Если будет найдена отрицательная виза, то для нее будет установлен признак . В этом случае, а также если не будет найдено предыдущих виз, адресат получит уведомление о необходимости визирования документа.

Инструменты для управления визами

Завизировать документ или переадресовать визирование на другого пользователя можно на коммуникационной панели или на вкладке страницы документа.

Визирование

Управление визами выполняется с помощью дополнительных команд в меню .

/ — отобразить все добавленные визы по документу или только визы, ожидающие установки. По умолчанию отображаются только актуальные визы.

— визировать документ с положительным результатом. При выборе действия открывается дополнительное окно для указания комментариев к визированию. При подтверждении действия состояние визы изменяется на “Положительная”.

— визировать документ с отрицательным результатом. При выборе действия открывается дополнительное окно для указания комментариев к визированию. При подтверждении действия состояние визы изменяется на “Отрицательная”.

— изменить сотрудника, назначенного визирующим по документу. Действие доступно для пользователей, которые имеют право на визирование, если у визы установлен признак и не заполнено поле . При выборе действия открывается перечень пользователей и групп пользователей, составляющих организационную структуру вашей компании. Выбранный пользователь будет указан в поле , а текущий пользователь будет указан в поле .

— удалить выбранную визу. Право на удаление визы имеет администратор. Удаление визы возможно только в тех случаях, когда она уже утверждена/отклонена или неактуальна.

Команды , и выполняются для виз в состоянии “Ожидает визирования”, у которых не установлен признак .

Уведомления по результату визирования

При установке положительной визы ответственному по документу будет отправлено email-сообщение. При установке отрицательной визы ответственному будет возвращено право редактирования документа и отправлено email-сообщение.

Необходимость отправки email-сообщения при визировании документа указывается в системной настройке “Отправлять email уведомление о необходимости визы”.

Просмотр информации по визам

Информация по созданным и обработанным визам отображается на вкладке страницы документа. Детальную информацию по отдельной визе можно посмотреть на странице визы, которая открывается при помощи команды меню . Страница визы доступна только для просмотра.

Визирующий

Департамент либо сотрудник, назначенный визирующим по документу. Поле заполняется при создании визы. Если указана группа пользователей, то право визирования данного документа имеют все пользователи группы.

Состояние

Результат визирования, например, “Положительная”. При создании записи для нее устанавливается состояние “Ожидает визирования”.

Дата установки

Дата и время визирования.

Установил

Имя сотрудника, завизировавшего документ.

Разрешено делегирование

Положительное значение свидетельствует о том, что разрешена переадресация визирования на другого сотрудника.

Делегирована от

Имя сотрудника, переадресовавшего визирование документа. Поле заполняется при смене визирующего. Например, при создании визы в поле указан руководитель отдела продаж. Если впоследствии визирование будет переадресовано на финансовый отдел, то поле будет заполнено именем руководителя отдела продаж.

Неактуальная

Признак указывает на то, что данная виза не является актуальной. Устанавливается в процессе визирования. Например, если при отправке на визирование найдена отрицательная виза этого же визирующего, то эта виза становится неактуальной.

Цель визы

Целевое назначение визы. Поле заполняется при создании визы.

Комментарий

Дополнительный комментарий по результату визирования, например, замечание по документу. Поле заполняется при установке или отклонении визы.

Помощь: Оформление резолюции

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ

Резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Как можно оформить согласование?

Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (содержание действий), срок его исполнения, подпись руководителя, дата резолюции. В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

Указания, содержащиеся в резолюции, носят общий либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом: «К руководству», «К исполнению», «К сведению».

Пример

Линнику П.А.

К сведению

Подпись автора резолюции

Дата

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Пример

Зайченко И.В.

Подпись автора резолюции

Дата

Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам.

Пример

Байкулову А.Е.

Срочно примите меры по обеспечению…

Подпись автора резолюции

Дата

или:

Сидорчику В.Н.

Прошу подготовить ответ к 10.06.2008.

Подпись автора резолюции

Дата

Содержание резолюции должно быть сжатым, но при этом достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел.

Пример

Бурлиновой Э.Н.

Байкулову А.Е.

Прошу подготовить заключение до 18.07.2008.

Подпись автора резолюции

Дата

Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации документооборота.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Типовые сроки установлены нормативными документами Совета Министров Республики Беларусь, Законом РБ от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан», Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Пример

Столяровой Т.В.

Подготовить предложения к 01.08.2008.

Бурикову О.В.

Для контроля

Подпись автора резолюции

Дата

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов.

Пример

Линнику П.А.

К исполнению.

Бурикову О.В.

Для контроля пп.3, 7

Подпись автора резолюции

Дата

На документе, поставленном на контроль, должна быть проставлена отметка о контроле.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Пример

Бурикову О.В.

Прошу подготовить бюджетную

заявку по науке до 15.07.2008.

Подпись автора резолюции

Дата

(первая резолюция)

Байкулову А.Е.

Подготовить проект сводного плана НИР

на 2009 год до 01.07.2008

Заговорной Т.Г.

Подготовить финансовые расчеты

к бюджетной заявке до 13.07.2008.

Подпись Бурикова О.В.

Дата

(вторая резолюция)

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах — между реквизитами «адресат» и «текст». При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и полей. Для лучшего выделения резолюции ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции (рефератку). Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

Пример

Михальченко А.Н.

Моровой А.П.

Корбуту Н.П.

Прошу рассмотреть и решить вопрос.

При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке.

Подпись Фамилия, инициалы

Дата

На листе резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция. Если лист резолюции прикрепляется к входящему документу, на нем может быть оформлена запись следующего содержания:

Пример

К вх. № 234 от 12.11.2007

На самом документе оформляется отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается», подпись лица, сделавшего запись, и дату.

На рассмотрение руководству должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. В организации может быть составлен примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. К их числу относятся декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов государственной власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы местных органов власти, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в т.ч. коллективные, письма граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя учреждения, телеграммы, телефонограммы по экстренным вопросам и т.п.

В целях экономии времени руководителя секретарю или помощнику следует заранее подготовить и представить руководителю проект резолюции, который в случае согласия с ее содержанием подпишет резолюцию и проставит дату.

Содержание резолюций по наиболее типичным, повторяющимся вопросам может быть формализовано и сведено к нескольким возможным вариантам, которые печатаются на листе резолюции. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, после чего лист резолюции вместе с документом передается на исполнение.

Пример

Ткач Г.Б.

Отказать в связи с отсутствием средств.

Оплатить за счет внебюджетных средств.

Подпись автора резолюции

Дата

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

  • в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
  • в их адрес имеются поручения;
  • из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ.

Порядок согласования и визирование проекта документа

При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

  • составитель документа;
  • руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
  • руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
  • руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
  • руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Подпись, роспись, виза, факсимиле… или Чем юриспруденция отличается от филологии

Портфолио копирайтеров на TextSale.ru — Статьи на тему "Терминология"

Похожие тематические статьи:

— Подпись, роспись, виза, факсимиле… или Чем юриспруденция отличается от филологии

— Наглость — второе счастье

— Ремонт в квартире.

— ТОП-5 дешевых стран, где можно удивительно и классно отдохнуть

— Антиколлектор ЧАСТЬ 1. Обращение взыскания на заложенный автомобиль.

— Дизайн стен: творческий подход.

— Мебель Северной деревни

— Рекламные войны

— "Дикий, дикий туризм! или Планируем путешествие своей мечты

— Виза в Германию самостоятельно.

— Чарующая Грузия

— Ирландия: страна с самым загадочным нравом!

— Правила безопасности при пользовании кредитными картами.

— Три улётных фишки заработка на саморекламе

— Продающий текст ручки

— Зачем мне райтинг?

— Необычно о продающих текстах.

— Калмыкия и Таиланд – начало успешного сотрудничества

— Обо мне

— Красивым быть — не запретить, здоровым будь и точка.

XXI век не устает преподносить все новые и новые сюрпризы. Устаревают и исчезают одни термины, на их месте возникают другие. Появляются новые слова и далеко не каждый из нас может сходу определить, а тем более внятно объяснить значение того или иного неологизма. Подобная история постоянно преследует такие хорошо всем известные понятия, как подпись, роспись, факсимиле и совсем недавно примкнувшую к ним ЭЦП – электронную цифровую подпись.

Чтобы разобраться в этой непростой филологической задачке и решить, чем роспись отличается от подписи, что такое факсимиле и зачем нужна ЭЦП, нам придется призвать на помощь не только Даля с Ожеговым, но и углубиться в дебри специальной юридической терминологии.

Начнем, пожалуй, с самого простого. В словаре Ожегова слово ПОДПИСЬ обозначается как собственноручно написанная фамилия.

Визируем документы правильно

А вот РОСПИСЬ Ожегов определяет как расписную живопись на стенах и различных предметах быта. С ним практически солидарны авторы всех других словарей. Поэтому, если вам в каком-либо учреждении предлагают поставить под тем или иным документом свою роспись, но при всем своем желании вы не считаете себя великим художником, можете смело отказываться, и будете абсолютно правы.

И даже в загсе! Несмотря на то, что при законном оформлении брачных отношений счастливые пары в загсе РАСПИСЫВАЮТСЯ, все же в самый торжественный момент молодожены и свидетели ставят в актовых документах свои ПОДПИСИ.

Теперь разберемся, чем от подписи отличается виза. В шестиязычном толковом словаре «Бизнес и право» можно узнать, что кроме разрешения на въезд в страну, визой называют пометку, которую должностное лицо оставляет на документе после ознакомления.

Таким образом, понятие ВИЗА может включать не только подпись руководителя, означающую, что этот документ был им прочитан, но и резолюцию, имеющую отношение к содержанию документа. Например, если на стол главного директора попадает заявление от вашего непосредственного начальника с просьбой повысить вам – как самому компетентному и наиболее ценному сотруднику отдела, без которого деятельность компании вообще теряет всякий смысл – вдвое зарплату, и тот недрогнувшей рукой наносит в уголке резолюцию «Главному бухгалтеру к исполнению», подкрепляя ее своей подписью, это и будет называться визой.

Во всех словарях слово ФАКСИМИЛЕ означает клише, печатку, воспроизводящую собственноручную подпись. В соответствии со ст. 160 Гражданского кодекса РФ факсимильную подпись нельзя использовать для заверки финансовых документов – платежных поручений, счетов-фактур и др. Кстати, позвольте еще одно небольшое филологическое отступление: ударение в этом слове приходится на первую букву «и» – факсИмиле!

Кажется, еще совсем недавно наш словарный запас пополнился новым термином – электронная цифровая подпись или попросту ЭЦП. Это определенное сочетание символов, образованное с помощью специального криптографического программного обеспечения. Цифровая подпись добавляется при пересылке к электронному документу, тем самым обеспечивая его достоверность и правовую значимость. Согласно российскому законодательству документ, подписанный собственноручно, и документ, заверенный электронной цифровой подписью, являются равнозначными.

Статья "Подпись, роспись, виза, факсимиле… или Чем юриспруденция отличается от филологии" написана:

копирайтер Theophania

Cтатьи копирайтера по схожим темам:

Портфолио копирайтеров на TextSale.ru | Статьи на тему "Терминология"

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *