Закрывающие документы

Что делать если нет закрывающих документов

  • В случае заказа пакета услуг, состоящего из одного вида доступа (например, отрасль «Бухгалтерия» по Москве), публикаций и рассылок, документы на общую сумму выставляются ежемесячно в течение срока действия пакета.
  • В случае заказа пакета услуг, состоящего из нескольких видов доступа (например, отрасль «Бухгалтерия» по Москве и отрасль «Информационные технологии» по Санкт-Петербургу, документы предоставляются ежемесячно, по отдельности на каждый вид доступа.
  • Если одновременно заказаны еще публикации вакансий, рассылки и/или маркеры, то эти дополнительные услуги будут учтены в одном из документов по доступу к базе.
  • В случае заказа нескольких видов доступа по отдельности, документы на стоимость доступа каждого вида выставляются ежемесячно в течение срока действия каждого из них.
  • В случае заказа пакета услуг, не включающего в себя доступ к базе данных (например, рассылки и публикации), документы выставляются в день активации.

Закрывающие документы доступны для ознакомления и скачивания в вашем личном кабинете в разделе Счет/Акты, электронная версия формируется в течение примерно суток с момента окончания услуги. Документы формируются в PDF формате, поэтому для корректной работы с ними, на вашем компьютере должен быть установлен Adobe Reader последней версии.

Если документ уже готов, в разделе "Акты" вы увидите иконки файлов и при клике по нему у вас откроется сам документ (акт или счет-фактура, в зависимости от выбранного документа). Если на месте документов стоят прочерки, это означает, что документ пока не готов, необходимо дождаться завершения формирования документа.

Заказ оригиналов закрывающих документов:

Заказать оригиналы закрывающих документов, Вы так же можете в разделе Счет/Акты, перейдя во вкладку «Повторный заказ актов и счет-фактур»

Далее необходимо:

  1. Выбрать плательщика
  2. Проставить галочки напротив необходимых документов
  3. Нажать кнопку «Заказать оригинал»

Оригиналы документов будут направлены Вам в ближайшее время.

Повторный заказ документов будет возможен через 20 дней.

Заказ Акта сверки

Заказать Акт сверки, в т.ч. оригинал, Вы так же можете в разделе Счет/Акты, перейдя во вкладку «Заказ актов сверки»

Для этого необходимо:

  1. Выбрать плательщика, по которому будет формироваться акт;
  2. Выбрать период сверки
  3. Нажать кнопку "Заказать".

Начнется процесс подготовки акта, это может занять несколько минут.

Для обновления страницы, используйте клавишу F5.

Как только акт будет готов, иконка "Готовится" изменится на значок PDF формата и акт будет готов к скачиванию.

Для заказа оригинала, после формирования скан копии, необходимо нажать «Заказать оригинал» под наименованием плательщика.

Помогла ли вам эта статья?

Грамотным оформлением документов, выставляемых в адрес Ваших покупателей и заказчиков, Вы экономите время своих сотрудников, а также деньги на курьерскую доставку и почтовую пересылку исправленных документов.

Для оформления документов Вам потребуются следующие реквизиты покупателя:

  • наименование организации,
  • организационно-правовая форма,
  • юридический и почтовый адрес,
  • ИНН, КПП, ОКПО,
  • расчетный счет, наименование банка, корреспондентский счет,
  • БИК

Обычно Вы выдаете:

При оказании услуг: При продаже товаров:
  • счет
  • товарная накладная
  • товарно-транспортная накладная

Оформление этих документов – это лицо Вашей фирмы

Счет

Счет оформляйте, как Вам больше нравится. Однако, имейте ввиду, что, счет является офертой (т.е. предложением Вашего юридического лица заключить гражданско-правовой договор), оплачивая его, Ваш контрагент совершает акцепт. Причем по действующему российскому законодательству, он будет полным и безоговорочным.

Что обычно входит в закрывающие документы для бухгалтерии

Молчание в ответ на направление счета акцептом не является. Поэтому рекомендуем в счете указывать все существенные условия поставки, оказания услуг.

Товарная накладная ТОРГ-12

Применять или нет при отгрузке товара унифицированную форму товарной накладной ТОРГ-12, предусмотренную Госкомстатом или нет остается на Ваш выбор, поскольку Постановление Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998г., утвердившее данную форму, было опубликовано в «Новой Аптеке» №1 за 2000 год. По действующему законодательству Постановления Госкомстата РФ вступают в силу по истечении 10 дней с момента официального опубликования, а вышеуказанная публикация не является официальным опубликованием.

Применяем ТОРГ-12

Не применяем ТОРГ-12

  • Тогда заполняем все предлагаемые нам реквизиты, даже если это не делает Ваша бухгалтерская программа, включая ОКПО, р/сч, обслуживающий банк свои и своего покупателя.

Документ НЕДЕЙСТВИТЕЛЕН:

  • если нет подписи, расшифровки подписи, лица, осуществившего фактическую отгрузку товара, а именно кладовщика,
  • если нет печати или штампа.
  • Обычно в ТОРГ-12 заполнены поля, «Отпуск разрешил», «Главный (старший бухгалтер», они, по большому счету существенны для внутреннего контроля Вашей организации, но смысл накладной – зафиксировать передачу товара от одной организации другой (как правило, это и переход права собственности), поэтому документ должен быть подписан лицами, непосредственно осуществляющими прием-передачу товара.
  • Если груз получает доверенное лицо покупателя или транспортная организация, то должны быть заполнены поля «По доверенности выданной» и «Груз принял».
  • На Вашем экземпляре поле «груз получил грузополучатель» не заполняется, поскольку обязанность по передаче товара считается выполненной». Это поле будет заполнять кладовщик покупателя, принимая на склад груз.
  • Если груз покупатель принимает на своем складе, тогда поля «По доверенности выданной» и «Груз принял» не заполняются. Заполняется только «груз получил грузополучатель» и ставится печать или штамп организации.
  • Рисуем накладную в произвольной форме и утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике.
  • В накладной обязательно должно быть:
  • Название документа – НАКЛАДНАЯ
  • дата составления
  • наименование Вашей организации и Вашего покупателя
  • наименование товара
  • единица измерения
  • штуки, метры, килограммы и т.д.
  • цена, сумма, ссылка на НДС
  • должность и подпись лица отгрузившего товар и принявшего его. Только подписей недостаточно.

ВНИМАНИЕ — доверенность от Вашего контрагента!

Если присутствует, хотя бы одно из нижеперечисленных отклонений, она недействительна, а следовательно, доверенное лицо не имеет право получать груз и подписывать акты.

  • доверенность выписана на директора – такого не должно быть в принципе, поскольку директор действует на основании Устава и доверять что-либо самому себе не совсем логично;
  • в доверенности есть исправления;
  • в доверенности вместо конкретного наименования товара указано «Товар на сумму»
  • в доверенности нет количества прописью;
  • на доверенности штамп доверяющей организации;
  • нет подписей уполномоченного лица, руководителя, гл.бухгалтера;
  • не вписан документ основание;
  • доверенность формы М2 или М2а выписана для подписания акта выполненных работ, оказанных услуг (для этих целей доверенность оформляется в соответствии со ст.185 гл.10, ч.1 ГК РФ).

Как должна быть грамотно оформлена доверенность подробно описано в Инструкции Министерства финансов СССР №17 от 14.01.1967г. (она действующая).

Товарно-транспортная накладная

Если товар от поставщика к покупателю перевозится автомобильным транспортом выписывать товарно-транспортную накладную обязательно – это основание учета движения товаров и расчетов за их перевозки, т.е. обоснованность включения в затраты транспортных расходов, при чем не важно кто их оплачивает продавец или покупатель.

Применять унифицированную форму товарно-транспортной накладной 1-Т не обязательно, поскольку Постановление Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997г., утвердившее данную форму опубликовано не было.

Форму, при желании, разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике. Обратите внимание, ТТН может выписать и Ваш покупатель.

При привлечении к перевозке сторонней организации требуйте от перевозчика доверенность на товар, этим Вы снимите с себя ответственность, за сохранность товара во время перевозки и возможную недостачу.

Акт

При оказании услуг, выполнении работ составляется исключительно акт, даже если услуги оказывались вместе с продажей товаров — накладная с услугами быть не может.

Форму акта разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике.

В акте обязательно должно быть:

  • Название документа – АКТ;
  • дата составления;
  • наименование Вашей организации и Вашего клиента;
  • наименование услуг, работ;
  • единица измерения;
  • цена, сумма, ссылка на НДС;
  • должность и подпись лица ответственного за оказание услуг, выполнение работ. Только подписей недостаточно.

Перечень лиц, имеющих право подписи актов, накладных после согласования с главным бухгалтером, утверждается директором.

А теперь – счет-фактура.

Больше всего нареканий к полю «К расчетно-платежному документу», сюда нельзя вписывать счет, заказ, накладную, акт и т.п.

РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — это требования, платежные поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке.

ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы в виде ценных бумаг, по которым производятся платежи на основании их предъявления: чеки, векселя, аккредитивы.

Не ставьте «/» или «‘», когда вместо руководителя и главного бухгалтера подписывается ответственное лицо. Достаточно его подписи и расшифровки. Если программные средства позволят, дополните счет-фактуру ссылкой на приказ или доверенность, согласно которой именно этот человек имеет право подписи. Причем Ваш работник должен понимать, что он не просто подписывает счет-фактуру, но и несет ответственность за ее правильное оформление. Проще переделать уточнить счет-фактуру на этапе подписи, чем года ее получит бухгалтерия покупателя. Дополните приказ о праве подписи обязанностью проверять выставленные счет-фактуры по формальным признакам, например, на предмет наличия КПП покупателя или адреса грузополучателя.

Не надо стремиться, любой ценой выставить счет-фактуру тем же числом, накладная или акт, если неизвестен какой-либо реквизит покупателя.

Выпишите счет-фактуру позже – Налоговый кодекс позволяет сделать в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуг п.3ст.168НК РФ. Покупатель только скажет спасибо Вам за грамотно оформленный счет-фактуру, потому что налоговая инспекция претензию по необоснованно примененному вычету НДС предъявит ему, а по большому счету виновата ваша организация. Если нет возможности передать счет-фактуру представителю покупателя лично, направьте его обычным письмом, предварительно согласовав адрес.

Настройте бухгалтерскую программу, чтобы на печатной форме счет-фактуры было:

  • наименование Вашей организации и покупателя, причем например не «Весна», а ООО «Весна». Заполнять ли «Общество с ограниченной ответственностью» или «ООО» решать Вам, поскольку Налоговый кодекс не содержит обязательств на этот счет, также как в поле «Продавец» не обязательно заполнять полное и краткое наименование организации (Письмо ФНС России от 14.07.2009 № ШС-22-3/564@);
  • адрес место нахождения продавца, покупателя, причем адрес состоит из : индеса, субъекта РФ, населенного пункта, улицы, № дома и тд.

Дополнительно: образцы документов с заполнением.

 

Для чего и как составляется первичная документация в бухгалтерии: что это такое

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *