Срок хранения приказов на командировку

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

Краткая информация:

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно.

Срок хранения приказов на командировку

По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении.

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Бесплатная юридическая помощь

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) , большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет. ┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬────────────────────────────┐ │ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │ │статьи│ │ документов │ │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Приказы, распоряжения; │ │О предоставлении очередных │ │ │документы (справки, │ │и учебных отпусков, │ │ 6 │сводки, информации, │ │дежурствах, взысканиях, │ │ │доклады и др.) к ним: │ │краткосрочных │ │ │б) по личному составу │ 75 л.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет. Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет.

Журнал учета командировок сколько хранить

Важно

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения Особенности хранения приказов на командировку Поскольку не существует единого мнения по срокам хранения приказов на командировку, на практике можно придерживаться следующей тактики. Во-первых, следует издать локальный акт, закрепляющий критерии отнесения командировок к длительным.

В-третьих, при направлении работников в командировку в районы Крайнего Севера следует хранить сопроводительную документацию в течение 75 лет.Инфо

По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными. В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать.

Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%. Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Срок хранения приказов на командировку

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

  • ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
  • его должность;
  • место, куда отправлялся сотрудник;
  • номер регистрируемого удостоверения;
  • ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
  • время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
  • подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

Скачать журнал регистрации командировочных удостоверений. Скачать бланк Скачать журнал регистрации командировочных удостоверений (бланк) Оцените качество статьи.

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Командировка: понятие Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале Образец журнала регистрации командировок Пломбируем документы Сколько хранить приказ о командировке Командировка: понятие Согласно ст.

166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.
Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

С 2017 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками. Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам.

Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал. Что это за документ? Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

Сколько хранится журнал регистрации командировочных удостоверений

При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: — Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах? — Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)? В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).
Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) , большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения.


Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет.
В этом акте отражается следующая информация:

  • порядковое число;
  • ФИО командированного сотрудника;
  • дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
  • локализация командировки (место и пункт назначения);
  • дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
  • примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета. Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

ВниманиеКроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя): Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии. Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

  • порядковое число записи;
  • ФИО командированного работника;
  • организация, которая направила сотрудника в командировку;
  • дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе.

Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам. Наглядно документ был представлен таким образом: Нюансы заполнения Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.Страховое правоPermalink

By Семен Зелькин / 21st Июль, 2018 / Гражданское право / No Comments


Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

  • сроки хранения приказов на командировку;
  • особенности хранения приказов на командировку.

Составление приказа на командировку Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Срок хранения приказов на командировку

Нет регистрации — нет документа. Что подразумевается под данным процессом? Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной. То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение. А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт.

Сколько хранятся приказы о камандировках

Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.

Сроки хранения приказов

Организация хранения кадровых документов: нюансы Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел.

При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы. Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока.

Приказ на командировку работнику

Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.Окончание учета Как быть после того, как истечет срок хранения того или иного документа в архивах? Специальная служба в компании производит проверку бумаг. Затем систематизирует их и выделяет определенные приказы для уничтожения. Обычно документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. В любом случае, просто выбрасывать приказы нельзя. Следует именно уничтожить их. Чтобы отнести документы к тому или иному типу, привлекается специальная комиссия. Она оценивает важность приказов, присваивает им срок хранения.

И только потом уже происходит помещение их в архивы в той или иной форме.

Читайте также

  • Кадровые документы организации.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Приказ также предписывает хранить командировочные удостоверения при направлении в районы Крайнего Севера в течение 75 лет (несмотря на то, что командировочные удостоверения больше не являются обязательным документом). В то же время ни ТК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» никак не разделяют командировки на краткосрочные и длительные.

И хотя в некоторых других законодательных актах упоминаются предельные сроки командировок или зависимость выплаты суточных от их длительности, ни один из документов не устанавливает критерии отнесения командировок к длительным или краткосрочным. Таким образом, в настоящее время законодательством однозначно не определен срок хранения приказов на командировку.

Срок хранения приказов о командировке

Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);- какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение).ПриложениеПоложение об особенностях направления работниковв служебные командировкиЛитература1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

Сроки хранения приказов о командировании

Пломбируем документы Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение. Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет. Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет.

В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным.

Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ. Журнал приказов Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения.

А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *