Расходный кассовый ордер подписывается

Председателю СНТ

      Заслон подпольным собраниям
      Заверенные копии документов СНТ
      Люстрация для ревизора
      Принципы ревизии
      Кассовые ордера

Кассовые ордера

      Кассовый ордер — это установленным образом оформляемый своего рода приказ главного бухгалтера (и руководителя организации) кассиру и одновременно отчет кассира о поступлении или расходе денег. Таким образом, кассовые ордера служат для контроля кассира и для оправдания кассира перед бухгалтером и руководителем. Ревизионное значение кассовый ордер приобретает тогда, когда возникает непонимание по остатку в кассе, то есть появляется предположение, что деньги из кассы похищены.

      Образец приходного кассового ордера (унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88, в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26, от 03.05.2000 №36):

      Приходный кассовый ордер печатается на листе бумаги формата A5 (210х297 мм). "Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе" (то же Постановление).

      Образец расходного кассового ордера (унифицированная форма № КО-2, утв. тем же Постановлением):

      Расходный кассовый ордер выполняется в формате A5, "выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления" (то же Постановление).

* * *

      Если ранее закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ (в редакции закона от 28.11.2011 №339-ФЗ) допускал ведение бухучета самим руководителем организации (статья 6 пункт 2 подпункт г старого закона: "руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы… вести бухгалтерский учет лично"), то теперь возможности по ведению бухучета руководителем (т.е. председателем правления СНТ, ДНТ, СНП и т.п.) из нового закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 №402-ФЗ не усматривается. В новом законе, который вступил в силу с 1 января 2013 года, исключение сделано только в отношении представителей бизнеса: "руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя" (пункт 3 статьи 7).

      Итак, садоводческое товарищество теперь обязано иметь главного бухгалтера. Процедура приема взноса от садовода будет следующая. Садовод идет к главному бухгалтеру, который выдает подписанный приходный кассовый ордер. Далее садовод перемещается в кассу, где кассир принимает взнос, а садоводу выдает оторванную от ордера квитанцию. С этой квитанцией садовод опять идет к главному бухгалтеру, чтобы получить подпись на квитанции. Это — правильный порядок приема денег в кассу. До 1 января 2013 года схема была та же, за исключением того, что на месте главного бухгалтера был председатель правления. В реалиях садоводческих товариществ ордер выдает, заполняет, подписывает ордер и квитанцию к нему единственно казначей. Подписи главного бухгалтера (председателя) на квитанциях нет и не было, такие квитанции почти фальшивые.

Кто подписывает расходный кассовый ордер

      В расходном кассовом ордере предусмотрено указание наименования, даты и места выдачи удостоверяющего личность документа (паспорта) лица, которому выдаются деньги. В садоводческом товариществе не уделяют внимания этой графе. Следует знать, что придирчивые ревизоры принимают к зачету все приходные документы (недооформленные, рваные, с эффектом "рыбу заворачивали"), но из числа расходных ордеров или иных оправдательных документов неправильно заполненного не принимают ни одного. Разрешение вопроса "принять/не принять" вполне в компетенции ревизора, если уставом или регламентом не предусмотрено иное. Таким образом, отсутствие паспортных данных в расходных ордерах может вылиться в "ущерб", равный всей смете товарищества.

* * *

      Я прихожу к мнению, что ревизионная комиссия в СНТ не должна касаться кассовых ордеров и кассовых книг. Касса в садоводческом объединении — это практически всегда просто чей-то карман, а кассовые ордера приобретают смысл "вынул деньги из кармана", "вставил деньги в карман". Тем более, что покупку, например, труб для водопровода кассовый ордер доказать не может — ордер является внутренним документом, создаваемым в самом СНТ. Покупку труб докажет чек, квитанция, платежное поручение — документы, исходящие от других организаций.

      Допускать ревизора к кассе СНТ — это открывать простор для злоупотреблений ревизора, больше ничего. Кассовые ордера в садоводствах сплошь и рядом оформляются неправильно, в то же время, неправильное оформление ордеров не обязательно означает фактический (в противовес умозрительному) материальный ущерб для товарищества. Заинтересованный (испытывающий неприязнь к председателю) ревизор к своей радости получает возможность обнаружить в доморощенной садоводческой кассе что угодно: хищение, растрату, приписку или фальсификацию, в зависимости от того, какое из перечисленных слов ему больше нравится. От такой ревизии до рейдерского захвата товарищества один шаг.

      Возвращаясь к этой истории:
Трудно ли взыскать ущерб с бывшего председателя правления?
приведу оттуда замечательный примерчик касательно все тех же пяти столбов, установка которых обошлась в 64 тыс. рублей. Эти 64 000 рублей были названы ущербом для товарищества. Не потому, что столбы кривые, а потому, что новое правление и председатель, якобы, никак не могут взять в толк, на что же потрачены 64 000 рублей. Расходные ордера на 64 000 руб. есть: №1-10 (30 000 руб.); №2-10 (4 000 руб.); №3-10 (30 000 руб.). Так как сумма ощутимая, а выплаты осуществлялись постороннему исполнителю (не члену товарищества), то ордера были оформлены подобающим образом, по крайней мере, ревизор (впоследствии председатель) не нашла, как к этим ордерам придраться. Но и на такой случай нашелся фокус. Вот текст ее заявления судебному приставу об отказе принять расходные кассовые документы (дословно):

      Я, отказываюсь принимать расходные кассовые ордера с №1-10 по №1-14 включительно, т.к.
      1) р/о №7-10 от 14.06.10г., №8-10 от 20.06.10г., №9-10 от 20.06.10г. и №10-10 от 20.06.2010г. не являются оригиналами.
      2) р/о №4-10 от 25.05.2010г., №5-10 от 30.05.2010г., №6-10 от 04.06.2010, №11-10 от 20.06.10г., №12-10 от 27.06.2010г., №13-10 от 04.07.2010г., №14-10 от 04.07.2010г. — отсутствуют данные: подпись руководителя, получил (сумма прописью, подптсь получателя, сведения документа, удостоверяющего личность получателя).

      Кто не заметил подвоха, я объясню: замечаний по ордерам №1-10, №2-10, №3-10 в заявлении не высказано, эти ордера не приняты потому, что… другие ордера плохие.

      Формулировка "не являются оригиналами" тоже хороша. Позавидовать можно было бы ревизору-садоводу, который обладает такой экспертной остротой зрения, что способен распознать неоригинальность, не замеченную судебным исполнителем. Но есть закавыка: столбы-то, на сумму 64 000 руб., стоят на территории товарищества воочию, вот только ревизор (теперь председатель) их не замечает. Экспертное зрение — тонкий инструмент, его надо беречь, то есть вовремя выключать.

     

Дм. Охапкин, август 2013

Приходный кассовый ордер

При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте гражданину, внесшему деньги.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Кандидатура уполномоченного работника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.

Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять приходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер?

Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.» так, чтобы ее оттиск располагался и на квитанции.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати (штампе) кассира, также не установлен. Ранее принимались нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены (см., например, распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ). В пункте 6 этого документа установлен перечень реквизитов, которые ранее были обязательными:

— полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
местонахождение;

— основной государственный регистрационный номер.

Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

Расходный кассовый ордер

Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п.

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.

Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если оно подписано руководителем и в нем есть запись:

— о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;

— о сроке, на который выдаются наличные деньги;

— подпись руководителя;

— дата.

Такой порядок установлен пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».

По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.

Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять расходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 6.1– 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и включает следующие этапы.

1. Кассир проверяет:

— наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;

— соответствие суммы цифрами сумме прописью;

— наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;

— соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.

2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.

3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.

4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

6. Кассир подписывает расходный ордер.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

Для контроля кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера перед передачей их в кассу зарегистрируйте в журнале по форме № КО-3 (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выдачу зарплаты (других аналогичных платежей), зарегистрируйте в журнале, после того как были выданы деньги. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ситуация: на какой период открывается журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3)?

Никаких ограничений по сроку, в течение которого ведется журнал по форме № КО-3, в законодательстве не установлено.

Поэтому вопрос о том, на какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно. Таким периодом может быть месяц, квартал или год. При принятии решения учитывайте количество кассовых операций.

Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *