Содержание
- Расходный кассовый ордер (форма КО-2)
- Сдача выручки в банк – проводки
- Заполнение расходно-кассового ордера: наличные под контролем
- Заполняем расходный кассовый ордер
- Как составлять рко на сдачу наличных в банк работником
- Заполнение расходного кассового ордера – выдаем наличные
- Приходный и расходный кассовый ордер: образец заполнения
- Пример заполнения расходного кассового ордера при сдаче наличных денег в банк
- Правила заполнения приходно-кассового ордера, с примерами
- Приходный кассовый ордер (форма ко-1) в 2018 году
Расходный кассовый ордер (форма КО-2)
Когда компания сдает деньги в банк для зачисления на расчетный счет через инкассаторов, то они, принимая наличные, не ставят свои подписи в расчетно-кассовом ордере (РКО). А если организация не пользуется услугами инкассаторских служб и наличные отвозит в банк один из ее работников? Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы? Должны ли там быть Ф.И.О., паспортные данные и подпись этого сотрудника? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному.Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими – нежелательно.
Способ 1. Неправильный и опасный: в РКО вообще нет упоминания о физлице, которое отвозит деньги
При таком способе строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название кредитной организации. В строке «Основание» пишут: «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».
Обычно бухгалтеры объясняют этот подход тем, что указывают в ордере проводку «Дебет 51 – Кредит 50». Она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть бухгалтеры считают, что деньги по такому ордеру выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная квитанция кредитной организации.
Данный способ неправильный, поскольку нарушаются следующие правила составления РКО и выдачи денег из кассы.
Во-первых, в РКО должны быть указаны Ф.И.О. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, а также должна стоять его подпись. Это требование не только п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций (утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение), но и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь данный ордер – это первичный документ.
Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму прописью (п. 4.3 Положения).
В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из кассы (п. 4.2 Положения, п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это значит, что реквизиты квитанции банка в строке «Приложение» в ордере не могут служить заменой подписи получателя. Ведь квитанция появляется позже – когда банк примет денежные средства.
Поясним, чем опасен описанный способ.
Если все деньги или их часть по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал (всякое бывает). В такой ситуации доказать обратное кассиру будет нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.
Злоупотребления также могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму большую, чем выдал работнику.
Этот способ безопасен только в одном случае – если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.
Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета по форме № КО-5.
Способ 2. Неправильный, но безвредный: работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет
По возвращении из кредитной организации работник составляет авансовый отчет (АО) и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть Ф.И.О. человека, от которого приняты деньги).
В РКО указывают проводку «Дебет 71 – Кредит 50», а на дату зачисления денег на счет делают запись «Дебет 51 – Кредит 71».
Бухгалтеры, которые применяют такой способ, используют следующие аргументы.
Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ – АО, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.
Однако данный подход – неверный. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы – то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги) (п. 4.1 Положения). А при сдаче наличных в банк деньги не расходуются. Они остаются у организации, просто меняя свое место нахождения с кассы на расчетный счет.
Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат самому сотруднику), неверный.
Вместе с тем способ безвредный. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег, как находящихся под отчетом, нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут именно с этим сотрудником.
Способ 3. Предпочтительный: в РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет
В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководителя.
Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.
1) Дебет 51 – Кредит 50. Запись допустима, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема – дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки – РКО и квитанция кредитной организации.
2) Если есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), то лучше делать проводку «Дебет 57 – Кредит 50». А когда деньги сданы в банк: «Дебет 51 – Кредит 57».
Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в расходном кассовом ордере при выдаче денег проводка «Дебет 51 – Кредит 50» окажется составленной на неверную сумму.
В заключение автор обращает внимание на то, как должен оформляться «расходник» на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя. Если он сам ведет кассовые операции и передает наличные в банк, то подойдет и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и бизнесменом, то есть использовать способ 3.
CТАТЬЯ Мартынюк Н.А., эксперта по налогообложению
«Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником»
«Главная книга» № 14 2013
Сдача выручки в банк – проводки
Кассир-операционист в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (либо сразу в банк через инкассацию) выручку под расписку, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Также старшему кассиру передаются акты и необходимые документы по расчету выручки, который составляет сводный отчет, передаваемый вместе с кассовыми ордерами в бухгалтерию.
Поступившие в кассу в виде торговой выручки денежные средства должны быть зачислены на счет предприятия. Для этого они могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Наиболее распространенной формой сдачи торговой выручки торгового предприятия является договорная форма с участием представителя банка — инкассатора.
Заполнение расходно-кассового ордера: наличные под контролем
Выручка передается инкассатору в установленное банком время (обычно его приезд приурочивается ко времени закрытия предприятия во избежание больших остатков денежных средств в кассе). До этого кассир готовит выручку к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки в разобранном виде по 100 шт. одного достоинства и перевязывая.
Подготовка денежных средств к сдаче в банк сопровождается выпиской препроводительной ведомости (накладной) в 3 экз. Этот документ должен содержать следующие данные:
номер магазина;
номер расчетного счета;
наименование банка;
номер сумки;
сумму денежных средств, вложенных в сумку.
Препроводительные ведомости — 1-й и 2-й экземпляры — содержат опись денежных средств, сдаваемых в банк.
Покупюрная опись содержит перечень купюр каждого достоинства: 10, 50, 100, 500, 1000, 5 000 руб., а также сумму по каждой позиции.
Деньги, подобранные в таком порядке, и 1-й экземпляр препроводительной ведомости вкладываются в сумку; сумка закрывается и пломбируется.
Обслуживающие торговые точки инкассаторы банка собирают сумки предприятий с денежными средствами. Торговые работники должны четко усвоить те требования, которые они должны предъявлять к сдаче денежной сумки инкассатору.
Инкассатор, прибывший в торговое предприятие, должен предъявить удостоверение личности с фотографией и образцом подписи доверенность банка на право сбора денежных средств от предприятий, организаций, явочную карточку, вторую сумку, предназначенную для обмена на сумку с выручкой, с тем же номером.
Только после проверки всех этих документов инкассатору вручается сумка с денежными средствами и 2-и экземпляр препроводительной ведомости.
Инкассатор, получая сумку, делает отметку — ставит дату и штамп на 3-м экземпляре препроводительной ведомости, остающейся после этого в торговом предприятии.
В учреждении банка сумку вскрывают, деньги пересчитывают, сверяют с препроводительной ведомостью. Если в результате проверки обнаружены расхождения — недостача, излишки — составляется соответствующий акт, делается отметка на 1-ми 2-м экземплярах. Если среди сданных с банк денежных средств обнаружены фальшивые денежные знаки, они изымаются и составляется соответствующий акт. Все акты составляются банком в одностороннем порядке и обжалованию не подлежат. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтверждается возвратом 2-го экземпляра ведомости в бухгалтерию предприятия.
В условиях рыночной экономики, когда получила широкое развитие мелкорозничная торговля, все чаще предприятия сдают денежные средства, полученные от реализации товаров, в учреждения банка самостоятельно. Такая операция оформляется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы. Вместе с тем при сдаче денег в банк представитель торгового предприятия заполняет объявление на взнос наличными.
Заполняем расходный кассовый ордер
Какими документами оформляется такая операция? Как следует заполнить расходный кассовый ордер (на чье имя)? Указания Банка России N 3210-У В соответствии с п. 3 Указания N 3210-У Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
Как составлять рко на сдачу наличных в банк работником
И именно этот документ служит основанием для составления РКО на деньги, сданные инкассаторам. Чем опасно. Конечно, налоговики за такое нарушение не штрафуют. Опасность в другом: если все деньги или их часть вдруг по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир.
Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал, — всякое бывает. И доказать обратное кассиру нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался. Злоупотребления тут могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму бо´льшую, чем выдал работнику.
Этот способ безопасен только в одном случае — если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.
Заполнение расходного кассового ордера – выдаем наличные
ВажноЕсли деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
- Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку «Приложение».
Они обязательно гасятся штампом «Получено» с указанием даты.
Приходный и расходный кассовый ордер: образец заполнения
Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, — не более 5 дней.Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий вашу организацию.
Пример заполнения расходного кассового ордера при сдаче наличных денег в банк
Лимит согласовывается с банком и при необходимости может быть пересмотрен.Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, ваша организация может быть оштрафована.Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 рублей.За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации — в размере от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).Чтобы внести наличные деньги на расчетный счет, бухгалтер должен оформить «Объявление на взнос наличными», чтобы снять деньги с расчетного счета — «Денежный чек». Объявление на взнос наличными (форма N 0402001) Для объявления на взнос наличными предусмотрен типовой бланк.
Его форма приведена в Положении ЦБ РФ от 9 октября 2002 г.
Правила заполнения приходно-кассового ордера, с примерами
Компании, осуществляющие деятельность платежного агента, заполняют на деньги клиентов и свою собственную выручку отдельные ордера. Форма ПКО и порядок заполнения Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника.
При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1. Рисунок 1. Скачать заполненный бланк кассового ордера (сдача торговой выручки) Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег.
Приходный кассовый ордер (форма ко-1) в 2018 году
Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования. Строка «Принято от». Указывается: — ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации. — «
Инфо
Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) — если деньги принимаются от работника сторонней организации. Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «В том числе».