Заполнение книги учета бсо, образец

Субъектам хозяйствования, работающим с физическими лицами в сфере услуг без применения ККТ должно быть хорошо известно, что при использовании бланков строгой отчетности основным инструментом учета и контроля считается Книга учета БСО. Тем, кто сталкивается с ней впервые, приходится разбираться, как она должна выглядеть, какие данные в нее вносятся, и кто именно должен осуществлять заполнение книги бланков строгой отчетности. Здесь вы найдете не только ответы на эти важные вопросы, но и пошаговую инструкцию по заполнению.

Общая информация о книге учета БСО

О том, что такое книга учета бланков строгой отчетности, информацию следует черпать из следующих нормативных актов:

  • Положение № 359 (п. 13);
  • Приказ Минфина РФ от 15 декабря 2010 г. № 173н (в части о форме 0504045).

Информации в данных источниках немного. Законодатели сделали акцент на требованиях к оформлению и в общих чертах указали, что должен фиксировать этот важный документ. Четких инструкций о том, какой должна быть форма книги для тех субъектов хозяйствования, которые не являются бюджетниками, не существует. Прежде чем более детально рассмотреть заполнение книги учета БСО, хочется отметить, что некоторые называют ее журнал учета БСО, что так же допустимо, однако в законодательных актах речь идет все-таки о книге, форму которой можно разработать для себя самостоятельно. При этом необходимо выполнить два важных действия, касающихся правильного оформления:

  • прошить, скрепить печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера (при наличии такового);
  • страницы пронумеровать.

ВАЖНО! Заполнение книги учета БСО осуществляется только вручную, недопустимо ее заполнение в электронном виде, к примеру, в Exel. Прежде всего, это связано с тем, что в таком случае не будут соблюдены вышеизложенные требования. Электронный журнал можно пронумеровать, но вот прошнуровать его просто не выйдет, к тому же в него легко можно внести изменения, что категорически недопустимо. А вот приспособить под книгу БСО можно любую тетрадь или журнал, которые уже имеются в организации. Если не хочется тратить время на то, чтобы расчерчивать колонки, а так же на прошивку и самостоятельное проставление нумерации, то журнал можно и в типографии заказать, при этом заранее оговорить не только наличие определенных граф, но так же размер и форму, учитывая собственные потребности.

Разрабатывая удобный для себя журнал бланков строгой отчетности, можно оттолкнуться от формы (0504045), утвержденной для бюджетных организаций Приказом Минфина № 173н. Многие субъекты хозяйствования за основу берут именно ее, а затем видоизменяют, дополняя нужными графами или убирая лишние, или вовсе просто используют данную форму, не внося в нее никаких изменений.

Книга учета бланков строгой отчетности открывается непосредственно перед приобретением номерной печатной продукции и ведется до тех пор, пока не закончатся подшитые и пронумерованные листы. Обновлять ее ежегодно не нужно. Сроки хранения для нее официально не установлены. Но поскольку для корешков и копий БСО срок 5 лет оговорен в Положении № 359 четко, логично будет предположить, что и бумажный носитель информации, содержащий все сведения о перемещениях «строгих» деловых бумаг, и являющийся источником данных для формирования и составления отчетности хранить следует на протяжении 5 лет с момента осуществления последней записи.

Пример заполнения книги учета БСО

Итак, в Книге учета БСО фиксируется любые данные, касающаяся «строгих» документов. Приобретение, выдача, возврат, списание, а так же выведение остатков. Попробуем разобрать это на конкретном примере.

ООО «Усы, лапы, хвост» оказывает ветеринарные услуги. В своей деятельности фирмой используется Квитанция на оплату ветеринарных услуг.

Форма 0504045. Книга учета бланков строгой отчетности

Руководством 01.03.2015 была получена очередная партия изготовленной в типографии номерной печатной продукции в количестве 100 экземпляров. Квитанции были оприходованы по бухгалтерии и проведены по всем формам отчетности, затем, после соблюдения процедуры, связанной с оприходованием, приняты должностным лицом, а позже (4 и 6 марта соответственно) выданы для использования троим работникам по 10 штук каждому.

О том, кто и как принимает бланки, где они учитываются, как правильно отразить их в отчетности и какие документы следует при этом оформить, вы можете узнать в нашей статье «БСО: инструкция как купить и учесть правильно». Напомним только, что на каждого из сотрудников, имеющих отношение к заполнению номерных бумаг, являющихся аналогом кассовых чеков при оказании услуг населению, заключаются договора о материальной ответственности.

Здесь же рассмотрим поэтапно, как правильно заполнить Книгу учета БСО, которую для некоторых привычнее называть журналом. Этапов несколько:

  • поступление;
  • использование;
  • хранение.

Прежде всего, взгляните на квитанцию, которую мы будем считать первым бланком из закупленной партии. Начнем с занесения данных, выделенных красным.

Шаг 1. Фиксируем поступление:

Шаг 2. Отражаем выдачу определенного их количества в подотчет МОЛ (материально ответственному лицу):

ПОДСКАЗКА! Испорченный или неправильно заполненный бланк перечеркивается и прилагается к книге БСО за тот день, в котором он заполнялся, но дополнительную запись по поводу возврата производить не нужно (см. п. 10 Положения № 359). В то же время пометку об аннулировании можно и поставить, ошибкой это не будет. Не забывайте, что сдавать, в случае порчи, необходимо полный комплект, т.е. два экземпляра (оригинал и копию или оригинал и корешок).

Шаг 3. Приход неиспользованных экземпляров. Выдавая бланки материально ответственным лицам, вы должны требовать у них отчет об их использовании с установленной периодичностью, в случае, когда специально оборудованное место в офисе одно, возврат придется проводить в конце каждого рабочего дня, чтобы не нарушать п.16 Положения № 359. При возврате неиспользованных документов нужно отразить их приход.

ПОДСКАЗКА! На практике возврат неиспользованных бланков от МОЛ целесообразно требовать только в случае, если в ближайший период этот конкретный сотрудник не будет осуществлять операций с ними (например, собирается в отпуск или командировку). В ином случае лучше выдавайте следующую порцию бланков с учетом неиспользованных экземпляров, но только в случае, когда есть оборудованное должным образом место хранения, к примеру, при наличии нескольких точек обслуживания или филиалов, а так же в случае, когда в офисе имеется несколько сейфов, и находятся они в распоряжении подотчетных лиц.

О том, почему книга учета БСО нужна не всем

Журнал учета БСО предназначен для контроля за использованием «строгих» номерных бумаг, приобретенных налогоплательщиком у третьих лиц. Законодатели предусмотрели вероятность и предупредили возможность их использования не по назначению, с целью сокрытия налогов. Субъектом хозяйствования учитывается каждый отдельно взятый использованный и неиспользованный документ, и фиксируются все данные.

Обратите внимание, что в п. 13 Положения № 359 обязательное заполнение книги бланков строгой отчетности предусмотрено только для документов, изготовленных типографским методом. Если вы используете автоматизированную систему (например BLANKSOMAT), то информация об использовании «строгих» документов фиксируется самой системой, дублировать данные в каких-либо журналах, представляющих из себя бумажные носители информации необходимости нет. В любой момент можно вывести необходимые данные и сформировать отчет, так как в системе имеется электронный журнал, заполнение которого осуществляется автоматически.

Применение автоматизированной системы формирования бланков предусмотрено законодательно и оговорено в п.4 Положения № 359. Требования, предъявляемые к этому ресурсу, изложены в п. 11 и 12. О правомерности использования системы BLANKSOMAT для формирования и учета «строгих» документов читайте в статье «Законно ли использовать BLANKSOMAT».

ИТОГИ

Для того чтобы быть уверенным в том, что ведение книги (журнала) учета бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с нормативными требованиями, проверьте следующие моменты, возникающие при заполнении:

  • правильность оформления;
  • заполнение вручную;
  • наличие любой информации, касающейся движения документов, от их оприходования до выбытия;
  • обязательное выведение остатков по каждому их виду в отдельности.

Если все упомянутые выше моменты при заполнении учтены, значит, учет у вас ведется правильно.

При этом не забывайте, что всегда можно оптимизировать учетный процесс. И если для вас процедура заполнения кажется утомительной и отнимающей значительное количество времени, регистрируйтесь в системе BLANKSOMAT. У вас есть не только возможность бесплатно опробовать работу автоматизированной системы, но и перспектива значительного сокращения документооборота и высвобождения рабочего времени сотрудников.

Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности

Нужно ли иметь дело с кассовым аппаратом, если можно его заменить бланками строгой отчетности? Многие предприниматели отвечают на этот вопрос утвердительно. Некоторые сомневаются именно из-за опасений сделать что-то не так. Другие же, напротив, отказываются от дорогостоящей контрольно-кассовой техники и умышленно выбирают такие виды деятельности, которые предусматривают работу на ЕНВД или работают на патентной системе. Важные нюансы, касающиеся бланков строгой отчетности, о которых следует знать всем без исключения ИП, как раз изложены в этой статье. Если кого-то останавливают трудности, связанные с учетом «строгих» документов, мы поможем их преодолеть. Искренне надеемся, что подборка информации окажется полезной и нужной для всех без исключения субъектов хозяйствования.

Особенности использования БСО индивидуальными предпринимателями

Первое и самое главное, что вам следует усвоить — учет БСО для ИП такой же, как для ООО или любой другой организаций. Основным нормативным актом, которым следует руководствоваться для того, чтобы правильно организовать учет, является Положение № 359. В то же время существуют некоторые особенности использования таких документов, на которые ИП должны обратить внимание.

БСО вам подойдут только в случае работы с населением или другими ИП (имеется ввиду исключительно оказание услуг). Использовать такие документы для оформления расчетов с юридическими лицами (ООО, ЗАО, бюджетными организациями и прочими) нельзя. Некоторые предприниматели хитрят и оформляют услуги документально на сотрудников фирмы-клиента, как на физическое лицо. Знайте, что такое оформление является приемлемым далеко не для всех организаций.

Предлагаем другие способы решения этой проблемы:

  • Работайте с юридическими лицами по безналичному расчету;
  • Видоизмените бланк строгой отчетности таким образом, чтобы для юридических лиц он подходил.

Будьте внимательны, использование второго способа возможно только при условии, прописанном в п. 2.1 Закона № 54-ФЗ «О применении ККТ…»: ИП должен находиться на патентной системе или ЕНВД. В этом случае запросто можно дополнить бланк строгой отчетности реквизитами, указанными в п. 2.1 и применять его в дальнейшем для расчетов, как с физическими, так и с юридическими лицами. Однако не забудьте, что применять БСО можно только для ОКАЗАНИЯ УСЛУГ! О торговых операциях в данном случае речь не идет.

Кроме того помните, что БСО необходимо выписывать при расчетах с ИП за услуги в обязательном порядке, так как они являются такими же физическими лицами, как и простые граждане не смотря на то, что выступают одновременно и субъектами хозяйствования. Еще один нюанс, который так же необходимо учитывать. За то, что документ не будет выписан по какой-либо причине или же будет выписан с нарушениями вас можно привлечь к ответственности как за работу без кассового аппарата. Кстати, вот информация, которая может не только оказаться полезной, но еще и выступить в роли дополнительного стимула делать все правильно: в случае наложения административного наказания индивидуального предпринимателя приравнивают к должностному лицу, а это означает, что сумма штрафов окажется весьма внушительной.

Обязательные реквизиты бланков строгой отчетности: на что ИП следует обратить внимание

Перечень обязательных реквизитов указан в п. 3 Положения № 359. Мы его повторять не будем, в то же время, обратим ваше внимание на некоторые особенности, которые могли по какой-либо причине остаться сразу незамеченными:

  • ИП, работающий с такими документами должен иметь печать.
  • Адрес в обязательном порядке указывается только юридическими лицами, а ИП этот вопрос решает самостоятельно.
  • ФИО во всех случаях заполняется полностью.

Что касается наличия печати, то вывод о ее обязательном использовании следует из некоторых пунктов Положения № 359, предусматривающих наличие таковой (см. п. 3, 13, 18). Никакие оговорки об ее возможном отсутствии не сделаны. Следовательно, печать необходима.

Везде, где есть требования указать ФИО, прописывать фамилию имя и отчество нужно обязательно полностью, сокращения не допускаются. Это довольно распространенная ошибка при заполнении бланков, за которую можно получить штраф.

Если мы купили БСО в магазине: учет по правилам

Все требования по учету и использованию БСО для ИП такие же, как и для юридических лиц. Организация учетного процесса зависит от того, где вы решите их взять.

Книга учета БСО образец заполнения для ИП

Положение № 359 допускает 2 способа:

  • приобретать в типографии (магазине);
  • изготавливать самостоятельно.

Для каждого варианта есть свои условия.

Бланки строгой отчетности, изготовленные типографским способом требуют особого контроля за использованием со стороны налогоплательщика. Вы обязаны регистрировать информацию об их поступлении, любом движении и о неиспользованных остатках в Книге учета БСО. Она должна быть оформлена согласно требованиям п. 13 Положения № 359. Фиксация информации делается обязательно вручную. Никакая автоматизация при выборе этого способа формирования документов недопустима. Кроме того, при покупке печатной продукции в магазине, следует обратить внимание, правильно ли оформлены бланки, которые вы собираетесь купить. Имеется в виду соблюдения требований п. 4 Положения относительно сведений об изготовителе, а также п. 9 относительно наличия на них номера и серии.

Трудностей, связанных с учетом БСО, запросто можно избежать. Для этого достаточно выбрать другой способ изготовления.

Как автоматизировать учет БСО

Для автоматизации учета БСО необходимо использовать автоматизированные системы формирования. Они должны отвечать требованиям п. 11 Положения № 359. Этот способ удобен тем, что программа самостоятельно фиксирует информацию об использовании каждого отдельно взятого документа в реальном времени. Преимущества такого способа очевидны: появляется возможность печатать бланки в нужном количестве и в любое удобное время. Кроме того, в любой момент можно сформировать отчет из которого будет видно кто, сколько и когда документов использовал. При этом такая процедура будет длиться считанные минуты, тогда как на подсчеты вручную уходит гораздо больше времени. Еще одним плюсом является что влияние человеческого фактора сведено в этом случае к минимуму.

Помните, что бланк строгой отчетности для ИП, равно так же, как и бланк строгой отчетности для ООО нельзя самостоятельно изготовить на компьютере и распечатать. Для этого должна использоваться специальная автоматизированная система, способная проконтролировать их использование, недопустить несанкционированных исправлений (то есть исключить возможность внесения изменений). Защита эта необходима не столько от злоумышленников, сколько от самих пользователей. Кроме всего прочего, информация фиксируется внутри системы и сохраняется не менее пяти лет, поэтому к подобного рода сервису предъявляются повышенные требования. Если для ООО еще под силу приобретение собственного ресурса, то индивидуальному предпринимателю такие затраты не по плечу. Самому создать такую систему дорого, приобрести в пользование тоже, а вот воспользоваться уже готовым ресурсом можно запросто. В этой ситуации для ИП надежным помощником станет система BLANKSOMAT при помощи которой можно формировать и учитывать БСО в онлайн режиме. Это всегда удобно, недорого и надежно. К тому же формы бланков для работы можно выбрать различные с учетом вида деятельности. Разработчики постарались сделать их удобными и доступными. В обширной базе все документы отсортированы по видам деятельности, что позволяет легко и быстро осуществить оптимальный выбор.

Итог

Требования, предъявляемые к документам строгой отчетности едины для всех. Бланк строгой отчетности для ИП выглядит так же, как и бланк строгой отчетности для ООО. Правила использования для всех одинаковы. Никаких упрощений для ИП законодательством не предусмотрено. Каждый должен самостоятельно позаботиться о том, как учитывать БСО, обзавестись печатью и организовать контроль над их использованием. Упрощение учетного процесса возможно только при использовании автоматизированных систем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *