Возврат подотчета в кассу

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Бухгалтерский учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (второй абзац п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Если по каким-либо причинам взятые под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Внесены неиспользованные подотчетные суммы в кассу проводка

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На выданные суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из зарплаты).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Документами, являющимися основанием для учета подотчетных сумм, возвращенных работниками в кассу, являются:

— авансовый отчет (за основу можно принять форму АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

— приходный кассовый ордер (форма КО-1);

— кассовая книга (форма КО-4). Унифицированные формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Пример

Работнику организации 10 июня выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 1500 руб. для покупки канцтоваров. В этот же день он представил авансовый отчет (с приложением чека ККТ, товарного чека) на сумму 1400 руб. (без НДС). Остаток подотчетной суммы внесен в кассу предприятия. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет

Кредит

Сумма, руб

Описание

Выданы денежные средства под отчет для покупки канцтоваров

Приняты канцтовары к учету

100
(1500 — 1400)

Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетных средств

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *