Списание расходных материалов

Списание — бухгалтерский термин, означающий снятие расходного материала с учета и отнесение к убыткам. Как правило, использованные расходники списывают сразу после извлечения из оборудования. Например, пустые картриджи. Также допускается списание материалов непосредственно со склада, где они находятся.

Некоторые материалы используют в оборудовании многократно, как например, перезаправляемые картриджи. По ним возможно вести индивидуальный учет и в программе они представлены, как номерные расходные материалы. Такие расходники могут быть списаны не только со склада или оборудования, но и по возврату из сервиса. Например, если их восстановление невозможно или невыгодно.

Списание расходных материалов со склада

Списание материалов со склада производится в разделе «Расходные материалы» на закладке «Наличие на складах», а также на соответствующих закладках в других разделах программы, например, «Склады». Для того, чтобы оформить списание, выделите материал в таблице и нажмите кнопку  «Списать материалы». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, в разделе «Расходные материалы» это выглядит следующим образом.

В открывшемся диалоге представлены данные о запасах выбранного расходника на всех складах предприятия. Номерные материалы учитываются отдельно, у них указаны серийные / инвентарные номера.

По умолчанию списание материала оформляется текущей датой. При необходимости ее можно изменить.

С помощью кнопки > следует указать количество материала, списываемое с нужного склада. В области «Итого» (нижняя часть окна) будет показан оставшийся запас этого расходника на складах и выбранное количество к списанию.

Опция «Разрешить списание в минус» используется в случае редактирования записей учета и списании материалов «задним числом». Данная опция разрешает программе учитывать запас на складах отрицательным количеством.

Учет расходных материалов в салоне красоты или экономика должна быть экономной

Однако следует помнить, что при подобном ведении учета возможны ошибки. Вовремя их обнаружить и исправить помогает процедура верификации.

Списание расходных материалов из оборудования

Программа позволяет списывать материалы при извлечении из оборудования в процессе замены расходников. При установке в принтер нового картриджа, использованный следует извлечь, нажав «Извлечь» в столбце «Установленный расходник», а затем выбрать пункт «Списать» для его списания.

Списание материалов из оборудования также возможно в разделе «Оборудование» на закладке «Установленные РМ» и в одноименном подразделе. Для этого выделите нужный расходный материал в таблице и нажмите кнопку  «Списать». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, на закладке «Установленные РМ» это выглядит следующим образом.

При списании обычного расходного материала подобным образом, откроется соответствующий диалог. При необходимости в нем можно изменить дату списания.

Если производится списание номерного материала, то диалог будет выглядеть, как показано ниже. При необходимости возможно указать причину списания, остаток ресурса в картридже и зафиксировать показатели счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника.

Списание номерных расходных материалов

Рассмотренные выше способы списания материалов применимы как к обычным, так и к номерным расходным материалам. Все действия с номерными расходниками, в том числе списание, можно выполнять в отдельном разделе программы — «Номерные расходные материалы». 

С помощью кнопки / команды  «Списать» (Ctrl+W) в данном разделе производится списание любого номерного материала. В зависимости от текущего местонахождения, расходник может быть списан со склада, из оборудования или сервиса.

На закладке «История» данного раздела с помощью кнопки / команды  «Добавить действие…» возможно создать запись о списании выбранного материала со склада, из оборудования или сервиса. Списание может быть оформлено на любую дату.

На закладке «Ремонты» и в одноименном подразделе с помощью кнопки / команды  «Вернуть из ремонта и списать» (Ctrl+W) возможно списать находящийся в сервисе номерной расходный материал. Например, если его восстановление невозможно. При этом ремонт будет закрыт датой списания.

Списание номерных материалов рассмотренными выше способами осуществляется в соответствующих диалогах. При необходимости можно изменить дату списания и ввести комментарий в поле «Примечание», например, указать причину списания материала.

Диалог списания номерного расходного материала со склада.

Диалог списания номерного расходного материала из сервиса (ремонта).

Диалог списания номерного расходного материала из оборудования. Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет ввести значения счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника, например, количество отпечатанных страниц.

История списаний материалов и отчеты

После списания расходные материалы снимаются с учета и перестают отображаться в «рабочих» разделах программы. История всех списаний расходников доступна в соответствующих подразделах: «Списания» (по всем материалам) и «Списания НРМ» (только по номерным материалам), где при необходимости можно отредактировать или удалить любую запись о списании. В случае удаления записи, списание будет отменено и расходный материал вновь станет числиться на балансе предприятия в месте своего последнего нахождения.

В программе также доступны отчеты, позволяющие просмотреть список материалов, списанных за выбранный период времени: «Списание расходных материалов» и «Списание номерных расходных материалов».

При просмотре отчетов и записей о списании материалов действуют настройки доступа текущего пользователя программы. Если пользователю ограничен просмотр информации отдельных филиалов, то эта информация не отображается.

Причины и основания для списания материальных ценностей

Списание материалов пошаговая инструкция для бухгалтерского учета

Учет и сохранность кабельной продукции

Рациональное расходование кабельной продукции на предприятиях связи, снижение норм расхода, обеспечение надлежащего хранения, учета — важный резерв снижения себестоимости оказываемых услуг. На нашем предприятии разработаны рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий каждого исполнителя по учету кабеля, а также организационные инструкции по учету кабеля. Одновременно эти документы служат целям управленческого учета.

Координирующие функции осуществляет отдел эксплуатации главного управления (ГУ). Потребителями кабельной продукции являются структурные подразделения — филиалы, оказывающие услуги населению (далее — филиалы). Техническое обслуживание и аварийный ремонт кабельных сооружений осуществляют линейно — кабельные цехи филиалов (ЛКЦ), все виды ремонта и нового строительства — вспомогательное ремонтное подразделение.

Складское хозяйство состоит из центрального склада ГУ, складов филиалов и их структурных подразделений — ЛКЦ, склада ремонтного подразделения.

Можно выделить следующие этапы получения информации о движении кабельной продукции:

  1. Формирование поквартального бюджета в разрезе филиалов и видов работ (бюджет предприятия).
  2. Планирование объемов работ, для выполнения которых требуется кабельная продукция (план работ).
  3. Определение количества необходимой кабельной продукции в соответствии с запланированными объемами работ (план потребности в кабеле).
  4. Планирование объема и спецификации кабельной продукции, подлежащей закупке (план поставок).
  5. Закупка и хранение кабеля.
  6. Отпуск кабельной продукции для нужд филиалов.

Для обеспечения потребности предприятия в кабельной продукции в подразделениях используются единые принципы и схемы планирования работ и закупки кабеля. Поставки кабеля для проведения всех видов работ централизованны. Движение кабеля внутри предприятия (внутризаводской оборот) осуществляется только через центральный склад главного управления. Хранение кабеля в линейно — кабельных цехах и других подразделениях, занимающихся ремонтно — эксплуатационными работами и не оборудованных специальными складскими помещениями, запрещено.

Все операции по поступлению, движению и выбытию кабельной продукции оформляются путем составления первичных учетных документов в день совершения хозяйственной операции.

Разработка поквартального бюджета в разрезе филиалов и видов работ производится планово — экономическим отделом главного управления.

Бюджет формируется по следующим направлениям:

а) в разрезе филиалов;

б) по статьям расходов:

текущая эксплуатация,

аварийный ремонт,

текущий ремонт,

капитальный ремонт,

капитальное строительство.

Исходящий документ: бюджет по филиалам в разрезе статей расходов.

Планирование всех видов работ, для выполнения которых используется кабельная продукция, осуществляется на основании бюджета, утвержденного на текущий год. В качестве планового периода принимается квартал.

Планирование работ по текущей эксплуатации, текущему и капитальному ремонту

Общая схема подготовки плана работ в филиале предусматривает определение объемов работ по текущей эксплуатации, текущему ремонту, капитальному ремонту.

Основанием для определения объемов по текущему ремонту являются дефектные ведомости; по капитальному ремонту — проектно — сметная документация, разрабатываемая ремонтным подразделением или сторонней организацией в случае ее привлечения. По текущей эксплуатации и аварийному ремонту данные о предполагаемой потребности в кабеле формируются на основании сведений о среднем расходе кабеля по аналогичным работам в предыдущих периодах.

План работ составляется главным инженером филиала на основании планов линейно — кабельных цехов филиала. В случаях привлечения ремонтного подразделения или сторонних организаций главный инженер узла заблаговременно согласовывает объемы выполняемых работ с главным инженером или начальником ремонтного подразделения.

Если невозможно привлечь ремонтное подразделение для выполнения работ, главный инженер или начальник дает в адрес филиала официальное обоснование отказа. Главный инженер филиала прилагает отказ ремонтного подразделения к плану квартала, направляемому в главное управление. Обоснованный отказ является документом, позволяющим руководителям филиалов привлекать к выполнению работ сторонние организации из числа рекомендуемых главным управлением. В этом случае начальник ЛКЦ корректирует объемы работ ЛКЦ либо подтверждает возможность привлечения сторонних организаций для выполнения работ по текущему и капитальному ремонту.

Исходящий документ: проект плана работ по филиалу на следующий квартал.

Проект плана работ с приложением по узлу на следующий квартал должен содержать следующие сведения: вид работ, объект (кроме работ по текущей эксплуатации), марка кабельной продукции, количество в метрах, срок выполнения работ, исполнитель (филиал, ремонтное подразделение или сторонняя организация), проектно — сметная документация в части кабеля (в случае капитального ремонта), отказ от выполнения работ ремонтным подразделением.

Согласованный с ремонтным подразделением проект плана работ на следующий квартал и соответствующая выполняемым работам проектно — сметная документация в части необходимого кабеля не позднее чем за месяц и 5 дней до начала квартала передаются для утверждения в отдел главного управления. Специалист ГУ проверяет проект плана и утверждает его у директора по направлению.

Исходящий документ: утвержденные планы работ по узлам на следующий квартал.

Утвержденный план работ не позднее чем за месяц до начала планируемого квартала передается следующим службам: первый экземпляр — инженерной службе узла для корректировки планов филиала в соответствии с утвержденным решением; второй экземпляр — главному инженеру ремонтного подразделения для формирования плана работ на следующий квартал; третий экземпляр остается в эксплуатационном отделе главного управления для осуществления контроля и формирования лимитов отпуска кабеля в филиалы и в ремонтное подразделение; четвертый экземпляр — в отдел материально — технического снабжения (ОМТС) для формирования плана поставок; пятый экземпляр — в отдел договоров для подтверждения необходимости заключения договоров на выполнение работ со сторонними организациями.

Планирование работ по особо сложным видам капитального ремонта и строительству в главном управлении

Эксплуатационный отдел главного управления планирует на следующий квартал объем работ по капитальному строительству и особо сложным видам ремонта (по которым на предприятии образован ремонтный фонд) на основании утвержденного бюджета.

Главный инженер ремонтного подразделения совместно с начальником отдела ГУ составляют план работ на следующий квартал исходя из запланированного бюджета.

Если отсутствует возможность привлечения ремонтного подразделения для выполнения ряда работ, начальник отдела запрашивает официальное обоснование отказа. Обоснованный отказ ремонтного подразделения является документом, позволяющим начальнику отдела ГУ привлекать к выполнению работ сторонние организации.

На основании подготовленной с привлечением сторонних проектировщиков и поступившей в отдел главного управления проектно — сметной документации инженер технического надзора готовит данные о потребности в кабеле (в разрезе видов работ и марок). План работ передается в ОМТС не позднее чем за месяц до начала планируемого квартала.

План работ ремонтного подразделения по капитальному строительству и особо сложным видам капитального ремонта на следующий квартал должен содержать следующие сведения: объект, вид работ, срок их выполнения, марка кабельной продукции, количество кабельной продукции в метрах.

Исходящие документы: утвержденный план работ ремонтного подразделения по капитальному строительству и капитальному ремонту на планируемый квартал, содержащий сведения о потребностях в кабеле; проектно — сметная документация (ПСД).

Утвержденный план работ и комплект проектно — сметной документации не позднее чем за месяц до начала планируемого квартала передаются следующим службам:

первый экземпляр остается в эксплуатационном отделе главного управления для осуществления контроля над производством работ по капитальному строительству и разработки лимитов отпуска кабеля для капитального строительства и капитального ремонта силами ремонтного подразделения;

второй и третий экземпляры передаются в ремонтное подразделение (второй — для работы, третий находится в производственной группе для решения возникающих вопросов). Третий экземпляр проектно — сметной документации как исполнительный должен передаваться на приемочной комиссии заказчику в составе исполнительной документации и содержать все изменения проекта, произошедшие за время строительства;

четвертый экземпляр (без ПСД) — в ОМТС для формирования плана поставок;

пятый экземпляр — в филиал для осуществления контроля за выполнением работ со стороны эксплуатационных служб:

шестой экземпляр (без ПСД) — в отдел договоров.

На основании утвержденного плана работ по капитальному строительству и капитальному ремонту эксплуатационный отдел разрабатывает лимиты отпуска кабеля на планируемый квартал с центрального склада в адрес ремонтного подразделения.

Планирование поставок кабеля

Планирование поставок кабеля производится ОМТС, решающим следующие задачи:

подготовка плана поставок специалистом по логистике;

формирование заявки поставщикам;

контроль за выполнением плана поставок;

заключение договоров с поставщиками совместно с отделом договоров.

На основании поступивших за месяц до начала планируемого периода планов работ, содержащих в приложениях сведения о планируемой потребности в кабеле, специалист по логистике ОМТС формирует предполагаемый объем закупок кабеля на следующий квартал.

Планирование осуществляется с учетом того, что основным местом хранения закупленной кабельной продукции должен служить центральный склад главного управления. Специалист, составляющий план движения кабельной продукции, должен владеть информацией о площадях, отведенных на складе для хранения кабеля, загрузке площади в течение периода его поступления с учетом имеющихся на начало периода остатков. Если на ряд объектов будет признана целесообразной транзитная поставка кабеля, в расчетах следует предусмотреть возможность таких поставок как на склад узла, так и непосредственно на объект.

Как производится учет материалов в бухгалтерском учете, методы списания материалов

В этом случае на центральном складе назначается ответственное лицо — представитель склада, отслеживающий, сопровождающий и оформляющий транзитные потоки кабеля. Указанное ответственное лицо представляет информацию о фактическом транзитном движении кабеля в ОМТС.

В обязанности специалиста по логистике входит также определение и экономическое обоснование объема текущего и аварийного запасов кабеля исходя из установленных нормативов. Нормативы установлены как для центрального склада главного управления, так и для складов филиалов и ремонтного подразделения. Аварийный запас кабеля хранится на центральном складе ГУ.

Расчет нормативов текущего запаса кабеля на складах филиалов и ЛКЦ и аварийного запаса кабеля на центральном складе ГУ утверждается директорами по направлениям.

Таким образом, на складах поддерживаются следующие виды запасов:

текущие запасы кабеля на центральном складе и складах филиалов и ЛКЦ филиалов (если они оборудованы соответствующими складскими помещениями);

аварийный запас на центральном складе ГУ.

Контроль за поддержанием планового уровня запасов на складах филиалов и ЛКЦ осуществляют начальники отделов материально — технического снабжения этих филиалов.

В ОМТС создается план поставок в разрезе утвержденных объемов, который подписывает начальник отдела. В общем виде план поставок должен включать сроки и объемы:

поступлений кабеля на центральный склад ГУ;

списаний кабеля с центрального склада ГУ на склады филиалов, ремонтного подразделения на ЛКЦ или непосредственно на объект;

поставок кабеля сторонним организациям;

списаний кабеля в производство (информация из плана работ);

транзитных поставок.

Исходящий документ: план поставок.

В случае несоответствия объемов прогнозируемых поставок и возможностей складской сети специалист по логистике составляет лист корректировок с расчетным обоснованием, который направляется директору по направлению.

Исходящий документ: лист корректировок.

План поставок утверждает директор по направлению.

Не позднее чем за месяц до начала планируемого квартала первый экземпляр плана поставок направляется в инженерную службу филиалов и ремонтное подразделение для информирования об объемах предстоящих поступлений; второй экземпляр остается в отделе материально — технического снабжения с целью заключения договоров с учетом планового товарного потока; третий экземпляр направляется на центральный склад главного управления; четвертый экземпляр передается в отдел договоров.

В плане поставок в обязательном порядке предусматривается схема поставки кабеля с центрального склада сторонним организациям с целью контроля за отгрузкой.

Отдел материально — технического снабжения на основании плана работ и плана поставок формирует единую заявку и направляет ее поставщикам кабеля.

Исходящий документ: единая заявка.

В заявке необходимо указать объемы и сроки поставок, представленные в плане поставок. Кроме того, важно указать на возможность транзитной поставки, например, центрального склада ГУ в ЛКЦ, от поставщика на склад филиала, в ЛКЦ, ремонтному подразделению или подрядным организациям.

Ответственное лицо ОМТС проводит предварительные переговоры с поставщиками. Обоснованием для транзитной поставки служит переписка с поставщиками (уведомление, письма).

Договорная основа для поставок формируется специалистами ОМТС совместно с ответственными лицами отдела договоров. Приобретение кабеля инициируется и осуществляется ОМТС. Закупленная кабельная продукция поступает на центральный склад ГУ и на склады филиалов.

Информация об объеме поступившей кабельной продукции ежедневно передается ответственному специалисту ОМТС. Она должна содержать следующие сведения: марка кабеля, фактическое количество поставленного кабеля, данные сопроводительных документов и их комплектность.

Специалист ОМТС сопоставляет фактические поставки на склад с плановыми, приведенными в плане поставок. В случае расхождений устанавливается их причина и, если это необходимо, корректируется план поставок.

Для осуществления контроля специалистом ОМТС ведется картотека лимитов отпуска кабеля на квартал в разрезе узлов и ремонтного подразделения.

С целью поддержания оптимальной загрузки площадей и оперативного перемещения кабеля его поставка может осуществляться как с использованием складских помещений, так и транзитом на объект.

N 52, 2001)

М.Семченко

Главный бухгалтер ОАО "ПТС"

г. Санкт — Петербург

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *