Пз 10 2012

Учетная кадровая документация

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Вторичные учетные документы производны, базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основные цели создания этой подгруппы документов:

— обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

— обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

— обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и разнообразные регистрационные формы учетных сведений.

Далее подробно рассмотрим формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров.

Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

— регистрационно-контрольные карточки (РКК);

— регистрационные журналы (книги);

— экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Учетная кадровая документация. И учет документов по видам

Когда трудовые отношения между работодателем и сотрудником только формируются, возникает потребность в том, чтобы как-то документально заверить эти трудовые взаимоотношения.

В процессе формирования таких документов, где-то тут и появляется понятие кадроваядокументация.

Создание, заполнение и ведение кадровой документации – это скорее не право, а непосредственная обязанность работодателя. В мире трудовых взаимоотношений можно классифицировать всё.

Кадровые первичные учетные документы

Кадровая документация не исключение.

Кадровые документы классифицируются по различным признакам. Но если говорить о конкретике, то можно выделить две больших группы кадровых документов.

Первая группа кадровых документов — это документы по учету личного состава кадров.

Сюда относятся:

приказы о приеме кадров на работу,

перевод кадров с одной работы на другую,

предоставление отпуска кадрам,

увольнение кадров по тем или иным причинам,

личная карточка работника.

Вторая группа кадровых документов – это документы, связанные с осуществлением функций по управлению кадрами и организацией труда.

Сюда относятся:

правила внутреннего трудового распорядка кадров,

положение о структурном подразделении кадров,

должностные инструкции кадров,

структура кадров и штатная численность,

штатное расписание кадров на предприятии.

Если говорить о кадровом учете и, соответственно, о кадровой документации в целом, то становится очевидным, что та классификация, которой мы с Вами поделили кадровуюдокументацию – может быть далеко не единственной.

Теоретически, кадровую документацию можно поделить и по видам кадровыхдокументов.

Кадровая документация, связанная с приёмом на работу. Тут и заявление о приеме на работу, и трудовой договор, и собственно приказ о приеме на работу кого или иногокадра.

Кадровая документация, связанная с моментами перевода кадров с одной работы на другую. В этом блоке мы с Вами найдём заявление, написанное сотрудником — о переводе на другую работу. И, собственно, сам приказ о переводе с одного места работы на другое.

Кадровая документация, связанная с увольнением работников с работы. Начиная с заявления, заканчивая приказом организации об увольнении сотрудника. В случаях, когда этого требует закон, предусмотрено и составление протокола общего собрания кадров, с последующим занесением в соответствующий блок кадровой документации.

Кадровая документация, связанная с отпусками. В этом блоке ведётся график отпусков, хранятся заявления кадров о предоставлении отпуска вместе с соответствующими приказами.

Кадровая документация, связанная с поощрениями – Кому, зачем и подтверждающий приказ.

Кадровая документация, связанная с взысканиями. Тут мы сможем найти докладную записку о нарушениях трудовой дисциплины и объяснительную. А также, приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Все Кодексы
06.12.2012

Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г.

УЧЕТНАЯ КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ПЗ-10/2012)"

Минфином России обобщены вопросы, поступающие в связи со вступлением в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Сообщается, в частности, следующее: с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы); не должны приниматься к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок; с 1 января 2013 года формы регистров бухгалтерского учета, утвержденные федеральными органами исполнительной власти до вступления в силу Федерального закона N 402-ФЗ, не являются обязательными к применению; не подлежат регистрации в регистрах бухгалтерского учета несуществующие объекты, отражаемые в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие место факты хозяйственной жизни), а также объекты, отражаемые в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе лежащие в основе притворных сделок). Указанное не относится к резервам, фондам, предусмотренным законодательством РФ, и расходам на их создание; не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета; бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета; исходя из части 1 статьи 30 Федерального закона N 402-ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов бухгалтерского учета, предусмотренных этим Федеральным законом, в отношении составления отчета о финансовых результатах, приложений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах применяются правила составления соответственно отчета о прибылях и убытках, приложений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления в силу Федерального закона N 402-ФЗ.

Обязательная кадровая документация

Вопрос: 

Если организация пока решила не менять унифицированные формы, а продолжать использовать формы, утвержденные Госкомстатом, нужно ли это утверждать отдельным приказом?

Ответ: 

Вступивший в силу с 01 января 2013 года Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-Ф "О бухгалтерском учете", позволяет организациям утверждать свои унифицированные формы документов, но так, чтобы данные формы содержали все необходимые реквизиты.

Однако, это не является обязанностью работодателя, поэтому Вы можете продолжать пользоваться унифицированными формами, утв. Постановлением Госкомстата РФ от05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и утверждать это отдельным приказом нет необходимости.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. При этом утверждать одни и те же формы ежегодно нет необходимости, они утверждаются один раз приказом руководителя организации и используются в работе. Повторно утверждать документы необходимо, только если в них будут вноситься изменения (добавлять или удалять графы).

Также согласно Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации).

Выписки из нормативных актов.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

N ПЗ-10/2012

О ВСТУПЛЕНИИ В СИЛУ

С 1 ЯНВАРЯ 2013 Г. ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 6 ДЕКАБРЯ 2011 Г.

N 402-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ"

Первичные учетные документы

Формы первичных учетных документов

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

N ПЗ-10/2012

О ВСТУПЛЕНИИ В СИЛУ

С 1 ЯНВАРЯ 2013 Г. ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 6 ДЕКАБРЯ 2011 Г.

N 402-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ"

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

С 1 января 2013 г.

Формы первичных учетных документов

формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов <*>.

<*> Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, форму книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности, упрощенные формы ведомостей учета имущества, предусмотренные приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. N 64н).

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТНОГО ДОКУМЕНТА

Частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Включенные в этот перечень реквизиты по составу и содержанию тождественны обязательным реквизитам первичного учетного документа (включая документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), предусмотренным частью 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных к обязательным реквизитов в первичный учетный документ осуществляется организацией при необходимости (в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации, др.).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *